Apa Itu Data Governance?

Saat ini, data governance telah menjadi persyaratan dalam lingkungan perusahaan yang bergerak cepat dan sangat kompetitif. Sekarang, organisasi memiliki kesempatan untuk menangkap sejumlah besar data internal dan eksternal yang beragam, sehingga mereka membutuhkan disiplin untuk memaksimalkan nilai mereka, mengelola risiko, dan serta mengurangi anggaran.

Apa Itu Data Governance?

Data governance adalah sekumpulan proses, peran, kebijakan, standar, dan metrik yang bertujuan untuk memastikan penggunaan informasi yang efektif dan efisien agar sebuah organisasi mencapai tujuannya.

Baca Juga: Apa Itu Data Science?

Data governance dapat menetapkan proses dan tanggung jawab yang memastikan kualitas serta keamanan data yang digunakan di seluruh bidang bisnis atau organisasi. Data governance mendefinisikan siapa yang dapat mengambil tindakan apa, atas data apa, dalam situasi apa, dan menggunakan metode apa.

Strategi data governance yang dirancang dengan baik menjadi sangat penting bagi organisasi mana pun yang menggunakan big data, dan akan menjelaskan tentang bagaimana bisnis Anda akan mendapat manfaat dari proses dan tanggung jawab yang konsisten.

Penggerak bisnis dapat menyoroti data apa yang perlu dikontrol dengan cermat dalam strategi data governance Anda, kemudian mendapat manfaat yang diharapkan dari upaya ini. Strategi ini akan menjadi dasar kerangka data governance Anda.

Misalnya, jika penggerak bisnis pada strategi data governance Anda adalah untuk memastikan privasi data di bidang kesehatan, maka data pasien perlu dikelola dengan aman saat disimpan oleh bisnis Anda. 

Data governance memastikan bahwa peran yang berkaitan dengan data didefinisikan dengan jelas, dan tanggung jawab serta akuntabilitas telah disepakati oleh perusahaan. Data governance framework yang terencana dengan baik mencakup peran dan tanggung jawab strategis, taktis, dan operasional.

Alat Bantu Data Governance

Untuk menemukan pendekatan data governance yang tepat bagi organisasi Anda, carilah alat open source yang dapat diintegrasikan secara cepat dan ekonomis dengan lingkungan organisasi yang ada.

Selain itu, platform berbasis cloud akan memungkinkan Anda untuk dengan cepat menghubungkan ke kapabilitas tangguh yang hemat biaya dan mudah digunakan. Dengan menggunakan cloud juga dapat menghindari overhead yang diperlukan server lokal.

Saat Anda mulai membandingkan dan memilih alat data governance, fokuslah pada pemilihan alat yang akan membantu Anda mewujudkan manfaat bisnis yang tercantum dalam strategi data govenance Anda.

Alat-alat ini akan membantu Anda untuk:

1. Menangkap dan memahami data Anda melalui alat yang memiliki kemampuan penemuan, pembuatan profil, dan benchmarking. Misalnya, alat yang tepat dapat secara otomatis mendeteksi sepotong data pribadi, seperti nomor jaminan sosial, dalam kumpulan data baru.

2. Meningkatkan kualitas data Anda dengan validasi, pembersihan data, dan juga data engineering.

3. Mengelola data Anda dengan ETL dan ELT yang digerakkan oleh metadata, serta aplikasi integrasi data, sehingga saluran data dapat dilacak dengan end-to-end data lineage.

4. Mengontrol data Anda dengan alat yang secara aktif meninjau dan memantau.

5. Mendokumentasikan data sehingga dapat ditambah dengan metadata untuk meningkatkan relevansi, kemampuan penelusuran, aksesibilitas, keterhubungan, dan kepatuhannya.

6. Memberdayakan orang-orang yang paling mengetahui data, untuk berkontribusi pada tugas pengelolaan data dengan self-service tool.

Framework untuk Data Governance

Data governance framework mengacu pada model yang meletakkan dasar bagi strategi dan kepatuhan data. Dimulai dengan model data yang menjelaskan aliran data seperti input, output, dan parameter penyimpanan seperti model governance, kemudian melapisi aturan, aktivitas, tanggung jawab, prosedur, serta proses yang menentukan bagaimana aliran data tersebut dikelola dan dikendalikan.

Pikirkan model seperti ini sebagai semacam blueprint tentang cara kerja data governance di organisasi tertentu. Perhatikan bahwa framework ini akan berbeda di setiap organisasi, yang mencerminkan sistem data, tugas dan tanggung jawab organisasi, persyaratan peraturan, serta protokol industri.

