6 Manfaat Penggunaan Program Akuntansi, Hemat & Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Program akuntansi saat ini telah menjadi kebutuhan vital bagi setiap bisnis. Pemilik bisnis mulai menyadari bahwa mengelola finansial secara manual tidak membantu mereka mencapai efisiensi yang diharapkan. Manajemen keuangan yang semestinya mampu membantu perusahaan mengelola anggaran secara lebih efisien malah menjadi salah satu faktor penyebab kerugian.

Jika saat ini Anda sedang berpikir untuk mengotomatiskan pengelolaan keuangan dalam bisnis Anda, ini adalah artikel yang tepat untuk Anda. Sebelum memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak akuntansi, ada baiknya jika Anda memahami fungsinya terlebih dahulu.

Baca Juga: Mobilitas Dilonggarkan, Bisnis Ritel Diprediksi Kembali Bergairah

Apa Itu Manajemen Keuangan?

Sebelum mempelajari tentang kegunaan sistem akuntansi bagi bisnis, Anda perlu terlebih dahulu memahami apa itu manajemen keuangan. Manajemen keuangan mengacu pada perencanaan strategis, pengelolaan, pengarahan, dan pengendalian proses keuangan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Manajemen keuangan penting bagi setiap bisnis untuk memastikan arus kas yang stabil. Tugas dari manajer keuangan atau orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan organisasi yakni memperkirakan kebutuhan dana, menentukan struktur modal, menciptakan peluang investasi, membuat kebijakan terkait keuangan, mengambil keputusan finansial, dan masih banyak lagi.

Tujuan dari manajemen keuangan sendiri adalah untuk mengoptimalkan keuntungan, memastikan kelangsungan hidup bisnis, mempertahankan arus kas yang tepat, meminimalkan biaya modal, dan mengoptimalkan pangsa pasar. Tanpa manajemen keuangan yang baik, bisnis akan kesulitan mencapai objektifnya dan mengalami banyak kerugian yang berujung pada kebangkrutan.

Pengertian Program Akuntansi

Program akuntansi atau sistem akuntansi (disebut juga sebagai aplikasi keuangan) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk profesional akuntansi untuk mengelola akun dan menyederhanakan operasional keuangan dalam suatu organisasi.

Sistem akuntansi yang sederhana biasanya berupa program entri tunggal sederhana yang digunakan untuk penyimpanan data individu, sementara sistem akuntansi yang lebih canggih dapat digunakan untuk mengelola utang dan piutang, buku besar, faktur, gaji, dan bahkan aset organisasi.

Saat ini, sistem akuntansi merupakan perangkat lunak yang krusial bagi bisnis apapun. Perangkat lunak ini memungkinkan pelacakan transaksi keuangan yang terperinci dan pembuatan berbagai laporan keuangan secara instan.

Sebelum ada aplikasi keuangan, tugas-tugas keuangan harus dilakukan secara manual, menggunakan jurnal transaksi besar. Pembuatan laporan umumnya tidak praktis, karena manajer akuntansi harus mengonsolidasikan entri secara manual. Aplikasi keuangan mengotomatiskan tugas-tugas ini, mengurangi biaya akuntansi, dan memungkinkan pengambilan keputusan finansial yang lebih baik melalui pelaporan real-time.

Manfaat Program Akuntansi bagi Bisnis Anda

Profesional akuntansi menganggap sistem akuntansi sebagai aset perusahaan yang mampu meningkatkan efisiensi departemen keuangan secara signifikan. Di luar itu, beberapa manfaat penting lain yang dapat diberikan oleh perangkat lunak ini kepada bisnis Anda adalah sebagai berikut.

1. Memastikan Financial Control yang Baik

Program akuntansi memungkinkan pemilik bisnis mengontrol keuangannya secara otomatis, sekalipun pemilik bisnis bukan orang yang ahli dalam akuntansi. Dengan sedikit pelatihan, pemilik bisnis dapat mengelola semua operasional akuntansinya menggunakan komputer atau perangkat selulernya tanpa harus membayar pihak eksternal untuk mengontrol anggarannya.

2. Menghemat Biaya Perusahaan

Aplikasi keuangan mengotomatiskan penghitungan pokok dan prosedur administrasi serta mengatur susunan anggaran Anda, sehingga Anda tidak perlu melakukan outsourcing manajemen keuangan kepada pihak eksternal. Perangkat lunak ini juga dapat mengurangi biaya yang berkaitan dengan pencetakan dan pemberian dokumentasi, sebab seluruh data disimpan secara digital di lokasi yang aman dan terpantau.

3. Meningkatkan Akurasi Data

Menurut akuntan atau auditor, salah satu manfaat penting dari aplikasi keuangan yang baik adalah sistem ini dapat meminimalkan human error yang biasa terjadi saat penghitungan dan entri data. Ketidakakuratan dalam laporan keuangan dapat menyebabkan krisis yang berdampak pada keberlangsungan bisnis, dan sistem akuntansi dapat mencegah hal ini terjadi.

4. Mempermudah Pengambilan Keputusan

Ini merupakan salah satu keunggulan utama dari sistem akuntansi yang canggih. Tanpa perangkat lunak ini, Anda akan kesulitan memahami secara rinci kondisi keuangan Anda. Sistem ini memberikan Anda angka yang dapat membantu Anda memahami dimana harus memotong pengeluaran atau di mana harus berinvestasi lebih banyak.

