Melangkah Lebih Lanjut Bersama Digital Workspaces

Tak bisa dipungkiri lagi bahwa dunia saat ini tengah berpacu menuju kehadiran era baru digital economies yang didukung secara penuh oleh terselenggaranya transformasi digital. Belakangan, teknologi-teknologi disruptif juga telah berhasil mengguncang banyak sektor industri dan membuat mereka tergugah. Banyak pelaku lama di industri yang kurang sigap dan gagal beradaptasi sehingga harus menyingkir dan memberikan jalan bagi para inovator baru yang tentu saja lebih sigap.

Hal-hal menarik tersebut terjadi pula di Indonesia. Individu, organisasi, perusahaan, maupun lembaga pemerintah yang tengah giat menangkap setiap peluang baru di masa depan nantinya juga perlu memiliki pandangan strategis yang visioner dalam rangka mendayagunakan teknologi serta memanfaatkannya sebagai key enabler dari setiap perubahan.

Sebagai contoh Alfamart. Di Alfamart, solusi-solusi mobilitas dan program BYOD yang dijalankan di perusahaan tersebut berhasil memberdayakan seluruh kekuatan atas hadirnya gelombang baru karyawan mobile yang tak lagi tersekat oleh perangkat, konektivitas, maupun lokasi fisik di mana mereka berkarya.

Teknologi-teknologi tersebut telah berhasil mendukung perusahaan peritel terbesar di negara ini untuk memastikan terselenggaranya alur informasi manajemen dan marketing yang kritikal secara mulus kepada seluruh staf karyawan mereka yang tersebar di seluruh penjuru Indonesia ? bahkan ke wilayah-wilayah terpencil yang memiliki kesenjangan konektivitas.

Di kancah pasar ritel yang begitu gesit dan kompetitif ini, kemampuan untuk menyelenggarakan komunikasi, berkolaborasi, serta berbagi insights secara real-time merupakan kunci paling kritikal bagi diraihnya kesuksesan bisnis.

Diterapkannya cara-cara baru yang mampu memberdayakan karyawan untuk dapat bekerja dan berkolaborasi melalui dukungan teknologi-teknologi digital diharapkan akan mampu mendorong bisnis untuk merintis jalan-jalan baru yang memungkinkan mereka memangkas kendala-kendala infrastruktural maupun kendala terkait sumber daya.

Hal inilah yang menjadi alasan akan perlunya kesigapan memikirkan cara bagaimana dapat segera melakukan transformasi pada proses-proses maupun model-model bisnis yang hendak dijalankan, bukan malah dengan cara mengadopsi solusi teknologi secara sepotong-sepotong ataupun secara ad-hoc. Hal ini krusial mengingat saat ini kita tengah diburu kebutuhan yang tinggi untuk menghapus kendala-kendala yang dimunculkan oleh pemanfaatan sumber-sumber daya tradisional.

Terlebih, ketika kita sadar bahwa hal tersebut bisa jadi merupakan awal dari perjalanan kita menuju diraihnya peluang-peluang baru di depan mata. Besarnya manfaat dan keuntungan yang bisa kita sikat dari berlangsungnya transformasi digital hanya akan dapat bersenyawa apabila kita terus getol menggali cara-cara baru dalam berkarya.

Bila menengok kawasan ASEAN secara keseluruhan jelas bahwa kita telah melalui titik balik dari proses transformasi digital; ini terlihat dengan mobilitas yang kini telah dijadikan sebagai bangunan fundamental di setiap proses-proses bisnis yang dijalankan di seluruh organisasi maupun lembaga. Menurut VMware State of Digital Workspace Report 2016, tercatat 29 persen bisnis di kawasan Asia Pasifik telah mengimplementasikan program-program BYOD.

Seiring dengan makin giatnya investasi pada teknologi-teknologi tersebut oleh organisasi-organisasi dalam rangka meraih business outcomes yang tinggi, ada beberapa hal penting yang perlu dijadikan sebagai pertimbangan oleh para pelaku IT di organisasi-organisasi tersebut:

1. Perlunya Mewujudkan Keseimbangan antara Fleksibilitas dengan Kendali

VMware Digital Workspace Study 2017 mengungkapkan mayoritas (86 persen) karyawan di Indonesia menggunakan perangkat personal mereka dalam bekerja. Hal ini tentu berakibat pula pada meningkatnya risiko bagi perusahaan terhadap serangan-serangan siber maupun pembobolan data krusial perusahaan.

Hal ini diperparah dengan perilaku karyawan yang kadang menerabas kebijakan yang telah ditetapkan oleh pengelola IT perusahaan, seperti menggunakan perangkat mobile yang tidak didukung yang menjadikan sistem makin rentan dan membawa risiko tinggi bagi perusahaan. Ekspektasi karyawan akan mobilitas dan akses ke perangkat-perangkat yang mereka kehendaki acap kali menjadi mimpi buruk bagi pengelola IT perusahaan yang gamang dan tak sigap menghadapi melimpahnya perangkat mobile modern seperti saat ini.

