Aplikasi Absensi Online Berbasis Web, Solusi Pengelolaan Data Karyawan Zaman Now!

Absensi merupakan salah satu komponen yang masuk dalam pengelolaan data karyawan. Adalah tugas divisi HR melakukan pengelolaan data karyawan yang bermuara pada kompensasi dan benefit serta penilaian terhadap performance management. Divisi HR bertugas untuk melaporkan hasil pengelolaan data tersebut secara periodik untuk mengevaluasi kinerja SDM yang dimiliki perusahaan secara umum.

Meskipun terlihat mudah, data yang dilaporkan HR haruslah valid. Oleh karena itu, dibutuhkan ketelitian dan akurasi yang tinggi dalam pengelolaan data-data ini. Untuk mempermudah proses pelaporan tersebut, banyak perusahaan kini menggunakan bantuan aplikasi absensi online berbasis web. Setidaknya ada 4 laporan wajib yang harus dibuat divisi HR setiap bulannya.

Baca Juga: Sistem Akuntansi Perusahaan Bisnis Online, Berikut Penjelasan Manfaatnya

1. Laporan Kehadiran (Presensi)

Beberapa perusahaan menyebut laporan ini sebagai laporan absensi (ketidakhadiran). Istilah apapun yang digunakan tidak menjadi masalah, tergantung pada fokus laporan. Apakah ingin melaporkan persentase kehadiran karyawan dalam satu bulan atau lebih fokus pada ketidakhadirannya. Laporan ini sangatlah penting, terutama bagi perusahaan yang menyediakan tunjangan harian. 

Jumlah presensi akan menentukan jumlah tunjangan yang berhak diterima oleh karyawan. Lebih besarnya lagi, laporan presensi dapat dimanfaatkan untuk mengukur angka produktivitas ataupun beban kerja karyawan yang akan berpengaruh pada pengembangan strategi perusahaan.

2. Laporan Gaji

Laporan selanjutnya yang harus dikerjakan oleh divisi HR setiap bulannya adalah laporan gaji. Laporan gaji menjadi salah satu acuan untuk memprediksi keuangan perusahaan dalam satu periode. Selain itu, laporan gaji dibutuhkan oleh bagian keuangan untuk menghitung dasar perhitungan beban PPh 21. Yang terpenting, laporan gaji memiliki kaitan dengan pemberian hak karyawan. Setiap bulannya seluruh karyawan menanti-nanti tibanya waktu gajian. Oleh karena perannya yang sangat sensitif, laporan gaji harus dikerjakan dengan sangat hati-hati dan teliti. Nantinya, setiap karyawan akan menerima slip dari penerimaan gaji bulanannya.

3. Laporan Sakit / Izin

Ketidakhadiran karyawan karena sakit dan izin juga perlu dirangkum dalam sebuah laporan khusus. Laporan ini dapat menunjukkan pola ketidakhadiran karyawan karena izin dan sakit, kecenderungan kebutuhan karyawan secara personal, dan kapan HR perlu melakukan proses rekrutmen karyawan magang ataupun karyawan tetap.

4. Laporan Cuti

Cuti merupakan hak karyawan dan tim HR memiliki kewajiban untuk mengelolanya. HR bertugas untuk meng-update jumlah cuti yang digunakan, memastikan izin cuti dikantongi karyawan sebelum waktu cuti tiba serta mengevaluasi prosedur cuti agar menjadi lebih mudah dan efisien. Laporan cuti yang tersaji secara rapi dan detail dapat menunjukkan kecenderungan pola cuti yang digunakan karyawan sehingga perusahaan dapat lebih mudah menentukan kebijakan shifting, reward cuti, dan lain sebagainya. Data tersebut juga penting digunakan sebagai acuan saat karyawan resign dan PHK, jatah cuti yang belum digunakan bisa diperhitungkan sebagai UPH (Uang Penggantian Hak).

Keempat laporan tersebut dibuat secara periodik (umumnya per bulan) untuk mempermudah sistem pengelolaan sistem administrasi. Data yang tidak dikelola secara berkala akan bertumpuk dan akhirnya tidak bisa digunakan secara efektif. Tanpa adanya pencatatan/pengelolaan data yang baik, alur kerja divisi HR tidak dapat berjalan dengan semestinya.

Pada 2017, hampir 73% divisi HR perusahaan tidak didukung oleh teknologi yang memadai dalam melakukan pengelolaan data ini. Kebanyakan dari mereka harus bekerja lembur terutama pada akhir bulan untuk menyelesaikan laporan presensi, gaji, cuti, perjalanan dinas, dan lain sebagainya. Hal ini pun terus terjadi berulang setiap bulannya. Seiring berkembangnya teknologi di masa ini, persentase di atas sudah mulai berkurang.

Beberapa perusahaan yang menyadari kekurangan tersebut kini menerapkan HRIS (Human Resources Information System) dengan tujuan agar divisi HR dapat menjalankan tugasnya secara efektif. Data seluruh karyawan diintegrasikan ke dalam sebuah sistem sehingga pekerjaan HR dapat diselesaikan dengan waktu yang efisien. Salah satu HRIS yang banyak digunakan saat ini adalah aplikasi absensi online berbasis web, perjalanan dinas online, slip gaji online, dan pengajuan cuti online. Aplikasi ini dapat digunakan dan di-download dengan mudahnya melalui mobile android dan ios.

Beberapa fitur yang tersedia akan melakukan perekapan data secara otomatis. Tidak perlu lagi menginput data presensi one by one, pengelolaan data kepegawaian dapat dilakukan secara mudah hanya menggunakan satu aplikasi. Fitur-fitur yang tersedia di antaranya adalah presensi, lembur, pengajuan cuti, perjalanan dinas, pengajuan izin dan slip gaji.