Pengertian Aplikasi Absensi Online, Manfaat, dan Rekomendasinya

Seiring dengan kemajuan teknologi yang makin pesat di era digital, secara tidak langsung mengubah sejumlah rutinitas sehari-hari. Salah satu bukti nyata yang terlihat di dunia kerja adalah kini mulai banyak perusahaan yang menggunakan sistem dan sudah merasakan manfaat aplikasi absensi karyawan berbasis online untuk memastikan rekaman kehadiran karyawan tercatat rapi dan efisien.

Dulu, pencatatan absensi atau kehadiran karyawan dilakukan secara manual. Ketika teknologi perlahan diterapkan dalam dunia kerja, muncul sejumlah perangkat untuk membantu sejumlah pekerjaan. Aplikasi absensi karyawan jauh lebih unggul dan praktis, tak memakan banyak biaya, sistem terintegrasi secara otomatis, dan data yang akurat.

Baca Juga: Bongkar Aplikasi Pinjol Ilegal, Polisi Tetapkan 11 Tersangka

Bagi perusahaan baru yang akan memulai beralih digital, pasti merasa bingung apa yang perlu dipertimbangkan dari menggunakan sistem absensi, khususnya online. Mungkin juga ada beberapa perusahaan yang sudah menggunakan sistem absensi karyawan terintegrasi, tapi sedang mempertimbangkan perubahan. Namun, apa sebenarnya aplikasi absensi karyawan online? Simak artikel berikut ini.

Pengertian Aplikasi Absensi Online

Aplikasi absensi online bagi karyawan adalah sistem yang berguna untuk mencatat jam kehadiran karyawan melalui sebuah website di komputer atau menggunakan aplikasi pada smartphone yang terkoneksi dengan internet.

Pada umumnya, karyawan hanya perlu memasukkan username dan password di aplikasi yang ada di smartphone mereka untuk melakukan absensi.

Aplikasi absensi karyawan online adalah sebuah sistem yang mencatat kehadiran karyawan berdasarkan syarat dan ketentuan yang telah diatur. Pada umumnya, sebuah data yang dihasilkan dari sistem absensi karyawan akan menampilkan informasi berikut:

• Waktu datang dan waktu pulang;
• Waktu terlambat;
• Izin/Cuti;
• Berbagai fitur seperti remote working.

Manfaat Penggunaan Aplikasi Absensi Karyawan Online

1. Mudah dalam Penggunaan

Manfaat aplikasi absensi karyawan online dapat memberikan report data secara real-time. Pengecekan data terkini melalui absensi karyawan dapat dilakukan kapan saja, di mana saja melalui aplikasi. Sekalipun perusahaan tersebut memiliki cabang dan karyawan berada di lokasi yang berbeda-beda atau sedang remote working. 

Aplikasi ini juga dapat melakukan tracking terhadap beberapa karyawan yang tidak masuk tanpa sebab atau bolos sehingga perusahaan dapat memberikan langkah lebih cepat kepada karyawan yang bersangkutan.

2. Dapat Mencegah Lupa Absen

Jika menggunakan sistem absensi seperti fingerprint, beberapa orang akan lebih mudah lupa untuk melakukan absensi saat absen masuk dan pulang kerja sehingga absensi terlewat dan tidak terdaftar pada sistem. Oleh karena itu, beberapa karyawan yang lupa kadang akan datang kembali dan melakukan absen dengan waktu yang tidak sesuai. 

Jika menggunakan aplikasi, risiko kelupaan tersebut dapat diminimalisasi karena karyawan bisa melakukan absensi saat jam pulang kantor lebih mudah dan cepat hanya dari aplikasi.

3. Terintegrasi dengan Payroll System

Salah satu kelebihan dari aplikasi untuk mengelola absensi adalah adanya integrasi dengan payroll system. Dengan begitu, hal seperti pembayaran gaji, pembayaran uang lembur, pembayaran BPJS dan hal-hal yang menyangkut tugas Human Resources (HR) dan finance dapat dilakukan lebih akurat. 

Selain itu, kemudahan lainnya yang dapat dirasakan oleh karyawan adalah bisa mempermudah karyawan untuk melakukan reimbursement sehingga nominal reimbursement yang diberikan dapat langsung diajukan dan diproses lebih cepat.

