Mengenal Sistem Inventory, Pengertian, Cara Mengelola, dan Jenis-jenisnya

Cara mengelola sistem inventory adalah hal yang penting supaya bisnis dapat berjalan dengan lancar, karena ada kalanya pemilik bisnis tidak hanya memiliki satu dua jenis barang. Simak pembahasan lengkap pada artikel ini.

Agar bisnisnya berjalan lancar, sudah menjadi rahasia umum bahwa pemilik usaha perlu menyediakan beberapa item berbeda sebagai stok atau inventory. Dalam skala besar, pasti dibutuhkan sistem pengelolaan yang tepat agar stok tersebut bisa senantiasa dipantau.

Baca Juga: Begini Cara Maksimalkan Keuntungan dalam Menjalankan Bisnis Kos-kosan

Dalam bisnis, hal semacam ini dikenal dengan sistem inventory. Pada dasarnya, inventory adalah stok. Jadi, sistem inventory adalah teknik yang digunakan pengusaha untuk mengelola stok dalam usaha yang dijalankan. Agar lebih mengerti tentang inventory dan segala hal yang berkaitan, simak ulasan berikut.

Mengenal Inventory

Meskipun secara bahasa inventory bisa diartikan sebagai stok, pengertiannya bisa berubah tergantung industri yang terlibat. Secara umum, inventory mengacu pada setiap barang atau bahan yang dimiliki oleh perusahaan dan dijual demi mendapat keuntungan.

Dalam industri manufaktur, inventory bisa berupa produk akhir yang diproduksi dan siap dijual atau bahan baku dan barang setengah jadi yang disimpan di gudang. Sementara itu dalam industri jasa, inventory digunakan untuk menyebut unsur-unsur yang dilibatkan dalam proses jual beli jasa.

Contoh sederhana inventory industri jasa adalah kamar kosong yang ada di hotel; informasi klien dan proyek pada jasa konsultan; atau dokumen dan buku yang akan diterjemahkan pada jasa translation.

Jenis Inventory

Untuk lebih mudah memahami soal sistem aplikasi inventory, ada baiknya kita tahu jenis-jenis inventory agar tahu cara mudah mengelola sistem ini.

1. Bahan Baku

Jenis inventory yang pertama adalah bahan baku. Meskipun tidak bisa dijual langsung, kita tidak bisa membuat produk unggulan bisnis tanpa adanya bahan baku. Bahan baku sendiri merupakan semua bahan yang digunakan untuk menghasilkan produk akhir.

Contohnya, dalam industri minuman sari buah, bahan bakunya adalah buah-buahan dan pemanis makanan dari berbagai pemasok. Bahan tersebut nantinya akan diolah sampai menjadi minuman. Produk minuman inilah yang akan dijual dan dipasarkan. Konsep bahan baku sebagai inventory biasanya hanya ada pada industri pabrik.

2. Proyek yang Sedang Berjalan

Tidak hanya bahan baku, pekerjaan yang sedang dilakukan sebelum produk benar-benar jadi juga bisa dikategorikan sebagai inventory. Misalnya, dalam proses pembuatan minuman sari buah, proses pengambilan sari dari buah-buahan termasuk salah satu jenis inventory.

Tidak hanya pada barang mentah, hal serupa juga berlaku pada produk jadi tetapi belum siap dipasarkan. Contohnya, produk kue yang belum melalui proses pengujian mutu. Produk kue ini termasuk inventory karena masih terlibat dalam proyek atau pekerjaan yang sedang berjalan.

3. Barang Jadi

Barang jadi biasanya digunakan untuk menyebut produk siap jual yang akan diedarkan di pasar. Produk ini telah melewati setiap tahapan produksi dan pengujian kualitas. Sebagaimana sebelumnya, barang jadi juga termasuk dalam kategori inventory.

Barang jadi termasuk salah satu inventory utama yang keberadaannya selalu dicatat dalam laporan keuangan perusahaan. Inilah alasan barang jadi kerap terlibat dan menjadi unsur penting yang tidak boleh dilewatkan jika perusahaan tidak ingin merugi dalam sistem pengelolaan stok.

