Apa Itu HRIS (Human Resources Information System)? Pengertian dan Manfaat

Saat Anda mulai berpikir untuk mempermudah proses administrasi data karyawan, Anda menemukan kata HRIS, apakah artinya?

Sederhananya, HRIS (Human Resources Information System) adalah sistem informasi untuk mengelola data pegawai. Jika Anda menggunakan software ini, perusahaan akan lebih mudah menyimpan, mengakses, mengorganisasi, dan mengolah data pegawai. HRIS yang canggih akan mempercepat proses rekrutmen, pengelolaan kehadiran, perhitungan gaji, bahkan pengukuran kinerja pegawai.

Baca Juga: Apa Itu Iklan, Fungsi, Serta Pengaruhnya dalam Bisnis

Jika Anda punya waktu untuk membaca, Anda bisa membaca terlebih dahulu pengertian tentang sistem agar Anda menyadari bahwa sistem dan aplikasi adalah hal yang berbeda. Anda hanya akan tahu aplikasi seperti apa yang cocok untuk perusahaan Anda ketika Anda memahami sistem yang sedang berjalan saat ini, dan apa yang perlu diperbaiki.

Apa itu HRIS?

Dalam bahasa Indonesia, singkatan dari HRIS adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Berdasarkan singkatan di atas, sistem informasi tersebut merupakan sekumpulan aktivitas untuk mengelola informasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia (pegawai perusahaan/anggota organisasi).

Pada era digital ini, definisi HRIS menjadi HR software atau aplikasi online untuk data entry, melacak data, mengolah data, dan sebagai sumber informasi untuk departemen SDM, payroll pihak management dan departemen akuntansi.

Apa Saja Contoh HRIS?

HRIS yang lengkap mencakup sistem berikut ini:

• sistem rekrutmen
• sistem penyimpanan data pegawai/sistem database pegawai
• sistem kehadiran
• sistem payroll
• sistem penilaian kinerja pegawai

Jika ingin lebih memahami kelima sistem di atas, silakan lanjut membaca di bawah ini:

1. Sistem Rekrutmen

Jika Anda memperhatikan, sekarang ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan websitenya sebagai sarana untuk mencari pegawai. Calon karyawan akan diminta untuk mengisi form yang telah disediakan di website tersebut.

Ini adalah salah satu contoh sistem rekrutmen. Sistem informasi HR yang canggih dapat menganalisa dari data yang telah di-input oleh pelamar, apakah pelamar tersebut masuk kualifikasi atau tidak. Namun, ada juga HRIS yang hanya menyimpan data pelamar agar nanti dapat langsung diubah statusnya menjadi pegawai. Dengan demikian, staf HRD tidak perlu lagi menginput data pelamar.

Sistem ini mempercepat tugas HRD dan mengurangi human error.

2. Sistem Penyimpanan Data Pegawai

Jika ada karyawan baru, Anda akan meng-input data-nya menggunakan aplikasi ini. Atau jika Anda menggunakan aplikasi KaryaOne, Anda dapat meminta karyawan ybs. untuk meng-input sendiri data dirinya.

Berdasarkan data yang telah di-input tersebut, Anda dapat menentukan hak-hak yang akan diterima oleh karyawan berdasarkan ketentuan perusahaan. Jika Anda telah melakukan setting peraturan perusahaan mengenai cuti, izin, job class, jadwal masuk kerja dan gaji, proses administrasi HR berikutnya akan dilakukan secara otomatis oleh aplikasi tersebut.

3. Sistem Kehadiran

Data kehadiran karyawan sangat banyak. Setiap hari selalu bertambah, dan banyak situasi yang harus dipertimbangkan untuk memastikan data kehadiran pegawai akurat.

Sistem kehadiran harus bisa mendata pegawai yang benar pada waktu dan lokasi yang tepat. Sistem kehadiran harus bisa mendata kehadiran pegawai yang bekerja di luar kantor, yang lokasinya jauh dari teknologi, yang jadwal masuknya subuh.

Sistem kehadiran juga perlu mengetahui kapan karyawan tersebut dianggap lembur, dianggap telat, sedang izin atau sedang cuti. Data ini nantinya akan berkaitan dengan perhitungan gaji yang diterima karyawan tsb. setiap bulan.

4. Sistem Payroll

Dari sisi payroll Anda akan mampu membuat laporan rekap penerima gaji pada bulan bersangkutan. Sistem payroll juga akan menghitung lembur, bonus, THR, denda, pinjaman pegawai, pajak karyawan, hingga BPJS.

Dengan sistem Payroll, departemen Payroll Anda tidak akan pusing lagi setiap kali menghitung take home pay karyawan.

Bagaimana HRIS untuk perusaaan baru?

Sering kali untuk perusahaan baru, mereka bingung memikirkan sistem HR yang seharusnya mereka terapkan. Alih-alih memikirkan semuanya sendiri dari awal dan melupakan bisnis utama Anda, lebih baik jika Anda menggunakan software HRIS yang siap digunakan.

