Allianz Lakukan Penyederhanaan Proses Pengadaan di Era Pandemi

Allianz Indonesia memiliki tiga values sebagai bagian dari budaya perusahaan (corporate culture) perusahaan, yaitu trust, care, dan eAZy. Ketiganya menjadi pedoman dan pendorong utama bagi semua pemangku kepentingan dalam melakukan pekerjaan sehari-hari yang diwujudkan dalam bentuk tindakan dan perilaku yang konsisten.

Sesuai values tersebut, Allianz Indonesia senantiasa mengutamakan integritas dalam setiap proses bisnis yang dijalankan, termasuk di dalamnya terkait pengadaan/procurement, terlebih di masa pandemi ini.

Baca Juga: Gandeng PasarPolis dan Gojek, Allianz Permudah Akses Perlindungan

Hasinah Jusuf, Director of Legal & Compliance Allianz Life Indonesia menjelaskan Allianz Indonesia dengan cepat mempelajari dan beradaptasi dengan perubahan yang terjadi sejak pandemi melanda. Dalam memenuhi kebutuhan internal, ia mengatakan Allianz Indonesia menyederhanakan proses pengadaan dengan tetap menjaga akuntabilitas perusahaan.

"Kami juga memastikan karyawan mematuhi aturan yang ada dan mengikuti seluruh proses yang diwajibkan. Strategi ini kami lakukan dengan mengedepankan integritas perusahaan serta sebagai perwujudan salah satu value dari corporate culture kami, yakni trust," jelas Hasinah.

Di tengah masa pandemi Covid-19, berbagai risiko semakin meningkat. Kecepatan menjadi salah satu kunci utama di tengah kondisi krisis saat ini sebagai upaya untuk tetap mampu terkoneksi dengan publik dan menjawab tantangan akibat pandemi Covid-19. Allianz Indonesia dalam kegiatan operasional tetap membutuhkan pengadaan barang dan jasa, bahkan kebutuhannya meningkat dan memerlukan proses yang cepat.

Dengan banyaknya perubahan yang terjadi pada saat ini, Allianz Indonesia menyesuaikan strategi-strategi agar tetap dapat mempertahankan dan memberikan kualitas terbaik bagi para pemangku kepentingan dan masyarakat pada umumnya.

Proses pengadaan di Allianz Indonesia sepenuhnya menggunakan sistem digital sehingga secara proses serta tingkat layanan (SLA) yang disepakati dengan vendor tetap dapat terpenuhi dengan baik. Kualitas atas produk barang dan jasa tetap merupakan prioritas utama meskipun dengan kondisi saat ini.

Ketika Allianz Indonesia menerapkan work from home (WFH), tim Procurement menjaga koordinasi dan komunikasi yang baik dengan vendor agar mendapat informasi yang lengkap dan akurat atas suatu barang dan jasa yang diperlukan sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.

"Proses pembayaran juga salah satu hal yang krusial dan erat kaitannya dengan kepercayaan (trust) kepada Allianz Indonesia. Oleh karena itu, Allianz Indonesia tetap menjaga tingkat layanan dan ketepatan waktu pembayaran dengan seluruh vendor," sebutnya.

Selain itu, Allianz Indonesia memastikan pemilihan vendor yang ditunjuk untuk melakukan pekerjaan jasa maupun pengadaan barang yang diperlukan sudah melalui proses seleksi serta melihat historikal reputasi dan kredibilitas vendor tersebut.

Dari sisi volume transaksi, pengadaan di Allianz Indonesia sampai dengan periode Juni 2020 tidak mengalami perubahan signifikan dibandingkan periode yang sama pada tahun sebelumnya. Sampai dengan Juni 2020 terdapat sebanyak 1.230 transaksi dengan nilai total mencapai Rp160 miliar, sementara pada periode yang sama pada tahun 2019 volume transaksi pengadaan, yaitu sebanyak 1.314 transaksi dengan dengan nilai transaksi sebesar Rp147 miliar.

Penurunan jumlah transaksi terjadi karena menyesuaikan kebijakan perusahaan untuk meninjau ulang rencana pengadaan atas proyek-proyek terutama yang mengalami dampak langsung dari Covid-19, sementara kenaikan nilai transaksi disebabkan adanya pengadaan skala besar atas sarana penunjang operasional terkait kebijakan WFH.

"Dalam menghadapi situasi di tengah pandemi ini, perusahaan diharuskan bergerak cepat dan fleksibel, terutama dalam hal pengadaan. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk memahami situasi dan kondisi yang berubah sangat cepat agar dapat membuat perencanaan (planning), pelaksanaan, kemudian melakukan monitoring untuk melengkapi seluruh proses yang tetap sesuai dengan prosedur. Kami melakukan penyederhanaan proses, namun tetap berpegang teguh pada integritas dan akuntibilitas," kata Hasinah.

Untuk memitigasi kemungkinan penyalahgunaan dalam proses pengadaan, Allianz Indonesia tetap menjalankan prosedur yang berlaku, yaitu

1. melakukan penyaringan integritas pemasok secara digital;

2. awareness campaign terkait penerimaan hadiah di mana harus diberitahukan dan mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari departemen Compliance. Karyawan juga diharuskan membuat deklarasi tahunan bahwa mereka tidak menerima hadiah atau hiburan atau undangan yang berpotensi menimbulkan benturan kepentingan;

3. awareness campaign kepada vendor bahwa Allianz Indonesia dan karyawannya tidak diperbolehkan untuk menerima hadiah/hiburan dari vendor;

4. terdapat klausul anti-penyuapan sebagai klausul standar yang wajib dicantumkan untuk setiap perjanjian Allianz Indonesia beserta sanksinya.

Baca Juga: Allianz Donasikan Paket Sembako dan Masker ke Sejumlah Kota

Spesifikasi teknis sudah menjadi bagian dari perencanaan awal yang diputuskan bersama oleh tim BCM yang dibentuk di awal masa krisis yang terdiri dari perwakilan berbagai departemen terkait, yaitu Risk Management, HR, IT, Procurement, General Services, dan Finance, sehingga pemilihan vendor dan mekanisme pengadaannya sudah terencanakan dengan baik.

Transparansi proses menjadi salah satu tolok ukur dalam proses pengadaan di Allianz Indonesia. Semua pihak terkait akan berupaya melakukan fungsinya secara maksimal dan bisa saling memonitor. Integritas bukan hanya diukur pada saat krisis, tetapi sudah menjadi budaya dan mentalitas dalam bekerja.

Upaya lainnya adalah melalui komunikasi reguler dari bagian compliance perusahaan serta keterlibatan bagian compliance perusahaan dalam proses pengadaan khususnya terkait dengan integritas, benturan kepentingan, serta anti-suap dan anti korupsi bagi internal maupun eksternal (vendor).