Zaman Sekarang Bisnis Kertas Jadi Digital? Ini Keuntungannya!

Untuk perusahaan di mana pun, frasa kunci dari era digital telah mengambil alih. Frasa "tanpa kertas", yang mengacu pada proses memindahkan semua dokumentasi, file, dan catatan ke dalam format digital.

Tetapi bagaimana cara mengetahui apakah bisnis Anda akan mendapat manfaat dari transisi semacam itu?

Melakukan perubahan dengan tidak lagi menggunakan kertas dalam bisnis mungkin belum tentu tepat untuk semua jenis bisnis. Transisi ini tergantung dari jenis bisnis Anda. Untuk menentukan apakah strategi ini cocok untuk bisnis Anda, Berikut penjelasan tentang keuntungan yang bisa bisnis Anda dapatkan dari transisi ini.

Hemat Waktu

Pertama, menghemat waktu tanpa kertas. Alih-alih mencetak dokumen, mengarsipkannya, dan kemudian harus mencari mereka secara manual di kemudian hari, proses pengambilan dokumen Anda menjadi sesederhana menekan "Ctrl + F."

Ini dapat menghilangkan banyak jam kerja yang terbuang dan memungkinkan karyawan Anda untuk menggunakan waktu mereka lebih banyak untuk tugas-tugas lain.

Akses Lebih Baik

Ketika file disimpan secara digital di cloud, organisasi di bisnis Anda langsung menjadi lebih fleksibel. Seberapa fleksibel? Perhatikan contoh berikut:

Katakanlah bisnis Anda berlokasi di New York City dan Anda bertemu dengan klien utama di Los Angeles. Pada hari Jumat sore, Anda mendiskusikan proyek dengan klien dan perlu merujuk ke file tertentu yang ada di kantor.

Anda menelepon kantor dan tiba-tiba ingat bahwa sudah jam 7 malam dan pintu kantor tentu sudah tertutup. Anda harus menunggu hingga Senin pagi untuk mendapatkan file, atau meminta salah satu karyawan Anda untuk pergi pada hari Sabtu pagi untuk membantu Anda. Sungguh merepotkan.

Sekarang, jika file Anda itu tidak dalam bentuk kertas, yang harus Anda lakukan hanyalah masuk ke akun cloud Anda, cari file, dan tunjukkan kepada klien. Kenyamanan menjadi operasi tanpa kertas dapat menghemat banyak masalah dalam hal logistic.

Ruang Tersimpan

Satu lembar kertas mungkin tidak memakan banyak ruang, tetapi puluhan ribu halaman tentu saja.

Selama bertahun-tahun, bisnis dapat mengumpulkan kotak file. File-file ini harus pergi ke suatu tempat; mereka akhirnya berakhir di ruang kantor yang penuh sesak.

Dengan tanpa kertas, perusahaan dapat mengosongkan lemari, ruang rapat, dan bahkan seluruh kantor.

File digital, di sisi lain, tidak mengambil ruang fisik di tempat Anda sama sekali. Mereka disimpan dari jarak jauh dan dapat diakses dari mana saja, yang berarti Anda tidak lagi harus menyia-nyiakan biaya penyimpanan file fisik.

Keamanan Lebih Kuat

Menyimpan dokumen di cloud lebih aman daripada menyimpan file sensitif di kantor. Dokumen digital dienkripsi dan dilindungi oleh berbagai lapisan keamanan, dan akses dapat dibatasi hanya untuk beberapa individu.

Selain itu, file digital tidak berisiko hilang karena pencurian atau kebakaran, yang kadang-kadang terjadi untuk usaha kecil.

Hemat Uang

Menurut EPA, kantor tanpa kertas menghemat sekitar $80 per karyawan (setiap tahun) dalam biaya yang berkaitan dengan kertas, tinta, toner, ruang penyimpanan, dan ongkos kirim.

Jika Anda memiliki organisasi dengan 400 karyawan, ini bisa mencapai lebih dari $32.000 per tahun. Itu adalah bagian perubahan besar untuk perusahaan mana pun.

Ramah Lingkungan

Tahukah Anda bahwa perusahaan rata-rata memproses lebih dari 10.000 lembar kertas setiap tahun? Itu sekitar 20 rim, atau setara dengan pohon kecil.

Sekarang bayangkan jika setiap bisnis berjalan tanpa kertas. Anda bisa menyelamatkan seluruh hutan. Manfaat ramah lingkungan dari pergi tanpa kertas mungkin tidak sejelas tabungan yang terkait dengan biaya dan ruang, tetapi mereka pasti berharga.