WE Academy: Bagaimana Menjadi Protokoler dan Humas yang Baik?

Keberadaan protokoler dan public relation (humas) di setiap instansi sangatlah vital, yakni menyangkut pada berbagai kebutuhan aktivitas operasional dan seremonial internal maupun eksternal. Tak terkecuali instansi swasta maupun pemerintahan.

Aktivitas-aktivitas instansi ini biasanya mengacu pada standar operasional prosedur yang sudah diberlakukan di masing-masing instansi. Oleh karena itu, eksistensi dari fungsi protokoler dan humas perlu ditingkatkan dengan ditunjang oleh petugas keprotokoleran dan kehumasan yang memiliki standar kompetensi untuk membangun citra positif perusahaan secara internal dan eksternal.

Warta Ekonomi Academy atau WE Academy kembali hadir dengan workshop bertemakan Manajemen Keprotokoleran dan Aktivitas Seremonial Lembaga. Acara tersebut berlangsung selama dua hari (14 - 15/11/2019) di Hotel Aston Rasuna Jakarta.

Baca Juga: Memahami Teknik Penyusunan Kebijakan dan SOP Bersama WE Academy

Para peserta workshop terdiri dari berbagai perusahaan dan juga dari  beberapa posisi, di antaranya staf dan manajer humas, protokol, corporate communication, external & public relation, dan corporate secretary.

Workshop ini menghadirkan seorang praktisi berpengalaman di bidang HR, CSR, branding, GCG, dan organisasi, Irfan Riza, yang memberikan materi langsung kepada para peserta.

Kegiatan ini memberikan strategi efektif guna meningkatkan daya kemampuan keprotokoleran dan pengelolaan aktivitas seremonial bagian humas dan protokoler dalam menjalankan tugasnya sehingga semua kegiatan dan rencana yang telah dibuat oleh organisasi tersebut dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memenuhi SOP serta berjalan sukses dan efektif.

Diketahui, fungsi protokoler dan humas atau juga sering disebut corporate communication, merupakan bagian dari institusi lembaga yang mempunyai fungsi pokok untuk membangun citra lembaga agar menjadi baik, produktif, dan humanis di mata masyarakat luas.

Fungsi humas dan protokoler secara mendasar adalah membangun komunikasi yang baik dalam suatu organisasi sehingga semua kegiatan dan aktivitas organisasi tersebut berjalan dengan baik, sesuai dengan SOP, dan seiring dengan rencana yang telah dibuat.

Humas dan protokoler akan berhubungan langsung dengan keberhasilan dan keefektifan hubungan antara organisasi atau perusahaan dengan berbagai pihak yang dilayani atau mitra organisasi atau perusahaan.

"Hal yang berkaitan dengan tata laksana dalam pelaksanaan kegiatan upacara atau kegiatan protokoler, itu semua memiliki aturan yang juga terkait undang-undang. Baik di perusahaan, acara kedinasan, ataupun pemerintahan," jelas Irfan.

Lanjutnya, seorang protokoler harus memiliki kemampuan serta mental yang baik. Mengingat, posisi tersebut kerap menghadapi situasi yang sering kali di luar kontrol. Apalagi saat acara melibatkan pejabat tinggi pemerintahan yang seringkali menyangkut ketidakpastian jadwal atau faktor-faktor lainnya.

Baca Juga: Memahami Manajemen Risiko TI pada Perbankan-Multifinance Lewat WE Academy

"Protokoler harus memerlukan wawasan yang luas, memiliki respons yang cepat, dan juga siap menghadapi kondisi tertekan. Jadi, kalau ada tekanan di lapangan ketika menghadapi berbagai dinamika, dirinya mampu menyelesaikan permasalahan dan menjadikan acara tersebut khidmat dan khusyuk," paparnya.

Para peserta yang mengikuti workshop WE Academy kali ini diharapkan mampu memiliki kemampuan menjadi protokoler yang profesional, mengelola dan mengatur tata tempat, tata penghormatan, tata upacara, dan mengelola tamu VIP, sekaligus memiliki kepribadian menarik dan menyakinkan dalam berbagai acara. Baik acara resmi maupun tidak resmi.

Tak hanya itu, peserta diharapkan mampu merencanakan, menyusun, mengonsep acara, dan memahami Undang-Undang Keprotokolan saat ini.

"Kita di sini memberikan pembelajaran yang sifatnya praktis, kan kalau teori bisa dibaca sendiri. Protokoler harus menjadi problem solver yang cepat, kalau ada masalah langsung menemukan solusi. Sehingga mereka dapat mengambil langkah-langkah taktis yang cepat dan tepat. Karena protokoler berhubungan dengan pihak-pihak VIP atau VVIP, dan benar-benar harus tepat dan memuaskan," pungkas Irfan.