Simak, Ini 9 Kelebihan Sistem Penggajian Online untuk Perusahaan Anda!

Tiap perusahaan mempunyai sistem penggajian berbeda, umumnya menyesuaikan kebijakan tiap-tiap perusahaan itu sendiri. Namun, yang pasti sistem penggajian harus dilakukan perhitungan yang benar-benar transparan agar karyawan merasa percaya terhadap perusahaan, mengingat gaji adalah komponen penting sebagai imbal hasil atas kerja dan kontribusi karyawan terhadap perusahaan. Jadi, perhitungan gaji karyawan harus benar-benar jelas.

Mengenal Pengertian Sistem Penggajian

Sistem penggajian bisa diartikan sebagai sistem pemberian upah yang dilakukan oleh sebuah perusahaan berdasarkan kebijakan yang berlaku. Sistem tersebut juga meliputi pembuatan slip gaji SDM karyawan. Di Indonesia, penggajian yang diberlakukan menerapkan unsur gaji pokok.

Baca Juga: "Hari Ini Kerja, Besok Gajian": Kisah Fenomenal Dua Anak Muda Sukses Bangun Aplikasi Pencari Tukang 

Nilai gaji pokok tersebut diperoleh berdasarkan pangkat atau posisi setiap karyawan, yang juga tetap memperhatikan masa kerja mereka di perusahaan. Adapun yang membedakan pangkat atau posisi karyawan, biasanya dilihat dari pengalaman kerja juga jenjang pendidikan yang ditempuh.

Apa Saja Metode Sistem Penggajian yang Berlangsung di Indonesia?

Tiap-tiap negara mempunyai sistem pengupahan yang tidak sama mengingat kebijakan internal yang dimiliki berbeda. Selain itu, di Indonesia ada 3 opsi metode dalam sistem penggajian di perusahaan:

1. Sistem Skala Tunggal

Maksud dari sistem skala tunggal, yaitu SDM dengan pangkat yang sama, mempunyai besaran upah yang sama pula. Pengupahan karyawan ini memang tidak melihat tanggung jawab yang diemban oleh tiap-tiap karyawan. Perusahaan cenderung diuntungkan melalui metode ini karena tidak perlu proses perhitungan yang rumit untuk melakukannya.

Namun sayang, metode ini memiliki kekurangan karena karyawan merasa tidak adil. Sebab, tak semua karyawan dengan pangkat yang sama mempunyai beban dan tanggung jawab yang sama.

2. Sistem Skala Ganda

Berbeda dengan sistem pengupahan skala tunggal, pada sistem ini pengupahan karyawan berdasarkan pada beberapa faktor. Faktor tersebut biasanya meliputi pencapaian prestasi karyawan, sifat, dan tanggung jawab pekerjaan. Melalui sistem penggajian ini, karyawan akan lebih memaksimalkan kinerjanya. Mereka merasa lebih bersemangat dan termotivasi untuk menunjukkan hasil kerja yang optimal.

3. Sistem Pengupahan Campuran

Pada metode ini, sistem penggajian pada skala ganda digabungkan dengan skala tunggal. Bisa dikatakan bahwa metode penggajian ini menjadi solusi alternatif untuk menekan risiko ketidakadilan dalam hal pengupahan. Karena sifatnya ini, metode ini sering digunakan banyak perusahaan di Indonesia.

Dengan kata lain, pada sistem penggajian ini gaji yang diperoleh oleh karyawan berpangkat sama nominalnya akan sama. Namun, pada karyawan yang mampu memberikan kinerja terbaiknya, bisa mendapatkan bonus atau tunjangan.

Faktor yang Memengaruhi Penggajian Karyawan

Setiap perusahaan memiliki kebijakan internal terkait pemberian gaji kepada karyawannya sehingga sistem penggajian antara perusahaan yang satu dan yang lainnya akan berbeda. Namun, sebenarnya ada beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap standar pemberian gaji karyawan itu sendiri. Simak ulasannya:

1. Kebijakan Pemerintah

Pemerintah biasanya telah menetapkan UMK (Upah Minimum Kota) kepada perusahaan. Tujuan diberlakukannya UMK ini menjadi pegangan bagi perusahaan dalam menentukan upah. Walaupun kebijakan UMK ini hanya berlaku bagi jabatan pelaksana yang ada di level terendah, tapi cukup signifikan membantu penetapan gaji untuk karyawan lainnya. Inilah alasan kenapa kebijakanan pemerintah ini ikut berpengaruh dalam sistem remunerasi setiap perusahaan.

