Cara Menyusun Key Performance Indicator (KPI) Karyawan

Mengukur kinerja karyawan adalah bagian penting dalam menilai kesehatan keuangan bisnis Anda. Karena orang-orang Anda adalah aset terbesar yang Anda miliki, maka Anda perlu memastikan investasi Anda dengan memperkerjakan mereka benar-benar membuahkan hasil.

Untuk itu, simak artikel ini yang akan membahas cara menyusun Key Performance Indicator berdasarkan beberapa KPI universal terbaik yang dapat digunakan bisnis Anda untuk memeriksa produktivitas dan efektivitas karyawan Anda dengan cepat.

Apa itu Key Performance Indicator (KPI)?

Key Performance Indicators (KPIs) adalah indikator penting (kunci) kemajuan menuju hasil yang diinginkan. KPI memberikan fokus untuk mencapai peningkatan strategis dan operasional, menciptakan dasar analisis untuk pengambilan keputusan, serta membantu memfokuskan perhatian pada hal yang paling penting. 

Baca Juga: Apa Itu Key Performance Indicator (KPI)?

Mengelola dengan penggunaan KPI termasuk menetapkan target (tingkat kinerja yang diinginkan) dan melacak kemajuan terhadap target tersebut. Mengelola dengan KPI sering kali berarti bekerja untuk meningkatkan indikator utama yang nantinya akan mendorong keuntungan yang tertinggal. Indikator utama adalah prekursor kesuksesan di masa depan, sedangkan indikator tertinggal menunjukkan seberapa sukses organisasi dalam mencapai hasil di masa lalu.

Manfaat Menentukan KPI kinerja karyawan

Jangan salah, KPI ini tidak boleh digunakan sebagai dasar untuk menilai kepribadian karyawan Anda. Penilaian kinerja bergantung pada penerapan yang akan mendapatkan feedback secara kualitatif dan kuantitatif yang tidak hanya berfokus pada keuntungan saja. Nilai karyawan Anda tidak dapat direduksi menjadi satu angka, dan itu bukanlah tujuan dari KPI ini.

KPI karyawan ini murni bertujuan sebagai penanda tingkat tinggi untuk menunjukkan profitabilitas karyawan secara keseluruhan. Mereka membantu bisnis - dan agensi pada khususnya - untuk dengan cepat mengidentifikasi potensi masalah yang memerlukan penyelidikan lebih lanjut, yang seringkali merupakan hasil dari masalah operasional yang lebih luas dan hambatan alur kerja.

Cara Menyusun KPI Karyawan 

Berikut adalah beberapa KPI yang biasa digunakan oleh sebuah perusahaan, antara lain:

A. Pendapatan per karyawan

= Pendapatan / jumlah karyawan

Ini adalah indikator paling dasar dari apa yang dihasilkan setiap karyawan. Ini berguna untuk memastikan tenaga kerja Anda tidak membebani Anda lebih dari yang mereka hasilkan. Ini sering digunakan untuk mengukur profitabilitas perusahaan.

B. Keuntungan per karyawan

= Keuntungan total / jumlah karyawan

Mirip dengan di atas, KPI kinerja karyawan ini memecah profitabilitas mentah (bebas dari pengeluaran), yang mungkin berguna untuk perusahaan dengan pekerja jarak jauh atau lepas yang tidak mengeluarkan biaya yang sama seperti karyawan internal.

C. Persentase tagihan karyawan

= (Total jam tagihan mingguan yang dicatat / total jam mingguan yang dicatat) x 100

Juga dikenal sebagai "tingkat pemanfaatan", KPI ini menunjukkan kepada Anda rasio keseluruhan dari pekerjaan yang menguntungkan secara langsung terhadap biaya internal yang dilakukan setiap karyawan. Perusahaan yang berbeda memiliki pendirian yang sangat berbeda tentang hubungan nilai antara waktu "yang dapat ditagih" dan waktu "yang tidak dapat ditagih", dan ternyata mereka itu sama pentingnya. Bagaimanapun cara Anda melihatnya, Anda perlu melihat berapa banyak waktu yang telah dihabiskan tim Anda pada waktu yang tidak dapat ditagih untuk menjaga keseimbangan yang sehat.

D. Tingkat penyelesaian tugas rata-rata

= Total waktu untuk menyelesaikan tugas yang sama (di seluruh jangka waktu yang ditetapkan) / berapa kali dilakukan

Sekali lagi, ini harus diambil sebagai panduan kasar untuk menginformasikan efisiensi tim Anda secara keseluruhan. Ini berguna untuk memahami berapa lama fase yang berbeda dari sebuah proyek biasanya memakan waktu karyawan Anda, sehingga Anda dapat meningkatkan perkiraan anggaran dan harga secara adil untuk setiap pekerjaan Anda.

E. Lembur per karyawan

= Jumlah jam lembur / jumlah karyawan

Metrik lembur rata-rata dapat diinterpretasikan dengan berbagai cara. Beberapa perusahaan menggunakannya untuk memahami kesehatan karyawan mereka - baik dalam hal keterlibatan dan kesejahteraan fisik. Tapi itu tidak boleh diambil sebagai indikator dedikasi karyawan, karena "presenteeism" saja tidak berarti "kualitas kerja" atau "antusiasme". Jika staf Anda terus-menerus bekerja lembur, Anda mungkin benar-benar perlu meningkatkan tenaga kerja Anda. Demi kepentingan budaya perusahaan Anda - baik menerima atau menolak lembur - ada baiknya untuk terus mengawasinya.

F. Kapasitas karyawan

= kapasitas mingguan - total jam yang dicatat

Kapasitas karyawan adalah ukuran kinerja produktif yang hebat. Mirip dengan lembur, ini menunjukkan kepada Anda siapa yang hampir kelelahan dan siapa yang memiliki ruang untuk melakukan lebih banyak pekerjaan. Sangat membantu untuk mendistribusikan pekerjaan secara merata ke seluruh tim Anda dan memahami siapa yang membutuhkan dukungan ekstra.

Cara Melacak KPI Karyawan Menggunakan Aplikasi

Banyak perusahaan bekerja di lembar Excel yang kompleks untuk mendapatkan angka yang dapat melacak KPI karyawan ini. Tetapi memang ada aplikasi untuk melacaknya, sehingga akan membantu kerja Anda.

Pelacak waktu otomatis seperti Timely dapat melacak semua angka yang diperlukan untuk mengerjakan KPI disaat Anda bekerja. Alat ini dapat mencatat waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas dan proyek, menunjukkan waktu yang dicatat terhadap kapasitas mingguan karyawan, dan memecah waktu yang dapat ditagih vs. waktu yang tidak dapat ditagih di dashboard yang sederhana.