Apa Itu Electronic Data Interchange?

Electronic Data Interchange (EDI) adalah pertukaran elektronik informasi bisnis menggunakan format standar. Ini merupakan sebuah proses yang memungkinkan satu perusahaan untuk mengirim informasi ke perusahaan lain secara elektronik daripada dengan kertas. Badan usaha yang melakukan usaha secara elektronik disebut mitra dagang.

Banyak dokumen bisnis dapat dipertukarkan menggunakan EDI. Namun, dua yang paling umum adalah pesanan pembelian dan faktur. Minimal, EDI menggantikan persiapan dan penanganan surat yang terkait dengan komunikasi bisnis tradisional. 

Meski demikian, kekuatan sebenarnya dari EDI adalah standarisasi informasi yang dikomunikasikan dalam dokumen bisnis, yang memungkinkan pertukaran "tanpa kertas".

Baca Juga: Apa Itu Online to Offline?

Sebagian besar perusahaan membuat faktur menggunakan sistem komputer, mencetak salinan kertas faktur dan mengirimkannya ke pelanggan. Setelah diterima, pelanggan sering menandai faktur dan memasukkannya ke dalam sistem komputernya sendiri.

Seluruh proses tidak lebih dari transfer informasi dari komputer penjual ke komputer pelanggan. EDI memungkinkan untuk meminimalkan atau bahkan menghilangkan langkah-langkah manual yang terlibat dalam transfer ini.

Singkatnya, EDI dapat didefinisikan sebagai transfer data terstruktur, dengan standar pesan yang disepakati, dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya tanpa campur tangan manusia.

Karena dokumen EDI harus diproses oleh komputer daripada manusia, format standar harus digunakan agar komputer dapat membaca dan memahami dokumen tersebut. Format standar menjelaskan apa itu setiap bagian informasi dan dalam format apa (misalnya, bilangan bulat, desimal, mmddyy).

Tanpa format standar, setiap perusahaan akan mengirim dokumen menggunakan format khusus perusahaan dan bisa jadi, komputer penerima tidak memahami format khusus perusahaan dari format pengirim.

Kunci dari aplikasi EDI terletak pada kodifikasi dan strukturisasi data menjadi sebuah format yang umum dan disetujui. Proses kodifikasi dan strukturisasi dokumen-dokumen untuk transaksi bisnis tidaklah sederhana.

Standar EDI dikembangkan di berbagai sektor industri, dalam berbagai negara, dan prosesnya dipengaruhi oleh struktur-struktur komite dan prosedur yang rumit. Berikut adalah beberapa contoh standar EDI: EDIFACT (dirancang oleh PBB), BACS (digunakkan dalam Britania Raya), ODETTE (digunakkan dalam industri otomotif Eropa), ANSI X12 (digunakkan dalam berbagai sektor bisnis di Amerika Utara).

Salah satu contoh pengaplikasian EDI di Indonesia dapat dilihat pada PT EDI Indonesia yang merupakan perusahaan penyelenggara pelayanan jasa EDI di Indonesia yang memberikan layanan teknis dan konsultasi.