Mengenal Aplikasi Payroll Software: Pengertian, Manfaat, dan Tips Memilihnya!

Saat memilih payroll software, perusahaan harus mempertimbangkan model bisnis yang dipengaruhi oleh pertumbuhan, ukuran, prioritas dan anggaran biaya.

Payroll software seperti Mekari Talenta sangat penting untuk meminimalkan kesalahan manusia, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi proses HR. Tidak hanya itu, software ini juga dapat merampingkan dan meningkatkan fungsi departemen SDM.

Baca Juga: Sempat Gangguan, Aplikasi PeduliLindungi Sudah Normal Kembali

Kewajiban perusahaan sebagai pemberi kerja adalah memberi gaji kepada karyawan. Jumlah karyawan dalam suatu perusahaan sangatlah banyak dan membutuhkan waktu untuk mengolah, menghitung, dan mentransfer gaji kepada semua karyawan dengan tepat waktu. Masalah seperti terlambat mengirim gaji dan kekeliruan hitung pun tak terelakkan. Untungnya, kini ada aplikasi payroll software yang mempermudah HRD dalam urusan pembayaran gaji. Seperti apa cara kerjanya? Mari simak pembahasannya di bawah ini!

Apa Itu Aplikasi Payroll Software?

Aplikasi payroll software adalah sebuah perangkat lunak yang dirancang sedemikian rupa untuk membayar gaji karyawan. Sayangnya, beberapa perusahaan masih bertahan dengan menggunakan rumus excel untuk menghitung gaji. Padahal, cara tersebut tidaklah efisien. Berapa banyak rumus excel yang harus digunakan? Komponen gaji karyawan berupa jabatan, posisi, pajak, jumlah tanggungan, nomor rekening, dan lainya harus dipastikan sudah tepat. Selain itu, gaji yang selesai dihitung tidak bisa otomatis langsung ditransfer ke rekening karyawan. Akan lebih mudah jika perusahaan menggunakan aplikasi payroll software.

Proses Penggajian dalam Perusahaan

Sebelum lebih lanjut mengetahui bagaimana cara kerja aplikasi, sebaiknya terlebih dahulu mari memahami bagaimana proses penggajian dalam perusahaan. Banyak perusahaan memiliki sistem yang berbeda dalam penggajian. Namun, di bawah ini adalah proses penggajian karyawan pada umumnya yang dirangkum dari https://www.talenta.co/fitur/software-payroll/:

1. Hitung reimbursement

Tak jarang karena pekerjaan membuat karyawan harus menggunakan uang pribadi untuk beberapa keperluan perusahaan. Contohnya adalah biaya penginapan saat perjalanan dinas, biaya jamuan untuk partner perusahaan, dan sebagainya. Biaya tersebut masuk kedalam proses reimbursement.  Karyawan yang menalangi biaya tersebut akan mendapat penggantian sesuai dengan jumlah nominal yang ia keluarkan dan akan diproses dalam aplikasi payroll software.

2. Hitung jam kehadiran

Karyawan yang datang sesuai jam kehadiran akan menerima upah yang sesuai. Terkadang perusahaan juga menetapkan tunjangan kehadiran tergantung posisi dan jabatan karyawan. Data jam kehadiran karyawan yang tersimpan pada sistem absensi akan terintegrasi dengan sistem aplikasi sehingga akan diakumulasikan ke dalam payroll karyawan.

3. Proses payroll

Setelah melakukan pemilihan terhadap komponen gaji seperti lembur, pajak, dan lain-lain, selanjutnya staf HRD akan melakukan proses perhitungan gaji. Selanjutnya, staf HRD akan mengirimkan gaji yang sudah selesai diproses ke nomor rekening karyawan.

Tahapan di atas cukup dilakukan dengan beberapa klik tombol dan sistem akan otomatis menjalankannya. Gaji masing-masing karyawan langsung ditransfer ke rekening saat itu juga. Kemudian, karyawan akan menerima gajinya saat itu juga. Cepat sekali, bukan?

Dengan mengotomatisasi proses HR, tim SDM dapat menginvestasikan lebih banyak waktu dalam menangani masalah-masalah yang berhubungan dengan tugas operasional seperti lamaran kerja, kompensasi, dan sebagainya. Berikut 5 kesalahan utama yang harus dihindari:

5 Kesalahan Utama dalam Pengelolaan Gaji

1. Identifikasi Perbedaan Gaji

Payroll software yang tepat harus bisa mengolah aktivitas terkait dengan penggajian bagi karyawan. Sistem tersebut dapat secara otomatis menghitung gaji atau komisi yang dibayarkan kepada karyawan jika terjadi perbedaan gaji.

Dengan begitu, akan dapat menghindari gangguan administrasi yang dapat menyebabkan para karyawan merasa frustasi, terutama jika terjadi kesalahan dalam penghitungan.

2. Perhitungan pajak untuk setiap karyawan

Tim SDM di organisasi sering kali melakukan penghitungan pajak gaji (PPh 21) berdasarkan PTKP secara manual, seperti Excel. Hal tersebut tidak hanya dapat mempersulit masalah dalam sistem penggajian, tetapi juga tim SDM kesulitan mengisi SPT masa, formulir 1721-A1, dan sebagainya.

Payroll software yang modern dilengkapi dengan sistem inbuilt untuk menyesuaikan perhitungan pajak untuk setiap karyawan secara terpisah sehingga akan dapat meminimalkan kesalahan manusia dan mengurangi tugas pemrosesan gaji.