Backlog: Pengertian, Kegunaan, dan Penerapannya

Warta Ekonomi, Jakarta -

Backlog adalah daftar tugas yang diperlukan untuk mendukung rencana strategis yang lebih besar. Item umum pada simpanan produk mencakup cerita pengguna, perubahan pada fungsionalitas yang ada, dan perbaikan bug.

Salah satu komponen kunci yang memberikan arti backlog adalah item yang diprioritaskan. Oleh karena itu, item dengan peringkat tertinggi dalam daftar mewakili item tim yang paling penting atau mendesak untuk diselesaikan.

Backlog juga dapat memberikan pratinjau tentang apa yang akan datang. Ini memungkinkan tim teknis untuk mulai berpikir tentang bagaimana mereka dapat mengimplementasikan item tersebut. Selain itu, mereka dapat mengurangi konflik, ketergantungan, atau pekerjaan lanjutan apa pun yang diperlukan.

Baca Juga: Product Backlog: Pengertian, Kegunaan, dan Manfaatnya

Oleh karena itu, manajer produk (PM) harus fokus pada tujuan tingkat tinggi untuk memecahkan masalah bagi pasar sasaran mereka. Mereka menghabiskan banyak waktu mereka untuk inisiatif strategis seperti melakukan riset pasar, mempelajari data penggunaan produk yang ada, dan berbicara dengan tim penjualan dan pelanggan mereka. PM kemudian menerjemahkan apa yang mereka pelajari ke dalam peta jalan produk, yang merupakan rencana strategis tingkat tinggi.

Tetapi agar PM berhasil membawa produk ke pasar, rencana dan tujuan mereka diterjemahkan ke dalam detail tingkat tugas dan di mana backlog masuk. Ini memberikan daftar item yang perlu diprioritaskan dan ditindaklanjuti untuk tim.

Dengan backlog, manajer produk tahu tim mereka selalu memiliki serangkaian tugas berikutnya yang akan membuat pengembangan produk terus maju.

Adapun tujuan dari sebuah backlog adalah dapat melayani beberapa fungsi penting untuk organisasi, sebagai berikut:

1. Memberikan informasi untuk pekerjaan terencana tim

Ketika tim lintas fungsi bekerja dari simpanan produk, mereka tahu bahwa mereka tidak perlu mencari apa yang harus dikerjakan selanjutnya atau bertanya-tanya urutan mana yang harus mereka prioritaskan untuk pekerjaan mereka. Sebaliknya, ini mewakili rencana yang disepakati untuk hal-hal yang harus ditangani tim selanjutnya.

2. Fasilitasi diskusi tim

Tidak setiap item pada simpanan produk sepenuhnya disempurnakan dan siap untuk bekerja. Backlog memfasilitasi percakapan di antara tim lintas fungsi. Mereka membantu tim mendiskusikan cara memprioritaskan pengerjaan suatu produk. Selain itu, mereka memahami saling ketergantungan atau konflik yang mungkin ditimbulkan oleh item.

3. Mempermudah pemberian tugas

Saat tim produk berkumpul untuk merencanakan pekerjaan untuk periode tertentu yang akan datang, backlog membuat pemberian tugas kepada setiap orang jauh lebih mudah. Karena fungsi sudah ditulis dan diurutkan sesuai dengan tingkat prioritasnya, tim dapat membagikan item dengan prioritas tertinggi kepada anggota grup yang paling tepat.

Backlog produk berisi setiap item potensial yang sedang dipertimbangkan untuk suatu produk. Tumpukan menjalankan keseluruhan dari perubahan kecil hingga penambahan besar. Beberapa item simpanan ini berakhir di map untuk sprint yang akan datang. Sementara yang lain tetap dalam antrean sampai muncul prioritas yang lebih mendesak.

Repositori universal ini berisi setiap kemungkinan untuk apa yang dapat ditambahkan atau diubah oleh produk di masa mendatang. Ide-ide baru ditambahkan sebagai umpan balik dari pasar, dan pelanggan terus masuk melalui berbagai saluran.

