Mengenal Stock Opname: Pengertian, Manfaat dan Cara Mengelolanya dengan Aplikasi Stok Barang Online

Apakah anda pernah membayangkan bagaimana pemilik supermarket atau toko mengelola setiap barang yang ada di toko tersebut? Sudah pasti tidak mungkin karyawan toko atau supermarket tersebut mengecek setiap barang yang ada satu per satu saat menjalankan stock opname. Alasannya satu, karena satu toko saja jumlah persediaan barangnya bisa mencapai ribuan.

Baca Juga: 4 Tips Memilih Software Akuntansi Terbaik Serta Rekomendasinya

Proses stock opname secara manual sudah pasti akan sangat memakan waktu. Itu sebabnya banyak bisnis retail yang beralih menggunakan aplikasi stok barang online dengan harapan stock opname bisa berjalan lebih cepat dan mudah.

Lalu apa sih maksudnya stock opname? Mari kita lihat penjelasannya berikut ini.

Pengertian Stock Opname

Menurut Wikipedia, stock taking atau stock opname adalah proses pengecekan fisik dari jumlah dan kondisi barang yang ada di tempat penyimpanan atau gudang. Perusahaan dapat memastikan proses bisnis berjalan dengan lancar, salah satunya melalui pengecekan persediaan produk yang ditawarkan.

Kegiatan ini umumnya sangat memakan waktu jika masih dilakukan secara manual, karena banyaknya kegiatan yang tercakup di dalamnya, mulai dari menghitung jumlah barang, melakukan pemeriksaan secara langsung, serta melakukan penataan untuk memudahkan operasional bisnis ketika suatu produk tertentu dibutuhkan.

Cakupan kegiatan tadi bahkan dapat dirinci lagi untuk memastikan ketersediaan produk, misalnya dengan menentukan posisi produk dalam gudang serta memperkirakan produk apa yang paling sering keluar masuk.

Hal yang menjadi keperluan perusahaan dalam melakukan stock opname adalah karyawan dengan ketelitian tingkat tinggi. Syarat ini penting karena jika terjadi kesalahan perhitungan jumlah barang, bukan hanya perusahaan yang akan merugi, namun orang yang melakukan pengecekan inventory juga akan dituntut pertanggungan jawabnya.

Untuk mempermudah prosesnya dan meminimalisir terjadinya kesalahan, anda bisa menggunakan teknologi barcode, ataupun aplikasi stok barang online. Tak hanya menjadikan proses pengecekan inventory menjadi lebih efektif dan efisien, barcode juga berguna untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan.

Tujuan Stock Opname

1. Menghindari kecurangan

Apapun lini bisnis yang anda jalankan, penting untuk melakukan stock opname dari waktu ke waktu. Kegiatan ini diperlukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya pencurian atau penggelapan barang yang dilakukan oleh staf. Anda juga bisa menghindari kecurangan yang terjadi di gudang dengan aplikasi stok barang online.

2. Mengetahui permintaan pasar

Penghitungan stock taking yang baik membantu perusahaan untuk mengetahui produk apa saja yang sedang banyak dicari oleh pelanggan dan produk mana yang kurang diminati oleh pelanggan, sehingga perusahaan dapat mempertimbangkan apakah perlu melakukan persediaan ulang untuk suatu produk. Anda juga bisa mengetahui permintaan pasar dengan aplikasi stok barang online.

3. Mengontrol jumlah persediaan barang di gudang

Khusus di bisnis retail, stock taking sangat penting dilakukan untuk menghindari kejadian stok kosong serta untuk mengetahui kondisi barang dan mengawasi tanggal kadaluarsa. Dengan mengetahui jumlah barang sebenarnya yang ada di gudang, perusahaan dapat memperkirakan kapan waktu yang tepat untuk memperbarui stok persediaan suatu produk.

Selain itu, proses ini bertujuan untuk mengetahui kesesuaian antara jumlah yang tercatat dalam administrasi pembukuan atau keuangan bisnis dengan situasi riil yang ada. Selisih antara jumlah produk yang ada di gudang dengan jumlah produk yang tercatat dalam pembukuan bisnis dapat berdampak untuk keperluan audit. Anda juga bisa kontrol jumlah persediaan barang dengan aplikasi stok barang online.

4. Stock opname sebagai tolak ukur perkembangan perusahaan

Di sejumlah perusahaan, tujuan melakukan stock taking adalah untuk mengetahui sejauh mana perusahaan tersebut berkembang. Semakin banyak jumlah barang yang ada di gudang dan semakin cepatnya proses keluar masuk barang di gudang adalah sebuah pertanda bahwa perusahaan semakin baik dalam menjalankan bisnisnya, sehingga perusahaan dapat menggunakan aplikasi stok barang online untuk memudahkannya.

Kapan Sebaiknya Melakukan Stock Opname?

Sebenarnya tidak ada standar baku mengenai waktu pelaksanaan stock opname. Ada yang sebulan sekali, tiga bulan sekali, hingga enam bulan sekali. Hal ini sangat tergantung dengan kebijakan dari masing-masing perusahaan.

Namun secara rata-rata, lebih banyak perusahaan yang melakukannya setiap tiga atau empat bulan sekali. Alasannya karena proses pelaksanaannya yang memang makan waktu yang tidak sedikit. Ada pula perusahaan yang melakukannya di akhir tahun. Anda juga bisa tahu kapan harus melakukan stok opname dengan aplikasi stok barang online.

