Apa Itu Faktur?

Faktur adalah rincian pengiriman barang yang terdapat daftar barang, harga barang dan hal lain yang terkait dengan pembayaran. Faktur mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. 

Jika barang atau jasa dibeli secara kredit, faktur biasanya mencantumkan persyaratan kesepakatan dan memberikan informasi tentang metode pembayaran yang tersedia.

Bentuk faktur bisa berbeda-berbeda tergantung perusahaan dan kebutuhan. Dalam sebuah faktur, biasanya juga tertera cara pembayaran dan status pembayaran dari sebuah transaksi. Jika pembayaran transaksi dilakukan dengan cara kredit, faktur haruslah memuat langkah-langkah pembayaran tiap termin hingga transaksi lunas.

Baca Juga: Apa Itu Emiten?

Jenis Faktur

Faktur memiliki beberapa jenis yang berbeda tergantung dari bagaimana cara penggunaan dan juga fungsinya. Namun terdapat 3 jenis yang paling sering digunakan di kalangan pebisnis, yaitu:

1. Invoice Biasa

Faktur jenis ini biasanya merupakan jenis tagihan yang dikirimkan setelah semua produk diterima oleh pelanggan. Adapun rincian dari tagihan ini sederhana, yakni hanya nama kedua pihak yang melakukan transaksi, alamat pengiriman, produk, jumlah harga hingga tanda tangan. Di dalamnya ada batas waktu kepada pelanggan untuk membayarkan tagihannya.

2. Invoice Proforma

Selanjutnya Invoice Proforma yaitu jenis tagihan sementara yang diberikan oleh pihak penjual kepada pembeli. Tagihan jenis ini biasanya diberikan jika belum semua produk sampai di tangan pelanggan.

Jika semua barang telah diterima oleh pihak pelanggan, maka penjual disarankan untuk memberikan Invoice/Faktur Biasa untuk menggantikan Invoice Proforma atau sementara tadi agar tidak ada kesalahpahaman di antara kedua pihak yang melakukan transaksi.

3. Invoice Konsuler

Faktur jenis ini terbilang yang paling rumit karena surat tagihan ini biasa dilakukan apabila terjadi perdagangan internasional atau ekspor dan impor barang dari luar negeri ke dalam negeri. Ada juga beberapa detail penting yang tidak boleh dilewatkan oleh penjual, seperti persetujuan dari perwakilan kedua negara hingga perdagangan.

Sejak era komputer, orang dan bisnis lebih mudah mengandalkan faktur elektronik sebagai alternatif dari dokumen kertas. Faktur elektronik atau e-faktur, adalah bentuk penagihan elektronik untuk menghasilkan, menyimpan, dan memantau dokumen terkait transaksi antarpihak dan memastikan persyaratan perjanjian mereka terpenuhi.

Dokumen elektronik ini mungkin termasuk faktur dan tanda terima, pesanan pembelian, catatan debit dan kredit, syarat dan instruksi pembayaran, dan slip pengiriman uang. Faktur digital biasanya dikirim melalui email, halaman web, atau aplikasi. Keuntungannya yaitu:

• Permanen dan ketahanan terhadap kerusakan fisik
• Kemudahan dalam mencari dan menyortir nama, istilah, atau tanggal tertentu
• Peningkatan kemampuan audit
• Kemampuan untuk mencetak atau mereproduksi sesuai permintaan
• Kemampuan pengumpulan data dan kecerdasan bisnis
• Pengurangan penggunaan kertas

Faktur melacak penjualan produk untuk tujuan pengendalian inventaris, akuntansi dan pajak, yang membantu melacak utang dagang dan kewajiban serupa yang jatuh tempo. Berkat e-faktur, jika faktur hilang, pembeli dapat meminta salinan dari penjual. Penggunaan faktur mewakili adanya kredit, karena penjual telah mengirim produk atau memberikan layanan tanpa menerima uang tunai di muka.