Para Pebisnis Wajib Tahu Nih! Ini Keuntungan Pakai Aplikasi Inventaris

Setiap bisnis yang berjalan pasti memiliki stok barang atau sebutan lainnya disebut inventory, apapun jenis bisnisnya, baik online ataupun offline.

Lalu, apa itu aplikasi inventaris dan apa saja keuntungan dalam menggunakan aplikasi inventaris?  Baca Juga: Menkominfo Ajak Masyarakat Bantu Pengendalian Pandemi Lewat Aplikasi PeduliLindungi

Inventory merupakan sistem manajemen dalam menyeimbangkan antara investasi persediaan dengan pelayanan pelanggan. Sistem persediaan ini merupakan salah satu bagian dari ERP atau Enterprise Resource Planning. Untuk itu, bagi setiap manajemen perusahaan penting dalam menyusun strategi manajemen persediaan untuk menekan biaya pengeluaran perusahaan.

Di sisi lain, dalam hal inventaris kantor memang sebuah perusahaan dapat mengurangi biaya dengan cara mengurangi persediaannya. Namun, perusahaan juga bisa dihadapkan dengan pelanggan yang tidak puas apabila barang tidak tersedia. Solusinya adalah dengan penggunaan sistem inventaris perusahaan yang menjadi solusi efisiensi perusahaan dalam aktivitas di gudang. Baca Juga: Permudah Izin Perkebunan Sawit, Aplikasi Ini Dapat Digunakan

Beberapa perusahaan masih mengalami permasalahan dalam ketersediaan aplikasi inventaris yang diperlukan, agar proses tersedianya barang maupun pencatatan barang dapat dikelola dengan baik.

Aplikasi inventory atau aplikasi inventaris barang adalah sebuah program yang dirancang agar perusahaan dapat mengelola pengeluarannya secara efisien, mengatur, dan mengawasi segala hal yang berkaitan dengan pembelian barang dari supplier.

Apa itu Inventory?

Inventory adalah persediaan barang. Sesimple itu, namun dalam hal ini persediaan barang bisa disebut sebagai persediaan yang disimpan untuk dijual kepada pelanggan dan persediaan barang yang disimpan dan digunakan untuk kepentingan perusahaan.

Dalam hal ini, manajemen persediaan perlu dibuat dengan sebaik-baiknya, pengaturan penyimpanan di gudang juga wajib dilakukan secara sistematis menggunakan WMS atau Warehouse Management System. Sangat tidak disarankan apabila perusahaan masih menggunakan sistem manual dengan menggunakan buku laporan stok gudang atau kartu stok.

Kenapa Inventory Harus Dikelola Dengan Baik?

Dengan adanya sistem manajemen gudang yang baik, maka persediaan barang perusahaan juga dapat dikelola dengan baik asalkan bisa diterapkan secara maksimal. Namun, mengapa persediaan barang ini perlu untuk dikelola dengan baik? Jawabannya tentu saja agar dapat menyimpan, memilih, dan membagi produk yang disimpan di gudang.

Jenis-Jenis Aplikasi Inventory

Dalam penggunaannya aplikasi inventory ini terbagi menjadi tiga jenis, diantaranya yaitu aplikasi stok barang android, aplikasi inventory berbasis web, dan aplikasi stok barang berbasis ios. Selain tiga jenis tersebut, ada juga beberapa perusahaan yang menggunakan aplikasi inventory excel.

Program Aplikasi Inventory Barang Gudang

Program Aplikasi Inventory Barang Gudang merupakan aplikasi client server berbasis web yang terhubung dalam sebuah jaringan server dengan server local host menggunakan XAMPP. Jika Anda menggunakan aplikasi inventory online, maka yang Anda butuhkan yaitu web hosting dan sejenisnya.

Program Aplikasi Inventory Barang Gudang berbasis web ini sangat cocok digunakan dalam mengontrol proses persediaan barang pada sebuah perusahaan ataupun untuk pribadi.