Tim produk yang menggunakan kerangka pengembangan tangkas membagi pekerjaan mereka menjadi sprint. Ini adalah blok waktu pengembangan yang singkat, biasanya beberapa minggu atau sebulan, di mana tim bekerja pada serangkaian tugas yang terbatas.

Ketika tim produk yang gesit berkumpul untuk merencanakan pekerjaan sprint berikutnya, keluaran dari rapat perencanaan sprint ini adalah sprint backlog. Kemudian grup akan menarik item dari sprint backlog ini dari product backlog yang lebih luas dan komprehensif.

Kegunaan backlog terletak pada keakuratan dan volume kontennya dan bagaimana hal itu memungkinkan tim produk memprioritaskan pekerjaan di masa mendatang. Ini adalah gudang utama dari setiap permintaan, ide, dan kemungkinan yang valid untuk produk, ekstensi produk, atau bahkan penawaran yang sama sekali baru.

Karena mereka sering digunakan untuk menangkap setiap ide untuk tugas yang berhubungan dengan produk, backlog dapat dengan cepat menjadi berat. Mereka diperlakukan seperti tempat pembuangan untuk apa pun yang tidak memerlukan perhatian segera.

Jika backlog tumbuh terlalu besar atau tidak memiliki organisasi yang konsisten dan koheren, itu dapat dengan cepat beralih dari sumber daya yang berharga menjadi kekacauan yang tidak dapat diselamatkan.

Membuat backlog dapat dilakukan dengan berbagai cara, dengan metode yang paling umum adalah membuat cerita pengguna yang merupakan deskripsi singkat tentang tugas yang dibutuhkan atau ingin diselesaikan pengguna. Setelah cerita pengguna dibuat, Anda kemudian memprioritaskannya berdasarkan tingkat kepentingannya.

Idealnya, manajemen backlog adalah proses kolaboratif yang harus melibatkan semua orang dalam proyek. Anda dapat bekerja dengan tim simpanan yang menyertakan anggota lain dari manajemen Anda, atau orang-orang yang akan menyelesaikan setiap tugas. Dengan cara ini, semua orang mengetahui apa yang harus diselesaikan dan tidak ada penundaan dalam pelaksanaan proyek di seluruh perusahaan.

Perawatan backlog adalah bagian dari manajemen backlog dan melibatkan peninjauan item backlog untuk memastikannya diprioritaskan dengan benar, diperkirakan secara akurat, diterapkan secara efisien dalam alur kerja proyek, dan diselesaikan dengan sukses.

Manajemen backlog biasanya ditugaskan ke manajer proyek. Namun, backlog grooming juga dapat didelegasikan kepada anggota tim sehingga mereka lebih terlibat dalam proyek mereka dan memahami apa yang perlu dilakukan setiap saat.

Dalam rapat backlog grooming, Anda akan melewati setiap tugas di backlog dan memecahnya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, sehingga setiap anggota tim tahu apa yang harus mereka lakukan setiap saat. 

Ketika sebuah perusahaan publik memiliki jaminan backlog, dapat ada implikasi bagi pemegang saham karena jaminan tersebut dapat berdampak pada pendapatan masa depan perusahaan, karena memiliki backlog dapat menunjukkan bahwa perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan.

Kehadiran backlog dapat memiliki implikasi positif atau negatif. Misalnya, tumpukan pesanan produk yang meningkat mungkin mengindikasikan peningkatan penjualan. Di sisi lain, perusahaan umumnya ingin menghindari backlog karena dapat menunjukkan peningkatan inefisiensi dalam proses produksi.

Demikian juga, penurunan jaminan simpanan mungkin merupakan tanda peringatan dari permintaan yang tertinggal tetapi juga dapat menandakan peningkatan efisiensi produksi. Secara alami, backlog yang tidak terduga dapat mengganggu perkiraan dan jadwal produksi.

Backlog juga dapat berlaku untuk perusahaan yang mengembangkan produk/layanan berbasis langganan, seperti penyedia SaaS (perangkat lunak sebagai layanan). Penumpukan, dalam hal ini, bukan karena perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan tetapi karena waktu untuk kinerja atau penyediaan layanan belum tercapai.