Framework Anda harus mencakup hal-hal berikut ini:

• Cakupan data: master, transaksional, operasional, analitis, big data, dan sebagainya.
• Struktur organisasi: peran dan tanggung jawab antara pemilik yang bertanggung jawab, kepala data, TI, tim bisnis, dan sponsor eksekutif.
• Standar dan kebijakan data: pedoman yang menguraikan apa yang Anda kelola dan atur, serta untuk menghasilkan apa.
• Pengawasan dan metrik: parameter untuk mengukur eksekusi dan keberhasilan strategi.

Proses Data Governance

Data governance harus tertanam dalam proses pembuatan, pengelolaan, dan perlindungan data organisasi. Berikut ini adalah beberapa elemen prosedural dan pedoman dalam data governance:

1. Prosedur dan Dokumentasi: Dokumentasi harus dengan jelas menguraikan semua proses, sehingga lebih dari sekadar persyaratan untuk membuat auditor puas. Prosedur juga harus diperkuat melalui pelatihan dan dengan pemberian motivasi.

2. Integritas Data: Integritas data harus dimasukkan ke dalam prosedur sesuai dengan model dan kerangka data governance. Penambahan ini akan membutuhkan sedikit perhatian ekstra dan disiplin prosedural dari pihak karyawan atau mungkin mempengaruhi efisiensi (menambahkan beberapa detik ke dalam proses). Sedikit otomatisasi mungkin dapat membantu di sini. Teknologi yang relatif murah dan terbukti ampuh seperti bar code scanner dan layar sentuh dapat membuat pengumpulan data menjadi lebih cepat dan akurat, terutama bila digabungkan dengan sensor IIoT (Industri Internet of Things) dan dipasangkan dengan sistem kontrol proses yang ada.

3. Audit dan Kontrol Kualitas: Bangun pemeriksaan validitas data secara berkala ke dalam semua prosedur untuk memverifikasi proses dan kepatuhan prosedur. Jangan lupa untuk menjadwalkan pemeriksaan yang teratur.

Manfaat Data Governance

Di saat organisasi semakin bergantung pada data untuk setiap aspek bisnis mereka, Anda harus memiliki perencanaan informasi. Data adalah jantung dari semua fungsi komputer dan teknologi, termasuk akuntansi dan keuangan, perencanaan dan kontrol, manajemen pesanan, layanan pelanggan, penjadwalan, kontrol proses, teknik, dan desain. Data yang akurat dan andal sangat penting untuk melakukan pengoperasian sistem dan fungsi ini secara efektif.

Mengingat bahwa data sangat penting bagi bisnis, organisasi harus memperhatikan pembuatan, kualitas, penanganan, dan keamanan data tersebut. Dan ketika mereka melakukannya, sistem dan database mereka dapat diandalkan untuk benar-benar mencerminkan kenyataan dan secara efektif mendukung pengambilan keputusan atau kesuksesan bisnis.

Manfaat data governance meliputi:

1. Data yang lebih baik dan lebih andal: Tentu saja, itulah intinya. Pengguna dan pembuat keputusan akan lebih percaya pada data dan akibatnya lebih percaya diri saat membuat keputusan berdasarkan data tersebut. Keputusan itu memang akan lebih baik karena dibuat berdasarkan informasi yang akurat.

2. Satu versi kebenaran: Dalam pembuatan keputusan, memiliki informasi yang sama memiliki manfaat yang besar. Tidak ada lagi waktu yang dihabiskan untuk berdebat tentang spreadsheet atau rencana siapa yang “lebih baik” atau lebih mutakhir. Semua bagian organisasi harus dikoordinasikan.

3. Kepatuhan terhadap peraturan, hukum, dan industri: Prosedur manajemen data yang solid adalah kunci kepatuhan. Faktanya, auditor dan perwakilan pengawas peraturan tidak akan melihat data sebanyak melihat bagaimana data itu dihasilkan, ditangani, dan dilindungi.

4. Pengurangan biaya: Audit tidak hanya akan menjadi lebih cepat dan mudah, tetapi operasi sehari-hari akan menjadi lebih efisien dan efektif. Anda dapat mengurangi pemborosan yang disebabkan oleh keputusan yang dibuat berdasarkan informasi yang salah atau ketinggalan zaman. Anda juga dapat meningkatkan layanan pelanggan dengan mengetahui status akurat dari aktivitas yang sedang berlangsung, inventaris, dan ketersediaan tenaga kerja.

Organisasi dapat berkembang dengan data yang akurat dan konsisten, yang hanya dapat dicapai dengan data governance yang baik.