Tata Cara Stock Opname

1. Persiapan Awal

Tahapan ini dilakukan jauh-jauh hari sebelum kegiatan yang sebenarnya dimulai. Sebelum melaksanakan perhitungan stock opname, perusahaan menginformasikan karyawan gudang untuk menyiapkan penanda yang biasanya berupa label atau stiker. Penanda ini berfungsi untuk memisahkan setiap produk sesuai dengan kategori yang telah ditentukan sebelumnya.

Kemudian, karyawan gudang juga harus merapikan produk yang tersedia di gudang. Misalnya dengan menata posisi barang sesuai dengan jenisnya untuk menghindari kerepotan, sehingga pelaksanaan kegiatan stock opname akan lebih mudah.

Setelah mengatur letak semua barang dalam gudang sesuai dengan jenis atau kategori barangnya, karyawan gudang juga perlu menempelkan penanda pada barang serta memisahkan barang-barang yang tidak akan atau tidak perlu masuk dalam proses penghitungan stock opname. Hal tersebut bertujuan agar proses penghitungan menjadi lebih mudah, apalagi dengan aplikasi stok barang online.

2. Tahap Persiapan Akhir

Pada umumnya pelaku usaha melakukan persiapan akhir mendekati hari penghitungan stock opname. Pelaku usaha menjabarkan proses kegiatan stok opname yang akan dilakukan kepada setiap karyawan yang terlibat untuk memastikan bahwa semua orang memahami tugasnya masing-masing, sehingga tidak terjadi kebingungan di hari pelaksanaan penghitungan.

Pastikan jangan sampai ada pembagian tugas yang tumpang tindih antara satu karyawan dengan karyawan lainnya agar produktivitas kerja terjaga, sehingga proses stock taking berjalan dengan efektif dan efisien.

Selanjutnya, perusahaan melakukan persiapan terakhir yang sangat penting pada hari terakhir sebelum memulai penghitungan stock opname, agar data gudang yang tercatat sudah benar-benar merupakan versi terbaru yang tidak akan berubah lagi.

Persiapan tersebut adalah perusahaan harus menginformasikan pihak gudang untuk melengkapi input informasi awal, terutama yang termasuk dalam proses mutasi barang. Hal ini bertujuan untuk mengetahui barang apa saja yang baru masuk gudang atau keluar dari gudang tepat sehari sebelum pelaksanaan penghitungan stock opname.

Setelah selesai menginput informasi, pastikan juga agar pihak gudang tidak lagi menerima permintaan untuk memasukkan atau mengeluarkan barang ke maupun dari gudang. Dengan demikian, data pada tahap persiapan akhir ini tidak akan berubah sehingga tidak menimbulkan kerancuan ketika proses penghitungan stock opname berjalan. Anda juga pakai aplikasi stok barang online untuk memudahkannya.

3. Tahap Perhitungan

Pada tahapan ini, pelaku usaha perlu memastikan kembali bahwa seluruh informasi transaksi terkait persediaan barang dalam gudang telah masuk ke dalam sistem. Setelah itu, langkah selanjutnya adalah membuat pedoman cetak dengan mencetak datanya pada sistem.

Pastikan karyawan yang menangani persediaan dalam gudang tidak memegang pedoman tersebut, karena pedoman ini akan dipakai untuk mencocokkan data dalam sistem dengan jumlah yang sebenarnya di dalam gudang.

Jika karyawan yang menangani persediaan barang di gudang memiliki akses terhadap pedoman cetak atau terhadap data yang ada di dalam sistem, akan adakemungkinan karyawan untuk melakukan mark up terhadap jumlah barang dalam gudang.

Hal ini menyebabkan perusahaan tidak mendapatkan perbandingan yang sesungguhnya antara data yang dipegang dengan jumlah sebenarnya di dalam gudang. Padahal, keseluruhan rangkaian kegiatan penghitungan stock opname dilakukan untuk mendapatkan perbandingan tersebut.

Lakukan penghitungan setiap jumlah barang dalam gudang berdasarkan pedoman cetak sebelumnya. Lakukan dengan setepat dan sejujur mungkin, contohnya dengan mencatat kondisi sebenarnya yang mungkin saja berbeda dengan catatan dalam pedoman. Tidak menjadi masalah jika terdapat selisih jumlah dalam proses ini. Informasi mengenai selisih tersebutlah yang dicari dalam proses stok opname agar dapat perusahaan dapat melakukan penyesuaian.

Adanya selisih tersebut memberikan indikasi terjadinya kecurangan atau kesalahan dalam pencatatan, sehingga perlu tindakan lebih lanjut untuk menemukan akar masalahnya agar perusahaan dapat menentukan langkah penyelesaiannya. Dalam proses audit, langkah ini menjadi signifikan karena akan menentukan nilai audit perusahaan.

Kesimpulan

Proses stock opname memang sangat menyita banyak waktu. Dan apabila terjadi kesalahan pada prosesnya, kegiatan ini sering berujung pada hal-hal yang merepotkan. Itulah sebabnya banyak perusahaan yang tak lagi melakukan stock opname secara manual, alias menggunakan aplikasi stok barang online.

Salah satu aplikasi stok barang online yang kami sarankan adalah aplikasi stok barang online dari Jurnal. Dengan kelengkapan seperti barcode scanner, proses stock taking pun akan berjalan dengan lebih mudah dan efisien.