Reposisi Peran Baru Corporate Secretary di Era Disruption

Ketika kita mendengar nama atau istilah corporate secretary atau yang lazim dipanggil sekper atau corsec maka bayangan figur personal yang muncul adalah seorang lelaki atau perempuan yang lincah, terdidik, dan smart yang bertugas di fungsi supporting BOD maupun BOC. Sungguh berbeda dengan tipologi peran masa lalu atau tradisional dari corporate secretary yang hanya berkutat sebagai staf eksekutif yang menangani urusan notulensi, agenda aktivitas pimpinan, serta jadwal rapat atau protokoler dari BOD dan BOC.

Ya, seiring dengan dinamika tuntutan tata kelola perusahaan yang semakin kompleks dan dinamis, corporate secretary diasumsikan akan menempati peran yang lebih demanding dan strategis sebagai jantung pengelola kegiatan supporting dan mitra partner BOD dan BOC. Harus diakui, posisi corporate secretary menjadi semakin menantang dan dinamis di era sekarang ini.

Tugas Sekretaris Perusahaan berdasarkan lampiran Keputusan Ketua Bapepam Nomor Kep-63/PM/1996 tentang Pembentukan Sekretaris Perusahaan (Peraturan Nomor IX.I.4 No. 1) adalah sebagai berikut: a. mengikuti perkembangan pasar modal khususnya peraturan-peraturan yang berlaku di bidang pasar modal; b. memberikan pelayanan kepada masyarakat atas setiap informasi yang dibutuhkan pemodal yang berkaitan dengan kondisi emiten atau perusahaan publik; c. memberikan masukan kepada direksi emiten atau perusahaan publik untuk mematuhi ketentuan UU Nomor 8 Tahun 1995 tentang Pasar Modal dan peraturan pelaksanaannya.

Sesuai dengan Surat Keputusan Ketua BAPEPAM Nomor 63 tahun 1996 Peraturan Nomor IX.I.4 maka keberadaan corporate secretary merupakan perpanjangan fungsi direksi dalam menjalankan fungsi komunikasi, yaitu untuk memastikan kelancaran komunikasi antara perusahaan dengan pemangku kepentingan, serta menjamin tersedianya informasi yang boleh diakses oleh stakeholders sesuai dengan kebutuhan yang wajar dari stakeholders. Di samping itu, fungsi corporate secretary mengemban misi menciptakan citra baik perusahaan secara konsisten dan berkesinambungan melalui pengelolaan strategi dan program komunikasi yang efektif kepada segenap pemangku kepentingan.

Sementara itu, Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 35 /POJK.04/2014 tentang sekretaris perusahaan emiten atau perusahaan publik di mana setiap emiten wajib membentuk dan memiliki corporate secretary. Kewajiban ini berarti bahwa emiten sebagai perusahaan yang sebagian sahamnya dimiliki publik harus memiliki institusi khusus yang bertugas untuk menjembatani dan menangani kepentingannya dengan kepentingan masyarakat dan lembaga-lembaga terkait di pasar modal.

Sedangkan fungsi sekretaris perusahaan menurut Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-01/MBU/2011 sebagaimana telah diubah dengan PER-09/MBU/2012, Bagian Kesembilan mengenai Sekretaris Perusahaan, adalah: a. memastikan bahwa BUMN mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip GCG; b. memberikan informasi yang dibutuhkan oleh direksi dan dewan komisaris/dewan pengawas secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta; c. sebagai penghubung (liaison officer); dan d. menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, termasuk tetapi tidak terbatas pada daftar pemegang saham, daftar khusus dan risalah rapat direksi, rapat dewan komisaris, dan RUPS.

Secara khusus, corporate secretary bertugas: a. mengikuti selalu perkembangan pasar modal, khususnya peraturan-peraturan yang berlaku di pasar modal dan OJK, b. memberikan pelayanan kepada masyarakat atas setiap informasi yang dibutuhkan pemodal yang berkaitan dengan kondisi emiten atau perusahaan public, c. memberikan masukan kepada direksi emiten untuk mematuhi ketentuan Undang-Undang No 8 Tahun 1995 tentang Pasar Modal dan peraturan pelaksanannya, dan d. sebagai penghubung atau contact person antara emiten dengan OJK/Bapepam-LK dan masyarakat.

Sesuai dengan ketentuan yang berlaku, setiap perusahaan publik, yang menggunakan dana publik, yang melayani publik atau BUMN boleh dikatakan wajib memiliki fungsi corporate secretary. Bahkan, pengangkatan corsec perlu diumumkan dalam koran/media nasional sebagai sebuah pengumuman keputusan resmi perusahaan. Hal ini menunjukkan fungsi corsec yang tidak boleh dipandang sebelah mata.