Di bawah ini terdapat beberapa tampilan program aplikasi inventory yang dilansir dari Jurnal.id, Rabu (18/8/2021).

·         Menu Utama

·         Form Input Data Barang Masuk

·         Inventory Data Barang (Stock On Hand)

·         Display Data Barang Keluar (Issuing)

Dibawah ini adalah menu-menu yang tersedia pada program aplikasi inventory berbasis web antara lain yaitu :

·         Input Data Barang, termasuk Input Gambar.

·         Edit Data Barang

·         Hapus Data Barang

·         Pencarian Data Barang

·         Display Data Barang 

·         Stok Inventory

·         Transaksi Penerimaan Barang

·         Transaksi Pengeluaran Barang

·         Report atau Laporan Data Barang dalam format PDF.

Kesulitan Dalam Mengelola Inventory

Salah satu aset perusahaan yang cukup krusial ini adalah persediaan, dimana diperlukan pengelolaan yang baik yaitu di gudang. Pengelolaan persediaan barang ini sama halnya dengan mengelola dana perusahaan karena inventory juga bagian dari aset yang dimiliki oleh perusahaan. Persediaan barang ini juga tidak cukup dengan mengecek dari pencatatan saja, namun juga diperlukan pengelolaan fisik barang yang efisien. Yang dalam hal ini disebut sebagai manajemen pengelolaan gudang.

Manajemen pengelolaan gudang sudah banyak diterapkan oleh beberapa perusahaan, khususnya bagi perusahaan yang levelnya sudah menengah. Namun, meskipun begitu, tidak jarang masih terdapat kesalahan-kesalahan dalam mengelola persediaan yang tak jarang memang selalu ada. Karena itu diperlukan implementasi yang baik untuk mencegah terjadinya kerugian pada perusahaan yang hal ini juga turut berpengaruh terhadap pemenuhan kebutuhan konsumen.

Berikut adalah beberapa kesalahan dalam mengelola persediaan di gudang diantaranya :

1.      Selisih Persediaan

Terjadinya selisih stok barang seringkali terjadi saat melakukan kegiatan stok opname. Karena tidak semua barang akan selalu dalam kondisi baik. Dalam waktu tertentu, barang juga memiliki batas waktunya, tidak selalu barang dalam kondisi baik. Ada barang yang memiliki batas waktu atau sudah kadaluwarsa hingga barang yang mengalami penyusutan. Jika hal ini terjadi maka barang sudah tidak layak untuk di jual. Nah, hal inilah yang menyebabkan terjadinya kondisi barang yang selisih, karena barang tersebut tidak layak untuk dijual. Selisih stok barang juga berbeda antara pemeriksaan fisik dan pencatatan sistem.

2.      Salah Pengelolaan

Selain salahnya perhitungan persediaan barang dan pencatatan, kesalahan kerap kali terjadi karena pencatatan barang masih dilakukan secara manual. Biasanya perusahaan kecil atau usaha perorangan masih kerap menggunakan cara manual ini, tidak apa jika jumlah stok barang tidak terlalu banyak, namun jika stok barang sudah lumayan banyak, bukan tidak mungkin salah pengelolaan bisa terjadi. Pengelolaan persediaan secara sistematis menggunakan aplikasi inventory akan lebih efisien, mengurangi kesalahan dan lebih menghemat waktu.

3.      Penempatan Lokasi yang Buruk

Masalah terkait persediaan barang lainnya adalah manajemen alokasi barang yang buruk. Setiap barang pasti memiliki karakteristik yang berbeda dan hal tersebut juga tidak bisa sembarangan dalam menaruh lokasi penyimpanan barang sesuai asal yang diinginkan. Faktor-faktor seperti kelembapan, suhu, dan sirkulasi udara sangat penting Anda perhatikan. Mungkin pada awalnya akan biasa saja, namun seiring lamanya barang disimpan hal ini bisa menimbulkan masalah jangka panjang yang bisa menimbulkan perusahaan mengalami kerugian karena manajemen alokasi barang yang buruk.