Dengan gambaran yang jelas tentang keadaan keuangan Anda saat ini, Anda akan bisa lebih mudah mengembangkan strategi yang cerdas dan mengalokasikan sumber daya dengan tepat.

5. Meningkatkan Keamanan Data Keuangan

Data keuangan adalah informasi perusahaan yang bersifat konfidensial dan harus dijaga agar tidak jatuh ke tangan yang salah atau hilang. Sistem akuntansi memastikan data keuangan Anda tetap aman dengan menyimpannya dalam sebuah sistem terpusat yang terlindungi oleh firewall. Hanya mereka yang diberikan hak akses yang dapat melihatnya.

6. Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Membuat laporan keuangan dan merapikan pembukuan adalah pekerjaan yang sangat memakan waktu. Untuk melakukan pekerjaan ini secara manual, karyawan Anda mungkin harus mengorbankan pekerjaan penting lainnya. Belum lagi jika mereka harus memperbaiki error yang sering terjadi ketika tugas-tugas akuntansi dilakukan secara manual. Namun, dengan Program akuntansi, semua tugas keuangan dapat dikerjakan secara otomatis sehingga karyawan Anda dapat melakukan pekerjaan lain yang bernilai untuk bisnis Anda.

Fitur-Fitur Umum dalam Sistem Akuntansi yang Canggih

Setiap sistem akuntansi memiliki keunggulan dan kekurangannya masing-masing, akan tetapi ada beberapa fitur utama yang seharusnya ada dalam perangkat lunak akuntansi yang lengkap dan canggih. Berikut ini adalah beberapa di antaranya:

1. Financial Forecasting

Ini mungkin merupakan fitur sistem akuntansi yang paling krusial. Setiap bisnis tentunya ingin bisa mengestimasi biaya dan pendapatan mereka secara tepat. Alat forecasting membantu mengontrol keuangan dengan bijak, menghilangkan biaya yang tidak perlu, dan mengoptimalkan keuntungan.

2. Manajemen Penagihan dan Faktur

Aplikasi keuangan yang canggih menyediakan fitur yang memudahkan pemilik bisnis membuat, mengelola, serta mengirim berbagai jenis penagihan dan faktur. E-faktur yang lengkap dengan berbagai komponennya dapat dikustomisasi sesuai dengan preferensi pemilik bisnis dan dapat dibuat dalam waktu yang sangat singkat.

3. Rekonsiliasi Akun & Laporan Bank

Rekonsiliasi merupakan langkah yang penting untuk memastikan keakuratan data keuangan Anda. Jika dilakukan secara manual, ini membutuhkan waktu yang sangat lama dan human error bisa terjadi kapan saja. Tetapi, dengan aplikasi keuangan yang modern, Anda dapat merekonsiliasi akun dan laporan bank Anda dalam hitungan detik.

4. Pembuatan Laporan Keuangan

Sistem akuntansi memungkinkan Anda untuk menghasilkan laporan keuangan (laba rugi, neraca, perubahan modal, arus kas, dan sebagainya) secara digital. Anda pun dapat membuatnya dalam beberapa versi; tabel, diagram grafik, garis, dan lingkaran.

5. Manajemen Pembelian dan Penjualan

Sistem akuntansi yang baik terintegrasi dengan pembelian dan penjualan sehingga memungkinkan Anda untuk mengelola transaksi kapan pun Anda inginkan. Anda dapat dengan mudah membuat berbagai dokumen seperti pesanan pembelian dan penjualan, nota debet dan kredit, penawaran, resi, dan masih banyak lagi.

6. Manajemen Depresiasi Aset

Dengan aplikasi keuangan yang kompleks, Anda bahkan dapat menghitung penyusutan aset secara otomatis dan akurat. Depresiasi aset dapat dihitung dengan berbagai metode sesuai kebijakan perusahaan Anda. Perhitungan ini sudah sesuai dengan pajak dan standar akuntansi yang berlaku.

Sistem akuntansi adalah perangkat lunak yang memudahkan pemilik bisnis dalam mengelola berbagai proses yang berkaitan dengan keuangan, menyelesaikan tugas-tugas finansial dengan benar dan cepat. Sistem ini tidak menggantikan peran manajer akuntansi dalam mengelola keuangan organisasi, tetapi justru memudahkan pekerjaan mereka sehingga mereka dapat bekerja dengan lebih produktif.

Tanpa bantuan sistem akuntansi, pemilik bisnis atau manajer akuntansi bisa menghabiskan  terlalu banyak waktu dalam membuat laporan keuangan, membuat berbagai dokumen, atau merekonsiliasi akun dan laporan bank. Perangkat lunak ini membantu mereka mendapatkan visibilitas lengkap mengenai kondisi keuangan mereka, sehingga keputusan dapat dibuat dengan lebih bijaksana.

Jurnal by Mekari menyediakan sistem akuntansi terlengkap yang telah disesuaikan dengan sistem perpajakan di Indonesia. Sistem akuntansi kami dapat diimplementasikan dalam beberapa cara, yakni sebagai sistem on-premise, sistem berbasis cloud, dan aplikasi mobile, sesuai dengan kebutuhan setiap pengguna.