Pengertian Aplikasi Absensi Online, Manfaat, dan Rekomendasinya

Warta Ekonomi, Jakarta -

Seiring dengan kemajuan teknologi yang makin pesat di era digital, secara tidak langsung mengubah sejumlah rutinitas sehari-hari. Salah satu bukti nyata yang terlihat di dunia kerja adalah kini mulai banyak perusahaan yang menggunakan sistem dan sudah merasakan manfaat aplikasi absensi karyawan berbasis online untuk memastikan rekaman kehadiran karyawan tercatat rapi dan efisien.

Dulu, pencatatan absensi atau kehadiran karyawan dilakukan secara manual. Ketika teknologi perlahan diterapkan dalam dunia kerja, muncul sejumlah perangkat untuk membantu sejumlah pekerjaan. Aplikasi absensi karyawan jauh lebih unggul dan praktis, tak memakan banyak biaya, sistem terintegrasi secara otomatis, dan data yang akurat.

Baca Juga: Bongkar Aplikasi Pinjol Ilegal, Polisi Tetapkan 11 Tersangka

Bagi perusahaan baru yang akan memulai beralih digital, pasti merasa bingung apa yang perlu dipertimbangkan dari menggunakan sistem absensi, khususnya online. Mungkin juga ada beberapa perusahaan yang sudah menggunakan sistem absensi karyawan terintegrasi, tapi sedang mempertimbangkan perubahan. Namun, apa sebenarnya aplikasi absensi karyawan online? Simak artikel berikut ini.

Pengertian Aplikasi Absensi Online

Aplikasi absensi online bagi karyawan adalah sistem yang berguna untuk mencatat jam kehadiran karyawan melalui sebuah website di komputer atau menggunakan aplikasi pada smartphone yang terkoneksi dengan internet.

Pada umumnya, karyawan hanya perlu memasukkan username dan password di aplikasi yang ada di smartphone mereka untuk melakukan absensi.

Aplikasi absensi karyawan online adalah sebuah sistem yang mencatat kehadiran karyawan berdasarkan syarat dan ketentuan yang telah diatur. Pada umumnya, sebuah data yang dihasilkan dari sistem absensi karyawan akan menampilkan informasi berikut:

• Waktu datang dan waktu pulang;
• Waktu terlambat;
• Izin/Cuti;
• Berbagai fitur seperti remote working.

Manfaat Penggunaan Aplikasi Absensi Karyawan Online

1. Mudah dalam Penggunaan

Manfaat aplikasi absensi karyawan online dapat memberikan report data secara real-time. Pengecekan data terkini melalui absensi karyawan dapat dilakukan kapan saja, di mana saja melalui aplikasi. Sekalipun perusahaan tersebut memiliki cabang dan karyawan berada di lokasi yang berbeda-beda atau sedang remote working. 

Aplikasi ini juga dapat melakukan tracking terhadap beberapa karyawan yang tidak masuk tanpa sebab atau bolos sehingga perusahaan dapat memberikan langkah lebih cepat kepada karyawan yang bersangkutan.

2. Dapat Mencegah Lupa Absen

Jika menggunakan sistem absensi seperti fingerprint, beberapa orang akan lebih mudah lupa untuk melakukan absensi saat absen masuk dan pulang kerja sehingga absensi terlewat dan tidak terdaftar pada sistem. Oleh karena itu, beberapa karyawan yang lupa kadang akan datang kembali dan melakukan absen dengan waktu yang tidak sesuai. 

Jika menggunakan aplikasi, risiko kelupaan tersebut dapat diminimalisasi karena karyawan bisa melakukan absensi saat jam pulang kantor lebih mudah dan cepat hanya dari aplikasi.

3. Terintegrasi dengan Payroll System

Salah satu kelebihan dari aplikasi untuk mengelola absensi adalah adanya integrasi dengan payroll system. Dengan begitu, hal seperti pembayaran gaji, pembayaran uang lembur, pembayaran BPJS dan hal-hal yang menyangkut tugas Human Resources (HR) dan finance dapat dilakukan lebih akurat. 

Selain itu, kemudahan lainnya yang dapat dirasakan oleh karyawan adalah bisa mempermudah karyawan untuk melakukan reimbursement sehingga nominal reimbursement yang diberikan dapat langsung diajukan dan diproses lebih cepat.

4. Mudah Mengelola Absensi Karyawan

Fungsi utama dari penggunaan aplikasi absensi adalah selain mempermudah karyawan untuk melakukan absensi, perusahaan juga akan lebih mudah dan efisien dalam mengatur absensi dari setiap karyawan. 

Dengan menggunakan aplikasi, perusahaan tidak lagi perlu repot untuk membuat laporan secara manual atau tertulis. Karena, proses pengelolaan absensi bisa dilakukan dengan lebih mudah serta sistem yang user friendly seperti absensi online dari Mekari Talenta.

5. Melatih Tanggung Jawab dan Kejujuran

Penggunaan aplikasi akan membuat karyawan bersikap jujur, tidak meninggalkan pekerjaan sebelum waktunya atau menitip absen kepada rekan kerja. 

Adanya aplikasi ini memang dapat mempermudah proses absensi yang dilakukan karyawan, tetapi dalam prosesnya tanggung jawab dan kejujuran akan dilatih saat setiap harinya melakukan absensi melalui aplikasi.