Apa Itu HRIS (Human Resources Information System)? Pengertian dan Manfaat

Bagaimana HRIS untuk perusaaan baru?

Sering kali untuk perusahaan baru, mereka bingung memikirkan sistem HR yang seharusnya mereka terapkan. Alih-alih memikirkan semuanya sendiri dari awal dan melupakan bisnis utama Anda, lebih baik jika Anda menggunakan software HRIS yang siap digunakan.

Akan lebih baik lagi jika HRIS tersebut berbasis web sehingga Anda dapat mengakses data karyawan dari mana pun Anda berada selama masih bisa mengakses jaringan internet.

Baca Juga: Puluhan BUMN, BUMD, dan Swasta Raih Penghargaan Human Capital & Performance Award 2021

Semakin besar jumlah pegawai dalam perusahaan, semakin tinggi tanggung jawab departemen HR untuk mengelola data karyawan dengan efektif dan praktis. HRIS memungkinkan perusahaan untuk menangani beban kerja lebih banyak dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Tujuan utama HRIS adalah perusahaan/organisasi dapat memiliki data karyawan yang terpercaya untuk mendukung kegiatan operasional dan penyusunan strategi yang lebih baik. HRIS menawarkan banyak kemudahan bagi Anda dalam mengelola data karyawan. Namun, sebenarnya apa saja keuntungan yang Anda dapatkan dengan menggunakan aplikasi HR ini?

Mengapa banyak orang menganggap HRIS itu penting?

Para pemilik usaha, manajer, dan profesional yang ingin mengembangkan usahanya, akan selalu mencari cara agar bisa mendapat lebih dengan usaha yang lebih sedikit. Di sinilah letak HRIS berfungsi.

1. Semua data pegawai terpusat, terutama untuk software HRIS berbasis web.

Anda tidak perlu lagi meminta data dari cabang-cabang yang jauh, atau dari toko yang berbeda untuk membuat report konsolidasi. Data karyawan dapat diakses oleh pihak manajemen atau departemen HR dengan cepat.

2. Mengurangi human error.

Setiap pegawai selalu berusaha keras untuk memberikan pekerjaan yang terbaik. Namun, tentu manusia tidak luput dari kesalahan, meskipun ada juga orang yang bermaksud buruk terhadap perusahan. Salah perhitungan yang tidak disengaja, terutama untuk penggajian dapat memberikan dampak yang buruk.

Dengan software HRIS Anda akan terhindar dari kesalahan perhitungan gaji, pajak ataupun risiko kehilangan data karena tidak sengaja ter-delete.

Selain kesalahan yang menyebabkan kerugian perusahaan, hubungan antara karyawan juga dapat menjadi buruk. Hal ini dapat menciptakan suasana kerja yang tidak menyenangkan dan mengakibatkan banyak karyawan yang berhenti kerja.

3. Keamanan data yang lebih canggih.

Data karyawan merupakan data personal yang bersifat sensitif. Hanya beberapa orang dari perusahaan/organisasi yang dapat mengakses data tersebut.

Selain kerugian besar karena kehilangan data, aplikasi HRIS juga bagus untuk menghindari pencurian data karyawan karena hanya orang-orang tertentu yang diberi akses yang dapat mengakses data tersebut.

4. Mengurangi kerja manual yang menggunakan kertas.

Banyak perusahaan masih menggunakan kertas untuk proses pengajuan cuti, izin, reimbursement obat. Staf departemen HR harus meng-input data satu per satu dari form tersebut. Dapat terjadi staf yang bersangkutan harus lembur karena ada banyak form yang harus di-input ke spreadsheet/excel.

Melalui sistem sistem ESS (Employee Self Service) untuk proses tsb. karyawan yang berkepentingan akan meng-input data sendiri di program komputer. Dengan demikian, departemen HR dapat langsung mengakses dan memproses data tsb. Perusahaan dapat menghemat banyak waktu, tenaga, dan biaya kertas.

5. Akses data dari mana saja.

Terutama untuk aplikasi HRIS cloud based, pihak management dapat mengakses data SDM dari rumah atau dari luar kantor, di luar jam kerja, kapan saja. Sebagai pemilik usaha, tentu terkadang Anda perlu mengakses data karyawan dengan cepat.

6. Meningkatkan komunikasi antar karyawan dengan departemen SDM.

Departemen HR dapat menyampaikan pengumuman penting seperti hari cuti bersama atau reminder pelaporan pajak karyawan langsung ke akun karyawan.

HRIS mengurangi perbedaan data antara karyawan dengan departemen HR. Contoh jumlah sisa cuti atau jumlah lembur. Perbedaan data tersebut dapat menciptakan situasi yang tidak nyaman dan merepotkan antara HR dengan karyawan. Kesamaan data ini dapat mengurangi ketegangan.

Bagaimana, tertarik untuk menerapkan sistem ini di perusahaan Anda? Talenta hadir sebagai solusi untuk membantu mempersingkat pekerjaan HRD dalam pengelolaan kehadiran di perusahaan.

Talenta dilengkapi dengan berbagai fitur canggih, salah satunya adalah fitur aplikasi absensi karyawan yang bisa diakses melalui smartphone sehingga Anda bisa mengorganisasi kehadiran kerja dengan praktis, mudah, dan efisien.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir pada websitenya untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales dan konsultasikan masalah HR Anda kepada Talenta!