4. Inventory MRO

Merupakan singkatan dari maintenance, repairing, dan operating, MRO tidak dikategorikan sebagai inventory tetapi memiliki peranan penting dalam perusahaan. MRO biasanya digunakan untuk melakukan perawatan dan pemeliharaan mesin atau alat lain yang terlibat dalam proses produksi barang.

Contoh barang-barang yang termasuk MRO adalah pelumas mesin, mesin pendingin makanan, seragam, baut, mur, sekrup, dan lain sebagainya. Jenis inventory ini biasanya ditemukan dalam industri manufaktur.

5. Penyangga

Penyangga sebagai inventory adalah stok pengaman pada gudang berupa barang-barang untuk memenuhi kebutuhan atau demand tidak terduga. Keberadaan penyangga sangat bermanfaat ketika tiba-tiba terjadi bencana alam, keterlambatan proses didtribusi barang, atau adanya mogok kerja.

Penyangga sangat bermanfaat dalam keberlangsungan usaha dan menjaga angka penjualan tetap stabil. Inilah alasan fungsi inventory penyangga begitu penting. Terlebih lagi, kondisi pasar sulit diprediksi dan selalu mengalami fluktuasi yang tidak pasti.

Membaca ulasan tentang jenis inventory, kita sampai pada kesimpulan bahwa hal ini memiliki peranan penting dalam sebuah industri. Itulah sebabnya dibutuhkan langkah pengelolaan tepat.

Cara Mengelola Inventory

Sebagai panduan, berikut beberapa tip mengelola sistem inventory di sebuah perusahaan.

1. Tentukan prioritas

Dari berbagai jenis inventory yang telah disebutkan sebelumnya, pasti ada beberapa yang memiliki peranan penting. Agar pengelolaan maksimal, tentukan prioritas stok berdasarkan kategori yang telah dibuat sebagai langkah awal. Misalnya, masukkan stok ke dalam kategori paling, jarang, dan tidak sering kita pesan.

Pengategorian ini akan membantu kita mengelola keuangan sehingga dana yang ada benar-benar terkelola dengan baik. Pemborosan pun dapat ditekan sehingga kondisi ekonomi perusahaan cenderung sehat.

2. Catat semua informasi produk

Selain mengategorikan ke dalam beberapa kelompok, pastikan pula Anda mencatat setiap informasi inventory yang dimiliki agar barang dapat dilacak setiap saat. Lengkapi pencatatan tersebut dengan informasi tentang barcode, nomor lot, identitas pemasok, atau SKU (surat keterangan usaha).

Tidak hanya melacak, langkah ini juga bisa memberikan informasi bermanfaat yang dapat digunakan untuk menentukan harga jual barang.

3. Lakukan audit pada inventory opname

Setiap industri pasti memiliki stock opname yang tersedia setiap saat. Agar sistem stok selalu sehat, jangan ragu untuk mengaudit inventory tersebut selama beberapa periode baik harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan.

Audit dapat membantu kita mengetahui angka pasti stok yang tersedia sehingga suatu saat, barang yang jarang laku akan dikurangi stoknya atau barang yang memiliki banyak peminat akan diperbanyak untuk memperbaiki kondisi keuangan.

4. Terapkan aturan 80-20

Idealnya, 80% keuntungan berasal dari 20% barang yang terjual. Dalam pengelolaan inventory, cobalah untuk fokus pada angka 20%. Selain dapat memperbaiki ekonomi perusahaan, langkah ini akan membantu kita memahami siklus penjualan dan mengetahui barang yang menghasilkan paling banyak keuntungan.

Jadi, pastikan ada rekap akurat mengenai barang-barang yang menjadi prioritas sistem inventory.

Selain beberapa tip di atas, Anda juga bisa memanfaatkan bantuan aplikasi seperti Jurnal by Mekari dalam mengelola stok. Jurnal by Mekari sendiri melakukan aplikasi kasir yang bisa dijalankan secara online dan offline dengan perhitungan yang akurat. Dengan bantuan aplikasi ini, sistem inventory bisa dilakukan dengan mudah dan praktis.

Itulah ulasan tentang sistem inventory dan cara mengelolanya. Dari ulasan tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem inventory adalah bagian penting dalam manajemen perusahaan. Semoga bermanfaat.