Wujudkan Rapat Virtual yang Lebih Setara dan Inklusif, Simak Panduan Ini untuk Para Profesional Bisnis

Rapat virtual memiliki peran penting dalam bisnis modern untuk menjembatani jarak antar peserta rapat dan mendorong kolaborasi baik dengan pihak eksternal dan internal. Selain itu, konsep virtual memungkinkan orang-orang untuk saling berbagi ide hingga menyelesaikan masalah saat melakukan perencanaan bersama terlepas dari lokasi di mana mereka berada. 

Survei Logitech pada tahun 2023 mengenai tren dan wawasan kerja secara hybrid di Indonesia menunjukkan bahwa 39% karyawan mengaku menghabiskan waktu 10-20 jam per minggu untuk menghadiri rapat dan 36% di antaranya mengatakan separuh dari rapat mereka diadakan secara hybrid (di mana peserta rapat yang hadir secara langsung dan peserta jarak jauh bergabung).

“Meskipun rapat virtual dapat membawa banyak manfaat, memiliki peserta yang mengikuti rapat dari lokasi berbeda secara bersamaan juga dapat menimbulkan berbagai tantangan baru, misalnya partisipasi menjadi tidak merata dan kolaborasi antar peserta tidak optimal karena peralatan rapat yang tidak memadai. Tantangan semacam inilah yang dapat mengakibatkan pengalaman rapat yang tidak setara dan sulit untuk mengoptimalkan produktivitas,” ungkap Michael Long, Southeast Asia 2 B2B Lead Logitech.

Temuan survei Logitech lainnya mengungkapkan bahwa banyak karyawan yang bekerja secara hybrid mengalami kesulitan untuk berkolaborasi dan bekerja secara produktif karena tidak memiliki peralatan yang kurang memadai.

Kami meninjau sebanyak 55% karyawan di Indonesia merasa kualitas audio yang buruk menjadi penghalang utama untuk mereka dapat terus terlibat secara aktif dalam percakapan. Selain itu, 41% karyawan lainnya mengindikasikan bahwa kualitas video yang tidak memadai juga turut mengurangi  minat dan interaksi peserta jarak jauh untuk berdiskusi dalam rapat.

Bagaimana Cara Mewujudkan Rapat yang Setara Untuk Bisa Mendorong Potensi Tim dalam Perusahaan?

Dr. Joe Allen, PhD, dari University of Utah Health, menyebutkan bahwa rapat yang setara perlu melibatkan pendekatan perilaku antar individu untuk tercipta partisipasi penuh di antara semua karyawan dan pimpinan, termasuk juga dengan menggunakan peralatan teknologi yang diperlukan untuk memastikan bahwa setiap individu dapat merasa terlihat dan didengar.

“Lantas, bagaimana cara organisasi mewujudkan rapat yang inklusif dan setara? Logitech yakin bahwa untuk menciptakan hal tersebut, diperlukan komitmen terhadap budaya dan teknologi,” tambah Michael.

Cobalah mulai dengan menciptakan budaya rapat yang mendorong peserta untuk berbicara: Perusahan harus memotivasi dan mendukung perilaku rapat yang positif untuk menumbuhkan kebiasaan dalam hal komunikasi yang terbuka, keterlibatan yang aktif, dan partisipasi penuh.

Langkah-langkah ini dapat mengubah rapat menjadi tempat yang produktif dan inklusif di mana setiap orang merasa dihargai dan didukung untuk menyumbangkan ide-ide mereka. Para pemimpin dapat mengembangkan budaya ini dengan mengajak karyawan melakukan hal-hal berikut:

• Dengarkan dan perhatikan rapat dengan seksama. Singkirkan ponsel dan gangguan lain yang dapat mengalihkan fokus dari rapat.
• Kenali semua orang dalam rapat. Partisipan jarak jauh atau virtual akan merasa lebih terlibat dan terdorong untuk berbicara ketika moderator atau pemimpin rapat memperkenalkan mereka di awal rapat.
• Berikan mikrofon atau kesempatan berbicara kepada partisipan virtual. Jika diperlukan, hentikan sementara diskusi rapat dan tanyakan secara khusus pendapat partisipan yang bergabung secara virtual.
• Partisipan di dalam ruangan rapat hanya boleh melihat dan berbicara kepada kamera. Apabila mereka yang berada di dalam ruangan hanya saling memandang individu yang ada di ruangan, partisipan jarak jauh bisa merasa diabaikan. Dengan mengarahkan perhatian ke kamera, partisipan di dalam ruangan akan membuat pertemuan lebih inklusif dan setara bagi partisipan jarak jauh atau virtual.
• Gunakan fitur obrolan/chat pada rapat virtual. Partisipan jarak jauh mungkin mengalami kesulitan untuk menyampaikan pendapatnya ketika orang-orang di dalam ruangan sedang berbicara secara aktif dan moderator rapat yang ditunjuk harus memantau rapat untuk memberikan kesempatan kepada pengirim pesan pada fitur obrolan/chat untuk berbicara.

Optimalkan teknologi untuk memfasilitasi rapat yang lebih setara. Perusahaan harus meninjau dan memberikan solusi yang dapat menjadikan pengalaman virtual lebih setara bagi karyawan yang berada di kantor maupun yang bekerja dari jarak jauh.

Di sinilah peran alat teknologi kolaborasi modern dapat menjembatani kesenjangan tersebut secara signifikan sehingga dapat meningkatkan kolaborasi dan produktivitas perusahaan. Namun, dengan banyaknya pilihan yang tersedia, memilih sarana pendukung yang tepat dapat menjadi tugas yang tidak mudah. Berikut ini beberapa tips penting bagi perusahaan untuk mencari teknologi rapat yang tepat.

Jangan biarkan ruang konferensi perusahaan menghambat kolaborasi. Optimalkan rapat dengan menggunakan teknologi cerdas yang secara otomatis dapat mengelompokkan peserta rapat dan menghilangkan suara-suara berisik yang mengganggu sehingga semua orang dapat melihat dan mendengar dengan jelas dalam rapat.

Mulailah berinvestasi kepada alat konferensi video modern yang telah didukung dengan teknologi AI bawaan seperti Logitech Sight. Teknologi kamera tabletop bertenaga AI yang kompatibel yang digunakan bersama dengan kamera depan Rally Bar atau Rally Bar Mini untuk menangkap sudut pandang terbaik dari para peserta rapat dan melacak percakapan ketika partisipan bergerak di sekitar ruang konferensi.

Sederhanakan sesi diskusi Anda dengan kamera whiteboard bertenaga AI yang dapat menghadirkan komunikasi secara aktual. Alat pintar ini dapat memperlihatkan konten pada papan tulis sejernih kristal ke dalam rapat virtual perusahaan dengan lancar sehingga menambahkan suasana diskusi yang lebih hidup.

Memaksimalkan investasi perusahaan terhadap teknologi pendukung konferensi video. Pastikan perangkat konferensi video Anda sudah dilengkapi dengan perangkat lunak cerdas untuk memungkinkan perusahaan dengan cepat mengatur fitur di ruang rapat agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Sebagai contoh, Logitech menghadirkan Logitech Sync yang mampu menyesuaikan pengaturan dan menghadirkan pembaruan firmware dari jarak jauh ke perangkat di ruang meeting. Tim IT pun dapat terbantu dengan memanfaatkan analitik tentang penggunaan ruang untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang bagaimana perusahaan menggunakan ruang yang berbeda untuk memanfaatkan kantor dengan lebih baik.

Perusahaan juga dapat memilih layanan komprehensif untuk memastikan keberlanjutan bisnis. Salah satu pilihan yang tersedia di pasaran yaitu Logitech Select, layanan komprehensif yang menawarkan berbagai fitur layanan seperti bantuan pelayanan 24/7, Layanan Manajer khusus, percepatan RMA terbaik, cakupan produk yang lebih luas dan penggantian yang cepat jika terjadi kerusakan, dan analisis Sync yang canggih.

“Pada akhirnya, rapat harus terasa alami, mudah, dan inklusif bagi semua peserta. Mewujudkan kesetaraan dalam rapat berarti memungkinkan semua peserta untuk berkontribusi penuh, terlepas dari lokasi, perangkat, bahasa, atau tingkat pengalaman mereka. Intinya, penting untuk memastikan para pelaku bisnis profesional merasa dilihat, didengar, dilibatkan, dan dihargai ketika melakukan rapat, khususnya secara virtual,” tutup Michael.