Peran dari corporate secretary berada pada kondisi transisi dari fungsi supporting operasional kegiatan BOD dan BOC menjadi peran yang lebih strategis sebagai board resources & partner bagi BOD dan BOC, khususnya yang terkait dengan aspek tata kelola perusahaan, aspek hukum korporat, serta sekaligus semua mandatory/compliance law yang harus dipenuhi oleh pihak BOD dan BOC.

BOD dan BOC membutuhkan seseorang atau fungsional corsec yang memahami konteks semua rule of law dari korporat beserta dimensi kepatuhan lain yang harus dipenuhi secara fungsional oleh perusahaan. Intinya semua sistem board supporting yang sifatnya administratif, operasional, bahkan strategis untuk BOD dan BOC, maka di situlah peran corporate secretary eksis di dalam perusahaan. Boleh dikatakan 60% penugasan fungsional dari fungsi corsec akan terkait dengan domain hukum dan kepatuhan.

Seiring dengan semakin strategisnya peran corsec maka sekarang ini corsec dipandang sebagai posisi senior di dalam perushaan, setingkat di bawah BOD. Bahkan di beberapa bank daerah, banyak mantan kepala corsec yang promosi menjadi salah satu anggota BOD. Dalam keseharian fungsional tugasnya, tak jarang corsec sering memberikan nasihat dan masukan kepada BOD dan BOC serta bertindak sebagai confidante bagi mereka.

Mereka dipercaya oleh BOD dan BOC untuk membahas isu-isu perusahan yang penting, krusial, dan masuk kategori konfidensial. Corsec akan memberikan pandangan-pandangannya kepada BOD, BOC, dan tim manajemen senior lain terkait aspek tata kelola perusahaan dan aspek fungsional kepatuhan lainnya.

Dari kondisi inilah, seiring dengan kewajiban dan tanggung jawabnya yang makin besar, posisi ini sering diisi oleh staf yang berkualifikasi senior dengan pengalaman strategic-fungsional dan aspek hukum perusahaan secara memadai, meski seorang corsec tidak harus berlatar belakang hukum.

Banyak pihak menilai bahwa tidak mudah menjadi corsec di sebuah perusahaan pubik dikarenakan berbagai tuntutan dan berbagai peran yang harus dijalankannya. Berikut ini beberapa pemahaman kompetensi fungsional yang harus dikuasai oleh seorang corsec.

Di antaranya adalah: (1) memiliki pemahaman yang cukup atas corporate & securities law, (2) memiliki penampilan yang memadai dan ketrampilan komunikasi yang solid, (3) memiliki intuisi dan sensitif dengan pikiran dan perasaan BOD dan BOC, atau sudah memiliki "frekuensi yang sama" dengan mereka, (4) mampu bekerja secara konsensus dengan beragam lintas pandangan/keilmuan, (5) mampu mengelola kondisi birokratis dari boards, (6) bersikap fleksibel, kreatif, dan atensi terhadap detail, serta (7) tetap tenang dalam konsdisi tertekan dan tidak kehilangan perspektif.

Di samping masih bertanggung jawab dengan tugas-tugas tradisionalnya seperti menyiapkan rapat, menyiapkan agenda board, serta menjadi notulen, maka ada banyak varian tugas lain yang harus dijalankan oleh corsec. Corsec juga perlu memastikan bahwa tindakan dan kebijakan perusahaan sesuai dengan koridor hukum dan etika bisnis. Corsec dianggap sebagai penjaga marwah board di dalam menjamin adanya komitmen BOD dan BOC dalam mematuhi semua ketentuan yang berlaku dan sesuai arahan OJK.

Corsec juga memiliki banyak tugas terkait dengan fungsi sebagai investor relations, dimulai dari proses registrasi investor, updating informasi kebijakan deviden, penerbitan saham, jual-beli saham, transfer saham, sebagai LO dengan pemegang saham serta pelaksanaan RUPS.

Beban tanggung jawab serta tupoksi corsec yang semakin menantang ke depannya akan berimplikasi tuntutan profil dan kualifikasi corsec yang semakin tidak ringan. Tidak mudah bagi BOD untuk mengangkat seseorang menjadi corsec, yang benar-benar kompeten dan mampu efektif menjalankan perannya yang sangat dinamis dan seringkali unpredictable, terlebih bila perusahaan mengalami kondisi krisis. Pemahaman yang memadai menyangkut aspek hukum, keuangan, komunikasi, dan manajemen perusahaan menjadi sangat niscaya bagi calon corsec ditambah kemampuan life skills dan attitude yang memadai sebagai bagian dari pendukung dan mitra board. Semoga bermanfaat.

Get Trained

Warta Ekonomi memiliki komitmen untuk menciptakan dunia bisnis yang lebih baik. Dapatkan jadwal pelatihan terbaru Irfan Riza dengan mengikuti akun media sosial Warta Ekonomi di Akun Facebook?dan?Akun Instagram.