Perusahaan mau tak mau harus memenuhi apa yang menjadi kebutuhan karyawan dan ini menuntut pentingnya untuk menjaga keselarasan dan keseimbangan antara kebutuhan tersebut dengan kontrol. Namun perlu diingat bahwa yang menjadi prioritas adalah bagaimana dapat fokus mendukung beroperasinya infrastruktur yang interoperable dan tersentral dalam penyelenggaraan strategi mobilitas tersebut. Dengan dashboard tersentral, pengelola IT dapat menetapkan kebijakan-kebijakan akses dengan tegas untuk masing-masing pengguna.

Hal ini artinya mengembalikan kontrol sepenuhnya kepada pengelola IT, namun masih tetap dapat mendukung tersajinya pengalaman pengguna khas end-user kepada seluruh pengguna tanpa ada masalah terkait sistem legacy maupun kompatibilitas. Selain itu, solusi-solusi ini begitu lentur dan dapat dilakukan scale up dengan mudah sesuai dengan kebutuhan bisnis.

2. Single Sign-Ons yang Aman

Kendala terkait dengan keribetan soal penggunaan antarmuka serta pengalaman end-user yang tidak mengenakkan bagi pengguna bisa berakibat fatal pada produktivitas karyawan. Hal ini tergambarkan dalam hasil laporan studi VMware?s Digital Workspace Study 2017, bahwa paling tidak ada 70 persen karyawan di Indonesia yang menemui kesulitan-kesulitan saat menggunakan aplikasi kerja dan ini termasuk keribetan karena mereka perlu memasukkan kata sandi berulang kali saat melakukan akses.

Single sign-on (SSO) yang aman yang diterapkan di semua peranti workstation, tablet, maupun ponsel pintar, bisa menjadi solusi atas isu seperti ini. Dengan ini, karyawan memperoleh akses yang mudah ke semua informasi dari perangkat manapun dan dari lokasi manapun mereka bekerja. Tentu hal ini akan mengurangi waktu mereka berkutat dengan hal-hal di luar pekerjaan sehingga produktivitas kerja merekapun meningkat.

Aplikasi-aplikasi bisnis juga memungkinkan mereka memonitor kemajuan secara mandiri dari mengelola jadwal, menelusuri setiap momentum bisnis dengan baik, serta berbagi informasi kritikal dengan mudah dan aman.

3. Keamanan Menjadi Jantung IT

Di dunia yang kian terkoneksi sekarang ini, perhatian utama terkait implementasi IT terletak pada keamanan siber. Apabila tidak dikelola dengan baik, program-program BYOD strategis di perusahaan justru akan menjadi bumerang bagi tereksposnya informasi ogranisasi melalui titik-titik masuk jaringan yang tidak terjangkau oleh pertahanan perimeter tradisional yang pada akhirnya bisa mengakibatkan pembobolan data dan terlebih lagi mengakibatkan downtime yang sangat merugikan dari sisi keuangan.

Organisasi perlu mempertimbangkan kembali pendayagunaan digital workspaces untuk mengimplementasikan identity management, access control, dan device compliance secara terotomatisasikan namun kasat mata bagi para pengguna akhir.

Strategi ini memperkokoh bangunan infrastruktur pertahanan keamanan tanpa memunculkan tambahan-tambahan biaya tak perlu bagi pengguna akhir. Intinya adalah bahwa ini tak hanya sekadar memastikan keamanan yang ketat khas kokohnya keamanan di wilayah enterprise, namun juga bagaimana mendukung tersajinya pengalaman end-user bagi seluruh karyawan yang sarat akan kemudahan khas untuk kebutuhan kalangan consumer.

Solusi-solusi digital menjadi fondasi diwujudkannya cara-cara baru dalam bekerja yang akan mampu memangkas kendala-kendala berarti bagi perusahaan dalam skala manapun di kawasan ini agar mereka mampu tumbuh dan berjaya di kancah kompetisi global.

Ini tentu dikembalikan lagi ke perusahaan bagaimana mereka seharusnya dapat melihat seluruh manfaat dan keuntungan yang bisa diraup dari setiap upaya mendukung terselenggaranya strategi mobilitas dengan baik, dari setiap upaya yang berorientasi ke depan untuk menangkap setiap peluang yang dihadirkan oleh dunia baru sekarang ini.

Perjalanan masih panjang di depan mata dan kita perlu mulai memahami, menyadari, dan menangkap setiap peluang yang hadir di depan mata kita.