Apa Itu HRIS (Human Resources Information System)? Pengertian dan Manfaat

Saat Anda mulai berpikir untuk mempermudah proses administrasi data karyawan, Anda menemukan kata HRIS, apakah artinya?

Sederhananya, HRIS (Human Resources Information System) adalah sistem informasi untuk mengelola data pegawai. Jika Anda menggunakan software ini, perusahaan akan lebih mudah menyimpan, mengakses, mengorganisasi, dan mengolah data pegawai. HRIS yang canggih akan mempercepat proses rekrutmen, pengelolaan kehadiran, perhitungan gaji, bahkan pengukuran kinerja pegawai.

Baca Juga: Apa Itu Iklan, Fungsi, Serta Pengaruhnya dalam Bisnis

Jika Anda punya waktu untuk membaca, Anda bisa membaca terlebih dahulu pengertian tentang sistem agar Anda menyadari bahwa sistem dan aplikasi adalah hal yang berbeda. Anda hanya akan tahu aplikasi seperti apa yang cocok untuk perusahaan Anda ketika Anda memahami sistem yang sedang berjalan saat ini, dan apa yang perlu diperbaiki.

Apa itu HRIS?

Dalam bahasa Indonesia, singkatan dari HRIS adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Berdasarkan singkatan di atas, sistem informasi tersebut merupakan sekumpulan aktivitas untuk mengelola informasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia (pegawai perusahaan/anggota organisasi).

Pada era digital ini, definisi HRIS menjadi HR software atau aplikasi online untuk data entry, melacak data, mengolah data, dan sebagai sumber informasi untuk departemen SDM, payroll pihak management dan departemen akuntansi.

Apa Saja Contoh HRIS?

HRIS yang lengkap mencakup sistem berikut ini:

• sistem rekrutmen
• sistem penyimpanan data pegawai/sistem database pegawai
• sistem kehadiran
• sistem payroll
• sistem penilaian kinerja pegawai

Jika ingin lebih memahami kelima sistem di atas, silakan lanjut membaca di bawah ini:

1. Sistem Rekrutmen

Jika Anda memperhatikan, sekarang ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan websitenya sebagai sarana untuk mencari pegawai. Calon karyawan akan diminta untuk mengisi form yang telah disediakan di website tersebut.

Ini adalah salah satu contoh sistem rekrutmen. Sistem informasi HR yang canggih dapat menganalisa dari data yang telah di-input oleh pelamar, apakah pelamar tersebut masuk kualifikasi atau tidak. Namun, ada juga HRIS yang hanya menyimpan data pelamar agar nanti dapat langsung diubah statusnya menjadi pegawai. Dengan demikian, staf HRD tidak perlu lagi menginput data pelamar.

Sistem ini mempercepat tugas HRD dan mengurangi human error.

2. Sistem Penyimpanan Data Pegawai

Jika ada karyawan baru, Anda akan meng-input data-nya menggunakan aplikasi ini. Atau jika Anda menggunakan aplikasi KaryaOne, Anda dapat meminta karyawan ybs. untuk meng-input sendiri data dirinya.

Berdasarkan data yang telah di-input tersebut, Anda dapat menentukan hak-hak yang akan diterima oleh karyawan berdasarkan ketentuan perusahaan. Jika Anda telah melakukan setting peraturan perusahaan mengenai cuti, izin, job class, jadwal masuk kerja dan gaji, proses administrasi HR berikutnya akan dilakukan secara otomatis oleh aplikasi tersebut.

3. Sistem Kehadiran

Data kehadiran karyawan sangat banyak. Setiap hari selalu bertambah, dan banyak situasi yang harus dipertimbangkan untuk memastikan data kehadiran pegawai akurat.

Sistem kehadiran harus bisa mendata pegawai yang benar pada waktu dan lokasi yang tepat. Sistem kehadiran harus bisa mendata kehadiran pegawai yang bekerja di luar kantor, yang lokasinya jauh dari teknologi, yang jadwal masuknya subuh.

Sistem kehadiran juga perlu mengetahui kapan karyawan tersebut dianggap lembur, dianggap telat, sedang izin atau sedang cuti. Data ini nantinya akan berkaitan dengan perhitungan gaji yang diterima karyawan tsb. setiap bulan.

4. Sistem Payroll

Dari sisi payroll Anda akan mampu membuat laporan rekap penerima gaji pada bulan bersangkutan. Sistem payroll juga akan menghitung lembur, bonus, THR, denda, pinjaman pegawai, pajak karyawan, hingga BPJS.

Dengan sistem Payroll, departemen Payroll Anda tidak akan pusing lagi setiap kali menghitung take home pay karyawan.