Menggunakan Tanda Tangan Digital untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis

Dulu, untuk membubuhkan sebuah tanda tangan pada dokumen yang harus dikirimkan secara online cukup ribet. Pertama, Anda perlu mencetak dokumen tersebut, membubuhkan tanda tangan di atasnya, lalu memindainya dengan mesin scan dan mengirimkannya kepada orang yang dituju. 

Selain ribet, cara di atas juga tidak efisien sebab rekam jejak penandatanganan dokumen tidak bisa dilihat sehingga mitra bisnis Anda bisa saja menyangkal kalau telah menandatangani dokumen tersebut.

Baca Juga: Indonesia Butuh Jutaan Tenaga Kerja Terampil di Sektor Digital, Enam Dua Teknologi Software House Berikan Solusi Jitu

Sekarang, tidak perlu khawatir lagi karena sudah banyak aplikasi tanda tangan digital yang tersedia. Salah satu penyedia layanan dengan fitur terlengkap adalah Privy yang menawarkan fitur PrivySign. Dengan menggunakan aplikasi ini, Anda dapat melakukan tanda tangan digital dengan mudah dan aman.

Apa Itu Tanda Tangan Digital?

Sederhananya, tanda tangan digital adalah tanda tangan yang dibubuhkan secara digital ke dalam sebuah dokumen elektronik. Bedanya dengan tanda tangan biasa atau yang dibuat di aplikasi Word adalah:

1. Tanda tangan digital tersertifikasi memiliki sertifikat elektronik yang berisi data-data penting terkait keabsahan tersebut, seperti siapa yang menuliskannya hingga kapan dokumen tersebut disetujui. Dengan demikian, mitra bisnis Anda tidak bisa menyangkal telah menyetujui dokumen tersebut;
2. Tanda tangan digital atau elektronik bisa ditempeli dengan e-Meterai yang asli sehingga Anda tidak perlu mencetak dan menempelkan meterai lalu menandatangani sebuah dokumen. Dengan demikian, dokumen tersebut bisa diajukan sebagai alat bukti di persidangan apabila memang dibutuhkan;
3. File yang telah diberi tanda tangan digital bisa langsung dikirimkan kepada penerima dan apabila penerima tersebut juga harus menandatangani dokumen yang sama, dia tinggal menempelkan tanda tangannya saja dengan tanpa harus mencetak dokumen tersebut. 

Keuntungan Menggunakan Tanda Tangan Digital dalam Bisnis

Perusahaan adalah salah satu organisasi yang banyak mencetak dan menerima dokumen untuk berbagai keperluan. Penggunaan digital signature pada institusi ini sangat vital karena:

1. Meningkatkan efisiensi bisnis

Dengan adanya teknologi terbaru ini, staf sebuah perusahaan tidak perlu lagi mencetak, menandatangani, lalu memindai dan mengirim sebuah dokumen sebagaimana cerita di atas. Dengan adanya kemajuan teknologi ini, dokumen tidak perlu dicetak dulu untuk disetujui. Karena adanya hal ini, maka perusahaan dapat menghemat:

1. Biaya cetak kertas;
2. Biaya listrik karena staf tidak perlu mencetak dan memindai;
3. Menghemat tenaga karena staf tidak perlu mondar mandir dan mengantre di depan printer dan scanner;
4. Menghemat biaya penyimpanan (gudang);
5. Mempercepat proses transaksi dengan vendor, klien dan calon karyawan. 

Singkatnya, dengan adanya teknologi digital signature ini, kinerja perusahaan jadi lebih efisien. 

2. Menjawab tantangan dunia bisnis terbaru

Tidak dapat dimungkiri bahwasanya dengan adanya pandemi Covid-19, banyak tenaga kerja yang bisa bekerja dari rumah. Salah satu tantangan dari perkembangan ini adalah perusahaan harus bisa mendapatkan persetujuan dari karyawan tersebut, mulai dari tanda tangan kontrak, Berita Acara Proyek (BAP), hingga dokumen lainnya. 

Dengan adanya aplikasi digital signature, perusahaan bisa mengirim dokumen yang perlu ditandatangani secara lebih mudah. Sementara, karyawan tersebut juga bisa memberikan tanda persetujuan terhadap dokumen tersebut dan mengirimkannya kembali dengan lebih mudah juga. 

3. Validitas tanda tangan digital tidak perlu diragukan

Keabsahan tanda tangan elektronik yang tersertifikasi sudah tidak bisa diragukan di Indonesia. Hal ini tercantum dalam berbagai pasal, seperti Pasal 11 ayat (1) Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik atau Peraturan Menteri Kominfo Nomor 11 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik. 

Hanya saja Anda perlu memastikan adanya sertifikasi resmi Kominfo dalam tanda tangan digital tersebut. Sertifikat tanda tangan digital resmi ini hanya bisa didapatkan jika Anda menggunakan aplikasi digital signature yang sudah diakui oleh Kominfo, seperti Privy.