Pakai Auto-Reply di E-Mail? Ikuti 6 Langkah Ini Biar Enggak Kena Retas

Menerapkan balasan otomatis (auto-reply) ke e-mail masuk memang memudahkan pekerjaan Anda, terutama saat Anda sedang tidak disibukkan dengan urusan kantor.

Balasan otomatis mungkin tampak tidak berbahaya, tetapi ternyata bisa memicu risiko. Namun, jika Anda tidak membatasi daftar penerima, fitur ini akan menuju ke surel siapa pun, hingga bisa saja sampai ke para pelaku kejahatan siber atau spammer. Apa yang akan mereka lakukan?

Bayangkan, Peter pergi berlibur dengan meninggalkan detail balasan otomatis pada e-mail. Sebagai contoh, "Saya akan keluar dari kantor sampai 27 Maret. Untuk keperluan informasi yang berkaitan dengan proyek Camomile, silakan hubungi Tati (e-mail, nomor telepon). Desain ulang proyek Medusa sedang ditangani oleh rekan saya, yaitu Andrew (e-mail, nomor telepon)."

Sekarang, Andrew menerima pesan yang tampaknya berasal dari Direktur Medusa LLC. Mengacu pada diskusi sebelumnya dengan Peter, para pelaku kejahatan siber akan meminta Andrew agar mereka melihat desain UI yang potensial. Dalam situasi tersebut, Andrew cenderung akan membuka lampiran atau mengikuti tautan, sehingga menyebabkan komputernya berisiko terinfeksi.

Baca Juga: Kripto Rentan Kejahatan Siber, Kaspersky Labs Kasih 5 Tips Aman

Terlebih, para pelaku kejahatan siber ini dapat menyebarkan informasi rahasia melalui pertukaran e-mail dengan merujuk pada karyawan yang absen dan riwayat pekerjaan mereka bersama. Semakin banyak mereka tahu tentang perusahaan, semakin besar kemungkinan karyawan stand-in akan meneruskan dokumen internal atau membocorkan rahasia komersial.

Bagaimana Langkah Pencegahannya?

Untuk mencegah kerugian yang dapat ditimbulkan dari balasan otomatis, Kaspersky Lab memberikan langkah yang dapat Anda lakukan, yakni:

1. Tentukan karyawan mana yang benar-benar perlu menggunakannya. Jika seorang karyawan hanya menangani beberapa klien, ia dapat memberi tahu mereka tentang ketidakhadirannya dengan satu kali e-mail atau melalui telepon.

2. Untuk karyawan yang tugasnya digantikan dengan hanya satu orang, lebih baik lakukan pengalihan e-mail (re-direction) yang langsung ditujukan pada orang terkait. Tentu, ini tidak selalu nyaman, tetapi menjamin pesan-pesan penting tidak akan terlewatkan.

3. Rekomendasikan agar karyawan membuat dua opsi balasan otomatis, satu untuk alamat internal dan satu untuk alamat eksternal. Instruksi lebih rinci dapat ditambahkan ke pesan untuk para kolega, tetapi pihak luar hendaknya tetap dibatasi.

4. Jika seorang karyawan hanya berkorespondensi dengan kolega, hilangkan sepenuhnya balasan otomatis ke alamat eksternal.

5. Pada kasus tertentu, informasikan para staf bahwa balasan otomatis tidak boleh berisi informasi berlebihan. Nama-nama lini produk atau pelanggan, nomor telepon kolega, informasi tentang ke mana karyawan pergi berlibur, dan detail lain yang tidak berguna.

6. Di server e-mail, gunakan solusi keamanan yang secara otomatis mendeteksi upaya spam dan phishing, serta memindai lampiran untuk malware di saat yang bersamaan.

Baca Juga: 6 Langkah Ciptakan Kebijakan Keamanan Siber yang Efektif