Menggunakan Tanda Tangan Digital untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis

Dulu, untuk membubuhkan sebuah tanda tangan pada dokumen yang harus dikirimkan secara online cukup ribet. Pertama, Anda perlu mencetak dokumen tersebut, membubuhkan tanda tangan di atasnya, lalu memindainya dengan mesin scan dan mengirimkannya kepada orang yang dituju. 

Selain ribet, cara di atas juga tidak efisien sebab rekam jejak penandatanganan dokumen tidak bisa dilihat sehingga mitra bisnis Anda bisa saja menyangkal kalau telah menandatangani dokumen tersebut.

Baca Juga: Indonesia Butuh Jutaan Tenaga Kerja Terampil di Sektor Digital, Enam Dua Teknologi Software House Berikan Solusi Jitu

Sekarang, tidak perlu khawatir lagi karena sudah banyak aplikasi tanda tangan digital yang tersedia. Salah satu penyedia layanan dengan fitur terlengkap adalah Privy yang menawarkan fitur PrivySign. Dengan menggunakan aplikasi ini, Anda dapat melakukan tanda tangan digital dengan mudah dan aman.

Apa Itu Tanda Tangan Digital?

Sederhananya, tanda tangan digital adalah tanda tangan yang dibubuhkan secara digital ke dalam sebuah dokumen elektronik. Bedanya dengan tanda tangan biasa atau yang dibuat di aplikasi Word adalah:

1. Tanda tangan digital tersertifikasi memiliki sertifikat elektronik yang berisi data-data penting terkait keabsahan tersebut, seperti siapa yang menuliskannya hingga kapan dokumen tersebut disetujui. Dengan demikian, mitra bisnis Anda tidak bisa menyangkal telah menyetujui dokumen tersebut;
2. Tanda tangan digital atau elektronik bisa ditempeli dengan e-Meterai yang asli sehingga Anda tidak perlu mencetak dan menempelkan meterai lalu menandatangani sebuah dokumen. Dengan demikian, dokumen tersebut bisa diajukan sebagai alat bukti di persidangan apabila memang dibutuhkan;
3. File yang telah diberi tanda tangan digital bisa langsung dikirimkan kepada penerima dan apabila penerima tersebut juga harus menandatangani dokumen yang sama, dia tinggal menempelkan tanda tangannya saja dengan tanpa harus mencetak dokumen tersebut. 

Keuntungan Menggunakan Tanda Tangan Digital dalam Bisnis

Perusahaan adalah salah satu organisasi yang banyak mencetak dan menerima dokumen untuk berbagai keperluan. Penggunaan digital signature pada institusi ini sangat vital karena:

1. Meningkatkan efisiensi bisnis

Dengan adanya teknologi terbaru ini, staf sebuah perusahaan tidak perlu lagi mencetak, menandatangani, lalu memindai dan mengirim sebuah dokumen sebagaimana cerita di atas. Dengan adanya kemajuan teknologi ini, dokumen tidak perlu dicetak dulu untuk disetujui. Karena adanya hal ini, maka perusahaan dapat menghemat:

1. Biaya cetak kertas;
2. Biaya listrik karena staf tidak perlu mencetak dan memindai;
3. Menghemat tenaga karena staf tidak perlu mondar mandir dan mengantre di depan printer dan scanner;
4. Menghemat biaya penyimpanan (gudang);
5. Mempercepat proses transaksi dengan vendor, klien dan calon karyawan. 

Singkatnya, dengan adanya teknologi digital signature ini, kinerja perusahaan jadi lebih efisien. 

2. Menjawab tantangan dunia bisnis terbaru

Tidak dapat dimungkiri bahwasanya dengan adanya pandemi Covid-19, banyak tenaga kerja yang bisa bekerja dari rumah. Salah satu tantangan dari perkembangan ini adalah perusahaan harus bisa mendapatkan persetujuan dari karyawan tersebut, mulai dari tanda tangan kontrak, Berita Acara Proyek (BAP), hingga dokumen lainnya. 

Dengan adanya aplikasi digital signature, perusahaan bisa mengirim dokumen yang perlu ditandatangani secara lebih mudah. Sementara, karyawan tersebut juga bisa memberikan tanda persetujuan terhadap dokumen tersebut dan mengirimkannya kembali dengan lebih mudah juga. 

3. Validitas tanda tangan digital tidak perlu diragukan

Keabsahan tanda tangan elektronik yang tersertifikasi sudah tidak bisa diragukan di Indonesia. Hal ini tercantum dalam berbagai pasal, seperti Pasal 11 ayat (1) Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik atau Peraturan Menteri Kominfo Nomor 11 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik. 

Hanya saja Anda perlu memastikan adanya sertifikasi resmi Kominfo dalam tanda tangan digital tersebut. Sertifikat tanda tangan digital resmi ini hanya bisa didapatkan jika Anda menggunakan aplikasi digital signature yang sudah diakui oleh Kominfo, seperti Privy.

