Apa Itu Ad Hoc Reporting?

Seiring bertambahnya volume data, membuat perannya juga ikut bertambah dalam setiap pengambilan keputusan bisnis. Namun bagi organisasi yang benar-benar memanfaatkan nilai data pada saat tertentu, data tersebut harus mudah diakses, akurat, dan mutakhir. Hanya dengan begitu pembuat keputusan akan sepenuhnya mempercayai laporan dan analisis dan secara intuitif memahami informasi yang diberikan oleh data mereka.

Ad hoc reporting dapat memberdayakan semua karyawan mulai dari pemimpin nonteknis hingga analis data profesional untuk mengakses insight organisasi utama sehingga mereka dapat menjawab pertanyaan seputar bisnis di tempat dan membuat keputusan yang proaktif dan terinformasi dengan baik.

Baca Juga: Apa Itu Pusat Biaya?

Apa itu Ad Hoc Reporting?

Ad hoc reporting adalah proses dalam bisnis yang digunakan untuk membuat laporan dengan cepat sesuai kebutuhan. Ad hoc reporting umumnya dibuat untuk penggunaan satu kali guna menemukan jawaban atas pertanyaan terhadap bisnis, seperti berapa banyak tiket dukungan yang diselesaikan minggu lalu atau berapa banyak panggilan yang dilakukan tenaga penjualan kemarin.

Ad hoc reporting biasanya menyajikan informasi dalam format visual yang memudahkan pengumpulan insight dengan cepat. Dengan alat  ad hoc reporting yang tepat, siapa pun dengan akses yang diperlukan ke aplikasi tersebut mampu membuat laporan dari awal, terlepas dari keahlian datanya, menghindari kebutuhan untuk menunggu analisis standar dari tim analis TI.

Ad Hoc Reporting Punya Peranan Penting Bagi Bisnis

Ad hoc reporting berbeda dari pelaporan statis tradisional di mana spesialis teknis, seperti analis data, membuat dan mendistribusikan laporan. Melalui ad hoc reporting, karyawan diberdayakan untuk menemukan jawaban atas pertanyaan bisnis pada saat tertentu, tanpa harus menyampaikan tugasnya ke tim lain.

Masih ada tempat untuk laporan data berulang atau berkelanjutan yang dibuat oleh para analis. Canned report laporan yang dibuat oleh pengguna bisnis atau disertakan dalam perangkat lunak sebuah bisnis menjadi alat yang penting karena laporan tersebut terus-menerus memberikan data kinerja utama dari waktu ke waktu, seperti tren penjualan, pergeseran pasar, dan kinerja produk. Alat ini mampu menggunakan data secara real time, tetapi laporan ini terekam disimpan dan digunakan kembali saat ad hoc reporting dibuat untuk skenario sekali pakai kapan saja.

Ad hoc reporting menjadi alat yang ringkas, tepat, intuitif, dapat dibagikan, dan juga dapat mendorong kolaborasi dan pengambilan keputusan. Cara ad hoc reporting yang digunakan dapat bervariasi dari bisnis ke bisnis, dan dapat bergantung pada jenis perangkat lunak pelaporan dan analisis ad hoc yang digunakan dikombinasikan dengan kebutuhan tim bisnis.

Untuk Apa Ad Hoc Reporting Digunakan?

Ad hoc reporting dapat memenuhi kebutuhan analisis data yang belum dipenuhi oleh laporan berulang statis yang dihasilkan setiap minggu, bulan, atau tahun. Secara khusus, ad hoc digunakan untuk melakukan hal-hal seperti menganalisis bagaimana kinerja bisnis pada titik waktu tertentu, bahkan jika data tersebut belum dianalisis oleh laporan terjadwal.

Ad hoc membantu organisasi di semua industri untuk tetap waspada dan bereaksi terhadap perubahan mendadak, sehingga memberi mereka keunggulan yang kompetitif.

Penggunaan Ad Hoc Reporting

Banyak perusahaan di seluruh industri mengandalkan ad hoc reporting untuk menginformasikan pengambilan keputusan sehari-hari. Berikut adalah beberapa contoh spesifik tentang bagaimana berbagai sektor menggunakannya.

Penjualan: Ad hoc reporting memudahkan manajer penjualan untuk memanfaatkan data tertentu, mulai dari membuat laporan yang menunjukkan berapa banyak item yang terjual selama periode tertentu hingga analisis mendalam yang menggambarkan hasil penjualan berdasarkan skenario tertentu, seperti lokasi atau perwakilan penjualan.

Kesehatan: Beberapa industri mengumpulkan lebih banyak data untuk membantu layanan kesehatan. Dokter, manajer departemen, dan administrator layanan kesehatan mungkin bukan analis data, tetapi untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif, mereka harus dapat membuat laporan dan analisis data yang sesuai. Misalnya, rumah sakit dapat menjalankan ad hoc untuk menemukan apa yang mungkin menjadi penyebab mendasar dan apakah masalahnya diisolasi ke departemen tertentu. Memahami masalah ini dapat membantu rumah sakit menemukan solusi sehingga pasien menerima perawatan yang lebih baik.

Sumber daya manusia: Perusahaan mengumpulkan berbagai data karyawan gaji, absen, hari sakit, informasi tunjangan, informasi kinerja, dan masih banyak lagi. Alat pelaporan dan analisis ad hoc memungkinkan departemen SDM untuk menemukan kekurangan yang, jika diselesaikan, dapat meningkatkan kepuasan dan keterlibatan karyawan. Misalnya, tim SDM dapat menjalankan analisis pada penjadwalan PTO yang disetujui selama minggu tertentu, menelusuri untuk melihat apakah itu selaras dengan variabel lain atau tidak.

Keuangan: Tim akuntansi dan keuangan mengandalkan angka AR dan AP, metrik, indikator kinerja utama (KPI) dan data bisnis lainnya. Pelaporan dan analisis data ad hoc memudahkan tim keuangan untuk menelusuri kombinasi data keuangan apa pun sesuka hati. Ini akan memungkinkan tim keuangan meninjau diskon atau profitabilitas produk baru, atau bahkan mengetahui alasan mengapa pengeluaran satu wilayah sangat tinggi pada kuartal tertentu.

Ritel: Laporan dan analitik dapat membantu organisasi ritel dalam beberapa cara, seperti memahami apa yang memengaruhi volume penjualan sehingga mereka dapat mengoptimalkan tingkat inventaris untuk mencegah stok mati. Ad hoc reporting dapat menunjukkan waktu tertentu dari volume penjualan yang rendah, sementara analisis dapat memungkinkan manajer untuk menyimpulkan alasannya, apakah itu musiman atau terdapat kondisi eksternal seperti penurunan ekonomi di area tertentu. Memanfaatkan informasi ini dapat membantu manajer menentukan apakah mereka harus mengurangi inventaris atau mengurangi jam kerja, misalnya.