Akan lebih baik lagi jika HRIS tersebut berbasis web sehingga Anda dapat mengakses data karyawan dari mana pun Anda berada selama masih bisa mengakses jaringan internet.

Baca Juga: Puluhan BUMN, BUMD, dan Swasta Raih Penghargaan Human Capital & Performance Award 2021

Semakin besar jumlah pegawai dalam perusahaan, semakin tinggi tanggung jawab departemen HR untuk mengelola data karyawan dengan efektif dan praktis. HRIS memungkinkan perusahaan untuk menangani beban kerja lebih banyak dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Tujuan utama HRIS adalah perusahaan/organisasi dapat memiliki data karyawan yang terpercaya untuk mendukung kegiatan operasional dan penyusunan strategi yang lebih baik. HRIS menawarkan banyak kemudahan bagi Anda dalam mengelola data karyawan. Namun, sebenarnya apa saja keuntungan yang Anda dapatkan dengan menggunakan aplikasi HR ini?

Mengapa banyak orang menganggap HRIS itu penting?

Para pemilik usaha, manajer, dan profesional yang ingin mengembangkan usahanya, akan selalu mencari cara agar bisa mendapat lebih dengan usaha yang lebih sedikit. Di sinilah letak HRIS berfungsi.

1. Semua data pegawai terpusat, terutama untuk software HRIS berbasis web.

Anda tidak perlu lagi meminta data dari cabang-cabang yang jauh, atau dari toko yang berbeda untuk membuat report konsolidasi. Data karyawan dapat diakses oleh pihak manajemen atau departemen HR dengan cepat.

2. Mengurangi human error.

Setiap pegawai selalu berusaha keras untuk memberikan pekerjaan yang terbaik. Namun, tentu manusia tidak luput dari kesalahan, meskipun ada juga orang yang bermaksud buruk terhadap perusahan. Salah perhitungan yang tidak disengaja, terutama untuk penggajian dapat memberikan dampak yang buruk.

Dengan software HRIS Anda akan terhindar dari kesalahan perhitungan gaji, pajak ataupun risiko kehilangan data karena tidak sengaja ter-delete.

Selain kesalahan yang menyebabkan kerugian perusahaan, hubungan antara karyawan juga dapat menjadi buruk. Hal ini dapat menciptakan suasana kerja yang tidak menyenangkan dan mengakibatkan banyak karyawan yang berhenti kerja.

3. Keamanan data yang lebih canggih.

Data karyawan merupakan data personal yang bersifat sensitif. Hanya beberapa orang dari perusahaan/organisasi yang dapat mengakses data tersebut.

Selain kerugian besar karena kehilangan data, aplikasi HRIS juga bagus untuk menghindari pencurian data karyawan karena hanya orang-orang tertentu yang diberi akses yang dapat mengakses data tersebut.

4. Mengurangi kerja manual yang menggunakan kertas.

Banyak perusahaan masih menggunakan kertas untuk proses pengajuan cuti, izin, reimbursement obat. Staf departemen HR harus meng-input data satu per satu dari form tersebut. Dapat terjadi staf yang bersangkutan harus lembur karena ada banyak form yang harus di-input ke spreadsheet/excel.

Melalui sistem sistem ESS (Employee Self Service) untuk proses tsb. karyawan yang berkepentingan akan meng-input data sendiri di program komputer. Dengan demikian, departemen HR dapat langsung mengakses dan memproses data tsb. Perusahaan dapat menghemat banyak waktu, tenaga, dan biaya kertas.

5. Akses data dari mana saja.

Terutama untuk aplikasi HRIS cloud based, pihak management dapat mengakses data SDM dari rumah atau dari luar kantor, di luar jam kerja, kapan saja. Sebagai pemilik usaha, tentu terkadang Anda perlu mengakses data karyawan dengan cepat.

6. Meningkatkan komunikasi antar karyawan dengan departemen SDM.

Departemen HR dapat menyampaikan pengumuman penting seperti hari cuti bersama atau reminder pelaporan pajak karyawan langsung ke akun karyawan.

HRIS mengurangi perbedaan data antara karyawan dengan departemen HR. Contoh jumlah sisa cuti atau jumlah lembur. Perbedaan data tersebut dapat menciptakan situasi yang tidak nyaman dan merepotkan antara HR dengan karyawan. Kesamaan data ini dapat mengurangi ketegangan.

Bagaimana, tertarik untuk menerapkan sistem ini di perusahaan Anda? Talenta hadir sebagai solusi untuk membantu mempersingkat pekerjaan HRD dalam pengelolaan kehadiran di perusahaan.

Talenta dilengkapi dengan berbagai fitur canggih, salah satunya adalah fitur aplikasi absensi karyawan yang bisa diakses melalui smartphone sehingga Anda bisa mengorganisasi kehadiran kerja dengan praktis, mudah, dan efisien.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir pada websitenya untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales dan konsultasikan masalah HR Anda kepada Talenta!