Apa Itu Key Performance Indicator (KPI)?

Jika Anda sedang menghadiri rapat eksekutif, sesi menyusun strategi, atau tinjauan kinerja lainnya dalam bisnis apa pun, kemungkinan besar Anda akan mendengar istilah 'KPI' disebutkan berkali-kali.

Kebanyakan orang dalam diskusi tersebut akan mengetahui bahwa KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicators, tetapi jika Anda menanyakan ke setiap orang untuk menjelaskan apa sebenarnya KPI itu, kemungkinan Anda akan mendengar banyak definisi yang berbeda.

Baca Juga: Apa Itu SMART Goals?

Di situlah letak masalahnya: KPI sering menjadi hal yang populer dalam bisnis modern, namun istilah ini sering digunakan secara berlebihan dan disalahpahami. Artinya, meskipun KPI sangat umum, bisnis yang benar-benar menggunakan KPI secara efektif tidak begitu umum. Dan itu sangat memalukan karena, jika digunakan dengan benar, KPI dapat membuat perbedaan besar bagi kesuksesan bisnis. Untuk itu, artikel ini akan menjelaskan mengenai apa itu KPI dan mengapa sebuah bisnis harus menggunakannya.

Definisi Key Performance Indicator (KPI)

Key Performance Indicator adalah suatu nilai terukur yang menunjukkan seberapa efektif perusahaan mencapai tujuan bisnis utama. Sebuah organisasi menggunakan KPI di berbagai tingkat untuk mengevaluasi keberhasilan mereka dalam mencapai target.

KPI tingkat tinggi dapat berfokus pada kinerja bisnis secara keseluruhan, sedangkan KPI tingkat rendah dapat berfokus pada proses di departemen seperti penjualan, pemasaran, SDM, dukungan, dan kebutuhan lainnya.

Sekarang kita tahu bahwa KPI adalah singkatan dari Key Perfomance Indicator atau dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai indikator kinerja utama, dan ini sama berharganya dengan strategi lain dalam bisnis. Jika terlalu sering, organisasi secara membabi buta akan mengadopsi KPI yang sudah diakui industri dan kemudian bertanya-tanya mengapa KPI tersebut tidak mencerminkan bisnis mereka sendiri dan gagal untuk melakukan perubahan yang positif.

Salah satu aspek KPI yang paling penting, tetapi sering diabaikan, yaitu KPI adalah bentuk komunikasi. Dengan demikian, mereka akan mematuhi aturan dan praktik terbaik yang sama seperti bentuk komunikasi lainnya. Informasi yang ringkas, jelas dan relevan kemungkinan besar akan diserap dan ditindaklanjuti.

Dalam hal mengembangkan strategi untuk merumuskan KPI, tim Anda harus mulai dari dasar-dasar dan memahami apa tujuan organisasi Anda, bagaimana rencana Anda untuk mencapainya, dan siapa yang dapat bertindak berdasarkan informasi ini.

Ini harus menjadi proses berulang yang melibatkan feedback dari analis, kepala departemen, dan manajer. Saat misi pencarian fakta ini terungkap, Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang proses bisnis mana yang perlu diukur dengan dashboard KPI dan dengan siapa informasi tersebut harus dibagikan.

Cara Menentukan KPI

Mendefinisikan Key Perfomance Indicator bisa menjadi sesuatu yang rumit. Kata kunci dalam KPI adalah "kunci" karena setiap KPI harus berkaitan dengan hasil bisnis tertentu dengan kinerja yang terukur. KPI sering kali disalahartikan dengan metrik bisnis. Meskipun sering digunakan dalam bidang yang sama, KPI perlu ditentukan sesuai dengan tujuan inti bisnis Anda. Ikuti langkah-langkah berikut saat menentukan KPI

• Apa hasil yang Anda inginkan?

• Mengapa hasil ini penting?

• Bagaimana cara Anda untuk dapat mengukur progress bisnis?

• Bagaimana Anda dapat memengaruhi hasilnya?

• Siapa yang bertanggung jawab atas hasil bisnis Anda?

• Bagaimana Anda tahu bahwa Anda telah mencapai hasil Anda?

• Seberapa sering Anda akan meninjau kemajuan menuju hasil ini?

KPI Sebagai Alat Pengambilan Keputusan Utama

Pengambil keputusan yang efektif harus memahami bahwa mereka membutuhkan informasi tentang dimensi utama kinerja, dan hal ini dapat dicapai dengan menyaring mereka ke dalam KPI, sama seperti cara dokter mencoba memahami kesehatan seseorang.

Alih-alih mengira-ngira penyakit seseorang, dokter akan fokus pada pengukuran kesehatan utama terlebih dahulu, misalnya, mengukur tekanan darah Anda, dan mengukur kadar kolesterol, detak jantung, dan indeks massa tubuh sebagai indikator utama kesehatan Anda.

Dalam sebuah organisasi, KPI yang paling efektif berkaitan erat dengan tujuan strategis dan membantu menjawab pertanyaan bisnis yang paling kritis. Oleh karena itu, titik awal yang baik adalah mengidentifikasi pertanyaan yang perlu dijawab oleh pembuat keputusan, manajer, atau pemangku kepentingan eksternal. Satu atau dua yang disebut Key Perfomance Question (KPQ) harus diidentifikasi untuk setiap tujuan strategis.

Setelah pertanyaan bisnis yang paling penting sudah diidentifikasi, Anda dapat memilih atau mengembangkan KPI yang tepat yang paling membantu menjawab pertanyaan tersebut. Dengan begitu, semua KPI akan menjadi strategis, relevan, dan bermakna.

Pentingnya Memilih KPI Yang Tepat

Ada ribuan jenis KPI untuk digunakan dan sebagian besar perusahaan merasa sulit untuk memilih yang jenis KPI yang tepat untuk bisnis mereka, hingga akhirnya mereka hanya mengukur dan melaporkan sejumlah besar informasi tentang segala hal yang mudah diukur.

Ini hanyalah salah satu dari beberapa “perangkap” KPI, sehingga jika tidak hati-hati, organisasi akan menjadi korbannya. Atau, terkadang mereka hanya memilih KPI yang tampaknya sudah digunakan orang lain, terlepas dari apakah itu berguna untuk bisnis mereka atau tidak. Inilah mengapa sangat penting untuk mengembangkan KPI yang tepat untuk organisasi Anda.

Dalam lanskap bisnis yang sangat menantang dan kompetitif saat ini, semakin penting bagi para pemimpin bisnis dan eksekutif senior untuk dapat membuat keputusan yang lebih tepat, meningkatkan kinerja, dan mencari cara baru untuk mendapatkan keunggulan dalam persaingan mereka.

KPI, bila dipahami dengan benar dan digunakan secara efektif, akan menjadi alat yang ampuh untuk mencapai hal tersebut. Tanpa KPI, sebuah organisasi bisnis hanya berjalan tidak tentu arah.