4. Mudah Mengelola Absensi Karyawan

Fungsi utama dari penggunaan aplikasi absensi adalah selain mempermudah karyawan untuk melakukan absensi, perusahaan juga akan lebih mudah dan efisien dalam mengatur absensi dari setiap karyawan. 

Dengan menggunakan aplikasi, perusahaan tidak lagi perlu repot untuk membuat laporan secara manual atau tertulis. Karena, proses pengelolaan absensi bisa dilakukan dengan lebih mudah serta sistem yang user friendly seperti absensi online dari Mekari Talenta.

5. Melatih Tanggung Jawab dan Kejujuran

Penggunaan aplikasi akan membuat karyawan bersikap jujur, tidak meninggalkan pekerjaan sebelum waktunya atau menitip absen kepada rekan kerja. 

Adanya aplikasi ini memang dapat mempermudah proses absensi yang dilakukan karyawan, tetapi dalam prosesnya tanggung jawab dan kejujuran akan dilatih saat setiap harinya melakukan absensi melalui aplikasi.

Rekomendasi Layanan Aplikasi Absensi Karyawan di Indonesia 

Berikut daftar rekomendasi layanan aplikasi absensi online bagi karyawan di Indonesia yang dapat diandalkan untuk memudahkan absensi karyawan:

1. Absensi Online Mekari Talenta

Talenta adalah aplikasi HRIS berbasis teknologi cloud yang memiliki layanan absensi online Mekari Talenta yang telah banyak terlibat di industri SaaS. Software ini mencakup banyak fitur untuk penggunanya yang cukup bermanfaat karena produk ini juga sudah memiliki fitur mobile friendly. Tentunya, hal tersebut akan menambah keuntungan dalam operasional HR perusahaan.

Baca Juga: Dengan SIPD, Daerah Tidak Perlu Buat Aplikasi Baru

Penggunaan aplikasi Talenta dengan fitur absensi ini mampu mengatur absensi masuk, monitoring real time, jadwal shifting, hingga rekap kehadiran otomatis. Jadi, keberadaan Talenta Attendance ini sangat memudahkan pengusaha dalam pengoperasian jadwal karyawan, secara akurat, efisien, serta efektif.

Selain itu, dapat melakukan perhitungan absensi karyawan dengan akurat melalui software absensi karyawan yang sudah terintegrasi dengan payroll. Aplikasi ini menawarkan beberapa fitur-fitur unggulan seperti:

• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor;
• Fitur manajemen waktu, tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan;
• Fitur absensi mobile, seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan di mana saja. Fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu;
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya;
• Fitur kustomisasi yang sangat terperinci;
• Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri;
• Fitur tim support yang efektif dan responsive;
• Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Manfaat menggunakan aplikasi absensi online dari Mekari Talenta

• Software payroll & HRIS terautomasi: Proses administrasi HR dan payroll yang menjadi lebih efisien melalui automasi;
• Software akuntansi online terintegrasi: Dapatkan data transaksi, stok barang, dan laporan keuangan secara real-time;
• Software pengelolaan pajak online: Mekari Talenta merupakan mitra resmi DJP Indonesia dengan standar keamanan bersertifikasi internasional;
• Aplikasi personalisasi benefit: Anda dapat mengelola asuransi dan program benefit karyawan lainnya yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan;
• Software CRM omni-channel: Merupakan aplikasi CRM end-to-end untuk automasikan sistem penjualan dan layanan pelanggan.

Dengan beragam manfaat yang diberikan oleh absensi online Mekari Talenta, kini telah menjadi pilihan bagi puluhan ribu perusahaan yang membutuhkan solusi pengelolaan SDM dan finansial berbasis komputasi awan dengan mayoritas penggunaannya berasal dari sektor UMKM.

2. Waktoo

Waktoo merupakan sebuah aplikasi absensi berbasis web yang dapat digunakan untuk karyawan maupun mahasiswa. Fitur-fitur yang ditawarkan cukup lengkap dan memastikan data-data yang diterima perusahaan dan perguruan tinggi masuk secara real time.

Kemudian, ada juga network validation yang membuat karyawan mudah dalam mengakses aplikasi melalui layanan internet yang terhubung pada jaringan yang ditentukan. Jadi, proses presensi atau absensi, pengajuan cuti, dan lain sebagainya bisa dilakukan dengan cepat.

