Apa Itu Data Retention?

Warta Ekonomi, Jakarta -

Smartphone yang Anda miliki dapat menyimpan ribuan gambar. Walau begitu, pastinya Anda hanya ingin menyimpan sebagian kecil gambar saja agar tidak memenuhi kapasitas penyimpanan. Akan tetapi, Anda mungkin jarang menemukan waktu untuk menghapus gambar-gambar itu.

Hasilnya, Anda akan membuang waktu mencari gambar tertentu yang ingin Anda tunjukkan kepada teman. Anda menghabiskan uang untuk membayar penyimpanan cloud untuk menyimpan gambar yang tidak Anda perlukan. Atau jika tidak, Anda berisiko kehilangan semuanya, termasuk gambar yang memang ingin Anda simpan, terlebih saat ponsel Anda sedang rusak.

Baca Juga: Apa Itu Data Mart?

Galeri foto ponsel adalah versi mini dari tantangan yang dihadapi oleh banyak perusahaan. Mereka menyimpan terlalu banyak informasi yang tidak mereka butuhkan, kekurangan proses untuk membuang data tersebut, kemudian menciptakan risiko hukum dan keamanan yang tidak perlu. Untuk itu, data retention dapat mengatasi masalah ini.

Mengenal Apa Itu Data Retention

Data retention adalah penyimpanan informasi untuk jangka waktu tertentu. Data retention akan sangat relevan dengan bisnis yang menyimpan data untuk melayani pelanggan mereka dan mematuhi peraturan pemerintah.

Data retention sangat penting untuk organisasi modern. Tanpa itu, perusahaan mungkin menyimpan terlalu banyak informasi yang tidak perlu dalam waktu lama, yang menyebabkan inefisiensi operasional, peningkatan biaya, serta risiko hukum dan keamanan. Dengan ini, kita juga harus membahas tentang data retention policy.

Jadi, Apa Itu Data Retention Policy?

Data retention policy adalah protokol yang ditetapkan oleh organisasi untuk menyimpan informasi untuk kebutuhan kepatuhan operasional atau peraturan tertentu. Saat menulis kebijakan penyimpanan data ini, Anda harus menentukan cara, yaitu mengatur informasi, sehingga dapat dicari dan diakses nanti, serta membuang informasi yang tidak lagi diperlukan.

Beberapa organisasi merasa terbantu menggunakan template data retention policy yang menyediakan framework untuk diikuti saat menyusun kebijakan.

Data retention policy yang komprehensif dapat menguraikan alasan bisnis untuk menyimpan data tertentu dan apa yang harus dilakukan dengannya ketika ditargetkan untuk dibuang.

Mengapa Data Retention Policy Itu Penting?

Data retention policy adalah bagian dari strategi manajemen data organisasi secara keseluruhan. Ini merupakan sebuah kebijakan penting karena data dapat menumpuk secara drastis, jadi penting untuk menentukan berapa lama suatu organisasi harus menyimpan data tertentu. Organisasi hanya boleh menyimpan data selama dibutuhkan, apakah itu enam bulan atau enam tahun. Menyimpan data lebih lama dari yang diperlukan membutuhkan ruang penyimpanan yang tidak perlu dan biaya lebih dari yang dibutuhkan.

Apa manfaat dari kebijakan penyimpanan data?

Ada banyak manfaat untuk menetapkan data retention policy yang solid. Beberapa manfaat ini meliputi:

1. Mematuhi Persyaratan

Dengan kebijakan yang ditetapkan, organisasi dapat memastikan bahwa mereka sudah mematuhi persyaratan peraturan yang mengamanatkan penyimpanan berbagai jenis data.

2. Mengurangi Denda

Jika organisasi menyimpan semua data yang diwajibkan secara hukum, mereka harus dapat menghasilkan data tersebut jika diminta oleh auditor. Dengan hanya mempertahankan volume data minimal yang diperlukan akan mempermudah dan menghemat waktu untuk menemukan data tersebut sehingga mengurangi kemungkinan terkena denda karena ketidakmampuannya dalam menyediakan data yang diperlukan.

3. Mengurangi Biaya Penyimpanan

Ada biaya langsung yang berkaitan dengan penyimpanan data. Pengurangan volume data yang disimpan juga dapat mengurangi biaya penyimpanan.

4. Meningkatkan Relevansi Data

Data menjadi kurang relevan seiring bertambahnya usia, dan dengan data retention policy dapat menghapus data yang tidak relevan atau data yang tidak lagi diperlukan.

5. Mengurangi Eksposur Hukum

Setelah data tidak lagi diperlukan, data tersebut akan dihapus sehingga menghilangkan kemungkinan bahwa data tersebut dapat muncul ke permukaan selama penemuan hukum yang dapat digunakan untuk melawan organisasi tersebut.