Multipolar Technology Percepat Adopsi Digital dengan Aplikasi MailApp

Memasuki era digital sudah selayaknya administrasi persuratan dikelola secara modern dan paperless, yang dapat diakses dari mana pun dan kapan pun. Terlebih dengan kondisi pandemi saat ini, di mana pekerjaan atau kolaborasi harus dapat dilakukan dari mana saja dengan meminimalkan pengiriman, sirkulasi, dan tanda tangan berkas atau dokumen secara fisik.

Melihat pentingnya hal ini, PT Multipolar Technology Tbk (Multipolar Technology) bekerja sama dengan PT Helios Informatika Nusantara mengadakan webinar dengan topik “Permudah dan Percepat Pengelolaan dan Administrasi Persuratan Secara Digital” (22/7/2021), yang memperkenalkan aplikasi persuratan MailApp berbasis web dan dilengkapi versi mobile guna memudahkan aksesibilitas dan mobilitas. 

Pertumbuhan dan sirkulasi dokumen dalam jumlah besar menjadi tantangan yang tidak ada habisnya apabila tidak didukung tata kelola berbasis teknologi. Masih banyak institusi yang harus mengelola dan mendata surat atau dokumen seperti surat masuk dan keluar, review konsep surat, serta disposisi surat secara manual atau belum terintegrasi. Namun jika jumlah surat masuk, surat keluar, dan disposisi yang dikelola sudah mencapai ribuan, hal ini sulit dilakukan tanpa dukungan aplikasi yang memadai. 

Erlina, Division Head Project Management Office Multipolar Technology mengatakan, Multipolar menghadirkan aplikasi MailApp siap pakai yang mudah digunakan, aman, serta dapat diintegrasikan dengan aplikasi kolaborasi yang umum dipakai sehari-hari seperti email dan Office 365. MailApp memiliki fitur lengkap yang memudahkan pembuatan berbagai jenis surat berdasarkan format standar, pengarsipan terpusat, pelacakan surat, dan kemampuan menangani dokumen dalam jumlah hingga ribuan setiap bulannya. 

“Untuk mendukung mobilitas, MailApp juga dilengkapi dengan fleksibilitas akses via aplikasi mobile,” papar Erlina. 

MailApp yang dikembangkan sendiri oleh Multipolar Technology ini menyuguhkan kemampuan merekam dan melacak histori persetujuan dokumen, sistem editor yang user friendly, lengkap dengan fitur digital signature dan QR Code. Pencarian surat atau berkas dapat dilakukan secara cepat dengan fitur pencarian melalui beberapa parameter, dan penelurusan pemrosesan surat bisa diketahui setiap saat melalui log surat. Dengan aplikasi yang berbasis web dan mobile, MailApp bisa diakses dari mana pun dan kapan pun secara mudah dan cepat. 

“Keunggulan lainnya adalah, pengoperasian MailApp demikian mudahnya karena aplikasi ini terintegrasi dengan Microsoft Word dan Microsoft Exchange atau Outlook yang sudah biasa kita pakai sehari-hari, sehingga tidak usah kuatir lagi dengan kesenjangan teknologi. Penata kelola administrasi persuratan bisa melakukan pemantauan melalui dashboard dan reporting dengan active chart, atau melakukan penyesuaian peran pengguna dan pengaktifan fitur tertentu hanya dengan setting parameter saja,” tambah Erlina. 

Beberapa keunggulan utama dari MailApp di antaranya; Penambahan dan perubahan tipe surat yang fleksibel. Digital signature dan QR Code untuk autentikasi. Didukung versi aplikasi mobile berbasis Android dan iOS. Terintegrasi penuh dengan Microsoft Office (editing surat menggunakan Word). Terintegrasi penuh dengan Microsoft Exchange (email). 

Lebih lanjut dijelaskan bagaimana aplikasi MailApp yang berjalan di atas platform Wintel seperti HPE ini memungkinkan administrasi persuratan dilakukan dengan mudah berkat dukungan fitur-fitur teknologi terkini. Administrasi persuratan bisa dilakukan dengan cepat, mulai dari editing surat, melacak dan mencari surat, hingga peninjauan dan penandatanganan surat. Percepatan dan efisiensi dimungkinkan dengan proses yang paperless dan akses secara mobile dari mana saja.  

Pemrosesan surat manual seringkali menghadapi ketidakpastian waktu untuk verifikasi hingga finalisasi dengan tanda tangan. Dengan MailApp, semua pihak akan mendapatkan notifikasi untuk menindaklanjuti pemrosesan surat dan jika waktu pemrosesan akan melewati service level atau standar layanan yang telah ditetapkan. Penelusuran dan pencarian surat juga menjadi mudah dengan fitur advance search yang bisa dipilih parameter pencariannya sesuai kebutuhan. 

Sebagai mitra kerja Kementerian BUMN, Multipolar Technology telah menerapkan standar-standar nasional yang berlaku, antara lain untuk pengarsipan mengacu pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), untuk digital signature bisa diintegrasikan dengan provider bersertifikasi seperti Peruri (Percetakan Uang Republik Indonesia), dan BSrE (Balai Sertifikasi Elektronik).

Aplikasi MailApp memberikan perspektif baru mengenai aplikasi persuratan atau nota dinas elektronik yang modern dan mengadopsi konsep digitalisasi terkini. Sebagai penyedia solusi digital terkemuka di Indonesia, Multipolar Technology terus menghadirkan inovasi solusi dan layanannya bagi perusahaan di berbagai sektor industri agar bisa lebih cepat dalam melakukan transformasi digital.