Tantangan dalam Menggunakan Tanda Tangan Digital

Penggunaan teknologi ini dalam ranah bisnis maupun pribadi di Indonesia bukan dengan tanpa tantangan. Berikut ini beberapa tantangan penggunaan teknologi baru ini di Indonesia:

Baca Juga: Transformasi Digital Majukan Bisnis Laundry

1. Regulasi hukum

Secara literal, teknologi digital signature sudah merupakan hal yang legal secara hukum di Indonesia. Namun demikian, terdapat dua hal terkait dengan hukum yang menjadi tantangan pemerintah dan pebisnis dalam menerapkan teknologi baru ini, yaitu:

• Banyaknya masyarakat yang masih meragukan keabsahan digital signature. Masyarakat masih menganggap bahwasanya tanda tangan basah secara langsung masih merupakan cara yang paling tepat untuk menyetujui sebuah dokumen;
• Penerapan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi. Perlindungan data pribadi adalah hal yang krusial di dunia yang serba digital seperti saat ini, termasuk pada penerapan teknologi digital signature. Rancangan Undang-Undang mengenai hal ini baru disahkan pada akhir tahun 2022 lalu, sehingga sejauh ini aplikasi dari Undang-Undang tersebut masih belum banyak terlihat.

2. Penyesuaian budaya dan kebiasaan

Tantangan selanjutnya adalah penyesuaian terhadap budaya dan kebiasaan masyarakat. Khususnya masyarakat yang kurang akrab terhadap penggunaan teknologi. Belum lagi fakta bahwa pengguna smartphone di Indonesia masih didominasi oleh generasi muda. Padahal masyarakat senior juga membutuhkan teknologi terbaru ini khususnya apabila mereka bekerja sebagai pimpinan di sebuah perusahaan atau memegang jabatan di pemerintahan.

3. Masalah Teknis

Pada dasarnya, tanda tangan digital menggunakan teknologi keamanan berlapis. Aplikasi Privy misalnya. Untuk menggunakan aplikasi ini, Anda tidak hanya harus memasukkan user id dan password, tetapi juga kode OTP ketika transaksi dilakukan.

Lebih dari itu, dokumen yang Anda kirimkan dan terima juga akan dienkripsi menggunakan kode-kode tertentu yang hanya bisa dibaca mesin dan didekripsi oleh mesin ketika dokumen tersebut akan sampai ke penerima. 

Namun, tidak dapat dimungkiri bahwasanya terkadang hacker atau peretas bisa selangkah lebih maju dibandingkan dengan programmer resmi. Selain masalah peretasan, masalah keamanan data pribadi juga menjadi titik kepedulian masyarakat. Hal ini karena beberapa waktu lalu sempat ramai dibicarakan bagaimana sebuah aplikasi menjual data pribadi penggunanya di black market untuk mendapatkan penghasilan tambahan.

4. Masalah infrastruktur

Tantangan lain yang harus dihadapi dalam penerapan teknologi terbaru ini di Indonesia adalah pemerataan infrastruktur listrik dan internet. Hal ini membuat banyak pengguna teknologi terbaru ini yang masih terpusat di Indonesia bagian barat, sementara masyarakat Indonesia bagian timur masih harus mengejar ketertinggalan.

Contoh Penerapan Tanda Tangan Digital dalam Bisnis

1. Pembukaan rekening perbankan

Saat ini bank-bank di Indonesia berlomba-lomba untuk membuat aplikasi bank digital. Dengan aplikasi bank digital tersebut, nasabah bisa membuat rekening bank baru dengan tanpa harus ke kantor cabang. Tentunya hal ini sangat berbeda dengan aplikasi mobile banking.

2. Kontrak kerja dan perjanjian bisnis

Seperti yang telah disebutkan di atas bahwasanya saat ini banyak pekerja yang di-hire oleh perusahaan untuk bekerja dari rumah. Hal ini membuat pengiriman dan penandatanganan kontrak kerja harus dilakukan secara online. Dengan menggunakan aplikasi digital signature, perusahaan dan calon karyawan tidak perlu ribet lagi dalam melaksanakan hal ini.

3. Dokumen keuangan dan akunting

Dokumen keuangan dan akunting adalah dua jenis dokumen yang banyak diproduksi dalam sebuah bisnis dan keduanya membutuhkan tanda tangan sebagai bentuk pengesahan. Dengan adanya teknologi digital signature ini, dokumen-dokumen keuangan dan akunting ini dapat ditandatangani oleh manajer secara cepat dan tepat.

4. Dokumen legal dan notaris

Adapun penggunaan digital signature pada dokumen legal dan kenotariatan masih banyak diperdebatkan. Pasalnya, dokumen-dokumen ini membutuhkan perlakuan tertentu, supaya dianggap sah. Untuk akta notaris misalnya, notaris perlu membacakan akta tersebut di hadapan para pihak sebelum ditandatangani. 

Teknologi tanda tangan digital memang merupakan sebuah inovasi yang menguntungkan banyak bisnis. Namun tidak dapat dimungkiri bahwasanya penerapan teknologi ini di Indonesia masih memiliki banyak pekerjaan rumah.