2. Kemampuan Finansial Perusahaan

Faktor yang memengaruhi nilai gaji karyawan dalam sistem penggajian lainnya ialah kemampuan finansial perusahaan. Bagi perusahaan yang baru berkembang, mereka mungkin akan menyesuaikan perhitungan gaji SDM sesuai dengan anggaran yang ada. Di sisi lain, perusahaan akan berusaha untuk mempertahankan karyawannya, misalnya saja dengan upaya memberikan suasana lingkungan pekerjaan yang menyenangkan atau mungkin jam kerja fleksibel.

3. Kualifikasi Karyawan yang Diinginkan

Perhitungan gaji karyawan juga harus disesuaikan dengan kualifikasi karyawan itu sendiri. Maka dari itu, jika perusahaan ingin mendapatkan karyawan dengan tingkat kompetensi tinggi harus berani menggaji mereka lebih tinggi sesuai kapasitasnya.

4. Tuntutan Karyawan

Tuntutan karyawan juga ikut berpengaruh terhadap sistem penggajian perusahaan. Terlebih lagi, SDM saat ini mudah sekali membentuk organisasi serikat pekerja. Inilah yang kerap terjadi sistem tawar menawar antara perusahaan dengan perwakilan karyawan (Serikat pekerja).

Baca Juga: 7 Alasan Pentingnya Menggunakan Aplikasi Kelola Pajak untuk Bayar Pajak

Itulah beberapa faktor yang memengaruhi besarnya gaji karyawan di sebuah perusahaan. Berbicara tentang payroll atau penggajian, sekarang ini perusahaan sudah banyak yang menerapkan sistem penggajian online, yang lebih mudah diakses serta lebih praktis. Oleh sebab itu, banyak program atau software penggajian yang sering kita jumpai. Namun, sebelum berbicara lebih lanjut, ada beberapa hal yang mendasari kapan perusahaan Anda memerlukan software penggajian.

Kapan Perusahaan Membutuhkan Software Penggajian?

Aplikasi atau software payroll (penggajian) saat ini banyak dibutuhkan perusahaan untuk membantu tim HRD dalam mengelola pemberian gaji kepada karyawan. Berikut ini beberapa hal yang harus dipertimbangkan kenapa perusahaan Anda membutuhkan software payroll dalam sistem penggajian:

1. Perkembangan Usaha

Saat perusahaan sedang berkembang, tentu saja semua sistem di perusahaan yang meliputi banyak aspek akan berubah menjadi kian kompleks. Akan tetapi, tak sedikit SDM yang belum begitu siap menghadapi perkembangan ini. Untuk menyiasatinya, Anda bisa menggunakan software payroll yang mendukung proses payroll secara terintegrasi dan lebih praktis bagi perusahaan.

2. Jumlah Karyawan

Bagi perusahaan kecil, mungkin program penggajian ini tidak terlalu dibutuhkan karena masih bisa di-handle atau dikelola secara manual oleh tim HRD. Hanya saja, ketika jumlah karyawan makin banyak seiring perkembangan bisnis perusahaan, sudah tentu tim HRD akan kesulitan dalam hal penggajian dan mengelola karyawan.

Pada saat itulah, perusahaan memerlukan software HRD dan payroll untuk membantu kinerja HRD menjadi lebih mudah. Terlebih lagi, kehadiran software payroll dapat meminimalisasi potensi terjadinya human error.

3. Acuan Karier dan Promosi Karyawan

Acuan promosi setiap karyawan satu per satu menggunakan cara manual tentu saja sangat merepotkan. Apalagi jika Anda harus mengecek ulang catatan tersebut. Tak hanya membutuhkan banyak waktu, pekerjaan ini juga bisa membuat data tidak akurat. Melalui software HRD dan payroll, Anda dapat memaksimalkan tingkat akurasi. Tujuannya agar tidak terjadi ketimpangan yang berdampak pada ketidakadilan karyawan terkait perkembangan kariernya.

4. Menyesuaikan Aturan Pemerintah

Perusahaan harus segera beralih mengandalkan software payroll untuk menyesuaikan aturan atau kebijakan pemerintah. Karena sistem kerja dari software payroll ini dapat membantu Anda mendapatkan pembaruan setiap waktu, yang akhirnya perusahaan akan mengikuti sistem terbaru sesuai peraturan yang berlaku.

Kelebihan Sistem Penggajian Online

Selain pertimbangan di atas, ada banyak kelebihan yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan program atau software penggajian SDM, di antaranya:

1. Bisa Menyesuaikan Kebutuhan Perusahaan

Software payroll karyawan bisa memberikan keuntungan kepada perusahaan, terlebih dapat menyesuaikan kebutuhan setiap perusahaan. Karena, kehadirannya biasanya akan menyesuaikan dengan sistem dan kebutuhan perusahaan Anda.

