Multipolar Technology Kenalkan Cara Kelola Dokumen Administrasi dan Aset Lebih Mudah dengan MailApp dan EIMS

Dalam dunia bisnis modern, efisiensi dan akurasi dalam mengelola dokumen serta aset perusahaan menjadi sangat penting, terutama bagi perusahaan yang mengelola ratusan hingga ribuan dokumen setiap bulannya. 

Menjawab kebutuhan tersebut, PT Multipolar Technology menghadirkan dua solusi terintegrasi yang mempermudah pengelolaan dokumen perusahaan, yaitu MailApp dan Equipment Information Management System (EIMS).

MailApp: Solusi Administrasi Dokumen yang Terintegrasi

MailApp adalah aplikasi yang dirancang khusus untuk mempermudah pengelolaan dan administrasi surat-menyurat dan dokumen dalam organisasi. Tidak hanya sebagai sistem pengarsipan, MailApp juga memberikan fitur untuk pelacakan persetujuan dokumen hingga dashboard yang memudahkan monitoring proses administrasi.

Didukung oleh teknologi terbaru, MailApp dapat diakses melalui perangkat mobile yang aman serta dilengkapi dengan dashboard intuitif.

Keunggulan MailApp

MailApp hadir dengan sejumlah fitur unggulan yang dirancang untuk memudahkan pengelolaan administrasi perusahaan secara modern dan efisien. Berikut adalah keunggulan MailApp.

1. Fleksibilitas dalam Pengelolaan Dokumen

MailApp memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan jenis dokumen yang dikelola sesuai dengan kebutuhan bisnis. Anda dapat dengan mudah menambahkan atau mengubah tipe dokumen, baik itu kontrak, laporan, atau surat resmi, sehingga proses administrasi menjadi lebih dinamis dan sesuai dengan perkembangan perusahaan.

2. Integrasi Jadwal

Dengan fitur ini, Anda tidak perlu lagi repot mengatur jadwal secara manual. MailApp terintegrasi langsung dengan kalender dan sistem reservasi ruang meeting. Setiap undangan meeting yang dikirimkan akan otomatis tersinkronisasi dengan kalender, memastikan tidak ada jadwal yang terlewat atau bentrok.

3. Keamanan Data

Keamanan dokumen menjadi prioritas utama MailApp. Fitur digital signature dan QR Code memastikan setiap dokumen yang dikirim atau diterima telah melalui proses autentikasi yang ketat, sehingga mengurangi risiko pemalsuan atau kebocoran data.

4. Sistem Peringatan

MailApp dilengkapi dengan sistem notifikasi atau alert yang dapat disesuaikan. Fitur ini membantu Anda mengingat tenggat waktu penting, seperti batas pengiriman dokumen atau jadwal meeting, sehingga tidak ada tugas yang terlupakan.

5. Akses Mobile

Untuk memudahkan akses di mana saja dan kapan saja, MailApp didukung oleh aplikasi mobile yang kompatibel dengan perangkat Android dan iOS. Dengan demikian, Anda dapat mengelola dokumen, jadwal, dan tugas administrasi lainnya langsung dari genggaman tangan.

6. Dashboard Interaktif

MailApp menyediakan dashboard yang intuitif dan informatif. Anda dapat melihat laporan lengkap dengan tampilan grafik yang aktif, memudahkan analisis data dan pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang akurat dan real-time.

7. Integrasi Menyeluruh

MailApp terintegrasi dengan berbagai platform populer seperti MS Office, Email, dan Outlook Calendar. Hal ini memungkinkan alur kerja yang lebih lancar dan efisien, tanpa perlu beralih antar aplikasi.

8. Peran Pejabat Pengganti

Fitur ini memungkinkan fleksibilitas dalam pengelolaan administrasi dengan mendukung peran acting dan sekretaris. Jika pejabat utama berhalangan, tugas-tugas administratif dapat dialihkan kepada pejabat pengganti tanpa mengganggu kelancaran operasional.

Baca Juga: Melejit 64,35%, Multipolar Technology (MLPT) Cetak Laba Bersih Rp368,88 Miliar Sepanjang 2024

EIMS: Sistem Manajemen Aset End-to-End untuk Perusahaan Multi-Site

Jika perusahaan Anda mengelola ratusan hingga ribuan perangkat yang tersebar di berbagai lokasi, EIMS adalah solusi manajemen aset yang tepat. Dirancang untuk memudahkan pengelolaan siklus hidup perangkat, EIMS mendukung seluruh proses mulai dari instalasi, pemeliharaan, hingga terminasi perangkat.

Fitur Utama EIMS

EIMS memungkinkan perusahaan untuk merekam dan mengelola data site, termasuk dokumentasi, alamat, dan koordinat peta yang terintegrasi dengan Google Maps. Berikut ini adalah fitur-fitur penting dalam EIMS.

1. Site Management

EIMS memungkinkan perusahaan merekam detail data site, mulai dari dokumentasi hingga alamat dan koordinat yang terintegrasi dengan Google Maps. Pengguna dapat dengan mudah membedakan antara site yang sudah beroperasi dengan site yang masih dalam tahap kajian.

2. Implementation

Fitur ini mendukung pencatatan aktivitas di lapangan seperti instalasi, penggantian, dan terminasi perangkat. Pengguna juga bisa memonitor progres pekerjaan serta isu yang muncul di site secara real-time. Selain itu, EIMS memfasilitasi pembuatan dan pencatatan Work Order (WO) dan Purchase Order (PO) yang terintegrasi dengan proses verifikasi dan approval deliverables oleh pihak internal.

3. Maintenance

EIMS mencatat kegiatan pemeliharaan baik yang terencana (periodic maintenance) maupun yang tidak terencana (corrective maintenance/insiden). Tersedia pula service request dan katalog layanan untuk membantu pengguna dalam menangani kebutuhan pemeliharaan dan insiden.

4. Asset Record

Fitur ini mendukung registrasi aset yang meliputi perangkat keras, suku cadang, dan barang habis pakai. Selain data spesifikasi, pengguna juga bisa mencatat nilai aset dan informasi garansi yang menyertainya.

5. Reporting & Dashboard

EIMS menyediakan berbagai laporan dan dashboard siap pakai, seperti:

• Laporan SLA dan insiden

• Laporan kinerja pekerjaan instalasi

• Laporan inventarisasi dan utilisasi aset

• Laporan disposal aset

• Laporan realisasi anggaran

• Laporan terkait vendor (PO/WO dan pembayaran)

Laporan-laporan ini dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai kebutuhan perusahaan secara online.

6. Budget Monitoring

Perusahaan dapat memantau anggaran dan realisasinya untuk aktivitas pengelolaan site dan perangkat kapan saja. EIMS juga memudahkan monitoring kewajiban finansial kepada vendor dan subkontraktor.

7. Mobile App

Aplikasi mobile memudahkan tim lapangan untuk melakukan update data langsung dari site, termasuk penambahan data secara instan.

8. Teknologi Terkini

EIMS V2.0 telah mengikuti tren teknologi modern dengan mengadopsi:

• Artificial Intelligence (AI) untuk analisis image dari kegiatan pemeliharaan

• Internet of Things (IoT) untuk otomatisasi pencatatan data berulang

• Radio Frequency Identification (RFID) untuk pelacakan aset

MailApp dan EIMS dari PT Multipolar Technology merupakan dua solusi digital yang saling melengkapi. MailApp mempercepat administrasi dokumen, sementara EIMS memastikan manajemen aset yang efisien di berbagai lokasi bisnis.