4.      Produk Kadaluarsa

Perusahaan dapat mengalami kerugian apabila tidak bisa mengelola persediaan barangnya dengan baik. Produk yang rentan kadaluarsa seperti kosmetik ata makanan memiliki batas waktu sehingga perusahaan harus memiliki waktu  yang tepat untuk menjualnya sebelum masa kadaluarsa.

5.      Lokasi Barang Berantakan

Tanpa adanya sistem aplikasi inventory yang baik, penyimpanan barang ini bisa saja asal dalam penempatannya. Dan penyimpanan tidak dikategorikan berdasarkan jenisnya, hal tersebut menimbulkan barang berantakan dan akan sulit untuk mencarinya ketika barang akan mulai dijual.

6.      Stok Tidak Terjual

Dalam mengelola persediaan barang, apabila tidak menggunakan aplikasi inventaris yang baik. Hal tersebut bisa menimbulkan stok barang tidak terjual. Misalnya barang yang dikira sudah habis padahal masih tersedia di gudang. Hal ini menyebabkan barang tidak terjual, yang seharusnya menjadi keuntungan bagi perusahaan, malah kerugian karena barang terlewati tidak terjual.

Fungsi Aplikasi Inventaris Bagi Perusahaan

Ada beberapa fungsi manajemen inventory yang perlu Anda ketahui sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem inventory, berikut ini adalah kegunaan atau fungsi yang didapatkan :

1. Inventory Control

Sebuah perusahaan yang baik tentu saja harus bisa mengelola stok barangnya dengan baik. Karena tanpa adanya manajemen barang yang baik, perusahaan tidak bisa berjalan operasionalnya. Jika perusahaan memiliki stok barang yang sedikit, maka pelanggan bisa membatalkan pesanannya karena kehabisan stok barang. Pelanggan juga bisa kecewa karena barang yang mereka butuhkan tidak tersedia dan memilih produsen lain sebagai supplier mereka. Hal ini juga bisa berakibat fatal karena perusahaan bisa mengalami kerugian.

Oleh sebab itu Anda membutuhkan aplikasi inventaris yang terbaik supaya bisa melacak ketersediaan barang dan tidak mengalami kehabisan stok. Karena sistem aplikasi persediaan ini akan membantu Anda dalam mengatur ulang pemesanan secara otomatis untuk setiap produk yang dimiliki oleh perusahaan Anda.

2. Manajemen Inventory Sederhana

Mengelola ketersediaan barang secara manual tentu tidak akan efektif dan tidak akurat. Meskipun dengan karyawan yang piawai dalam mengaturnya, namun kemampuan manusia juga terbatas. Perusahaan memerlukan sistem yang bisa berjalan secara otomatis sehingga jalannya persediaan stok barang dapat berjalan dengan lebih mudah dan efisien.

3. Menyeimbangkan Supply dan Demand

Supaya perusahaan bisa berkembang dan tentu perusahaan bisa menganalisa persediaan barang masuk dan keluarnya. Anda tidak bisa menganalisis apabila tidak memiliki data yang akurat. Nah, apabila Anda memiliki memiliki software IT Inventory, Anda akan memiliki data yang sangat akurat. Anda bisa menyesuaikan data tersebut dengan kebutuhan pasar yang berdasarkan pada penjualan dan stok barang yang tersedia.

4. Pelacakan Serial Number

Kegunaan aplikasi Inventaris yaitu untuk melakukan pelacakan serial number. Software inventaris yang baik tentu saja bisa mengelola jumlah Serial number yang tidak terbatas.

5. Laporan Inventory

Aplikasi inventaris akan menghasilkan laporan secara otomatis. Laporan tersebut terdiri dari minimum stok barang, persediaan barang terkini, slow moving stock, hingga perkiraan atau forecasting.