2. Efektivitas Perhitungan

Mengingat banyaknya jumlah karyawan yang harus dikelola dan diberikan upah, dengan tingkat jabatan berbeda, tentu membuat perhitungan gaji secara manual tidak memungkinkan karena sangat rumit. Terkecuali, jika ada banyak orang yang bisa mengerjakan pekerjaan ini dalam satu waktu.

Namun pada kenyataannya, Anda membutuhkan budget yang lebih besar lagi jika harus mempekerjakan bagian pengurusan upah di perusahaan. Sebagai solusinya, proses yang rumit tersebut bisa disederhanakan dengan menggunakan software payroll.

Melalui penggunaan software penggajian ini, memungkinkan Anda dapat melakukan perhitungan gaji secara efektif. Di mana dengan proses penggajian online, memungkinkan Anda untuk melakukan pengaturan penggajian sesuai posisi atau jabatan karyawan itu sendiri. Dengan kata lain, adanya software penggajian dapat menghemat lebih banyak waktu.

3. Proses Penggajian Lebih Akurat

Apabila sistem penggajian karyawan di perusahaan mengalami kesalahan. Hal ini tentu bisa membuat jadwal penggajian yang seharusnya dilakukan dalam waktu dekat harus mundur beberapa hari jika prosesnya masih memakai cara manual. Namun, melalui program penggajian online, dapat memastikan proses penggajian lebih akurat melalui bantuan berbagai macam fitur yang ditawarkan.

Baca Juga: Permudah Masyarakat Belajar Soal Pasar Modal, Startup Edukasi Ini Luncurkan Aplikasi Ilmu Saham

4. Meminimalisasi Risiko Kesalahan Perhitungan

Kesalahan perhitungan gaji merupakan hal fatal yang harus dihindari perusahaan agar tidak terjadi masalah antara perusahaan dengan karyawan. Apalagi, dengan banyaknya elemen penggajian yang biasanya risiko terjadinya kesalahan tidak dapat dihindari. Beberapa di antaranya ada poin perhitungan overtime (lembur), insentif, BPJS, dan lainnya.  Dengan adanya software payroll atau penggajian ini, bisa mengurangi terjadinya kesalahan perhitungan.

5. Memudahkan Karyawan untuk Mengaksesnya

Penggajian secara manual tentu saja membuat karyawan tidak dapat memantau detail gaji mereka secara langsung, selain hanya melihat rincian gaji lewat slip saja. Namun, dengan software payroll, karyawan dapat mengakses dan ikut memantau data dengan mudah.

6. Data Terintegrasi dan Lebih Aman

Tak hanya persoalan elemen-elemen gaji saja yang harus diperhatikan, karena biasanya sistem penggajian juga melibatkan banyaknya data karyawan. Melalui adanya software payroll bisa membuat data karyawan dapat di-update otomatis oleh karyawan yang bersangkutan secara berkala. Bahkan, data tersebut akan langsung terintegrasi pada sistem.

7. Memudahkan Sistem Rekapitulasi Data

Rekapitulasi data biasanya akan dilakukan di akhir sistem penggajian untuk dilaporkan selanjutnya. Namun, Anda harus tahu bahwa pembuatan pelaporan dan rekapitulasi data, akan memakan banyak waktu. Akan tetapi, hal itu bisa diminimalisasi jika Anda memakai software penggajian. Karena dalam software, semua data sudah terkumpulkan pada satu sistem.

8. Efektivitas Perhitungan Pajak

Tak hanya komponen yang menyertai gaji, sistem penggajian juga meliputi perhitungan PPh 21 atau pajak penghasilan yang tentu saja prosesnya sangat rumit. Apabila dilakukan dengan cara manual, proses perhitungan pajak tersebut akan disesuaikan pada status dan posisi karyawan dengan cara manual. Namun, software payroll menjadikan perhitungan pajak makin efektif. 

9. Hemat Biaya

Dengan menggunakan software payroll, Anda tak perlu lagi harus mencetak slip gaji karyawan atau membuat pelaporan menggunakan kertas yang tentu saja menambah biaya ATK perusahaan. Tak hanya mendukung upaya ramah lingkungan saja, tapi hal ini juga dapat menekan biaya administrasi.

Dengan banyaknya kelebihan yang didapatkan oleh perusahaan melalui penggunaan software payroll, sudah seharusnya Anda beralih dari penggajian manual ke program penggajian memakai software payroll. Untuk mendapatkan software payroll terbaik, Anda bisa mengandalkan software payroll dari Talenta by Mekari. 

Dengan memakai sistem penggajian dari Talenta, membuat Anda lebih mudah mengelola payroll. Anda bisa menghitung sekaligus membayarkan gaji karyawan kapan pun dan di mana pun menyesuaikan jadwal kerja masuk karyawan. Tunggu apalagi? Cek fiturnya dengan mencoba versi gratis sekarang juga di sini!