Selain itu, aplikasi absensi online ini mempunyai fitur real-time tracking yang memudahkan pihak perusahaan atau perguruan tinggi mengawasi karyawan atau mahasiswa secara langsung. Waktoo juga menyediakan masa trial untuk percobaan secara gratis.

3. Appsensi 

Appsensi adalah absensi online berbasis web buatan pengembang lokal yang dapat diakses gratis oleh perusahaan maupun karyawan melalui website maupun smartphone. Appsensi menyediakan fitur clock-in atau clock-out dan perusahaan juga dapat menggunakan fitur perhitungan gaji secara otomatis saat memakai akses premium. Ada juga fitur-fitur unggulan lain seperti face detection dan geo tagging untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan SDM.

Fitur Geo Tagging yang dimiliki oleh Appsensi juga dapat memberikan informasi lokasi paling akurat dan bisa membantu perusahaan untuk memastikan bahwa karyawan bekerja di tempat yang seharusnya.

Baca Juga: Aplikasi Investasi Bibit.id Diguyur Dana Segar, Capai USD 80 Juta Lebih

4. Timely

Timely adalah perusahaan software absensi asal luar negeri yang dapat melacak kinerja karyawan perusahaan hanya dengan mengakses satu dashboard saja. Melalui Timely, Key Performance Indicator (KPI) akan terinput secara real-time.

Anda juga dapat membuat dan mengajukan dokumen lembur, mengelola timesheet yang akan dilanjutkan untuk proses penggajian, dan dapat terhubung pada berbagai perangkat lain seperti Trello, Asana, Toggl, dan Todolist.

5. Time Camp

Aplikasi absensi online yang bernama Time Camp dapat digunakan untuk melacak kehadiran karyawan, mengetahui sejauh mana pengerjaan deadline tugas karyawan, dan juga mengubah entry waktu secara manual untuk disesuaikan dengan masing-masing timesheet karyawan.

Hanya dengan mengandalkan akses internet, Time Camp dapat diakses di mana saja secara online. Jika pengguna ingin menggunakannya secara offline, seluruh data dapat disinkronisasikan pada akun online tiap pengguna.

6. Time Doctor

Software absensi Time Doctor yang terpasang pada ponsel tiap pengguna dan karyawan dapat dirancang bagi karyawan yang sedang menjalani Work From Office (WFO) atau yang sedang melakukan perjalanan dinas.

Software ini dapat memantau kemajuan pekerjaan tiap karyawan atau anggota tim. Selain itu, karyawan juga dapat mengetahui jika terdapat tambahan tugas baru untuk mereka selesaikan. Time Doctor memiliki fitur GPS yang dapat melacak lokasi karyawan.

7. Open Time Clock

Open Time Clock dapat digunakan perusahaan untuk melakukan manajemen waktu dan juga layanan sistem absensi. 

Fitur yang dihadirkan dapat diaplikasikan secara gratis walau jumlah karyawan yang tidak terbatas. Namun, jika Anda ingin meningkatkan atau meng-update fitur-fitur yang terdapat dalam Open Time Clock, terdapat biaya untuk melakukannya.

Kesimpulan

Banyaknya manfaat aplikasi absensi karyawan online ini menjadi sistem yang digunakan untuk merekam kehadiran karyawan, baik melalui website atau smartphone yang terkoneksi dengan internet.

Demikian informasi lengkap seputar aplikasi absensi karyawan online, mulai dari manfaat penggunaan aplikasi hingga daftar rekomendasi beserta keunggulan dari masing-masing aplikasi tersebut. Semoga Anda dapat lebih bijak dan jeli dalam memilih sistem absensi karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Absensi online Mekari Talenta merupakah salah satu aplikasi absensi karyawan online terbaik dan tentunya dapat menjadi solusi perusahaan dalam mengelola absensi karyawan lebih mudah. Fitur-fitur unggulan lainnya yang terdapat pada absensi online Mekari Talenta dapat juga diakses melalui smartphone masing-masing karyawan.

Dengan demikian, karyawan dapat dengan mudah melakukan segala kepentingan yang berhubungan dengan absensi dari mana saja dan kapan saja. Dengan adanya absensi online Mekari Talenta semuanya dapat dilakukan dengan lebih teratur dan lebih cepat dari sebelumnya.