Penjelasan Lengkap Mengenai Absensi Mobile Beserta dengan Keunggulan dan Fiturnya

Warta Ekonomi, Jakarta -

Penjelasan Lengkap Mengenai Absensi Mobile Beserta dengan Keunggulan dan Fiturnya

Absensi mobile merupakan bukti bahwa kemajuan teknologi berkembang sangat pesat hingga dapat menghadirkan produk yang mendukung administrasi perkantoran. Kehadiran karyawan sangat penting bagi perusahaan guna menilai kinerja karyawan sehingga ini menjadi bahan pertimbangan pemberian upah atau bonus kepada karyawan.

Teknologi absensi mobile ini terkenal di kalangan masyarakat luas saat terjadinya fenomena work from home (WFH) akibat adanya wabah Covid-19 yang menyebar ke seluruh dunia. Dengan work from home ini memaksa perusahaan untuk beralih dari menggunakan absensi manual ke absensi mobile.

Baca Juga: Pemanfaatan Mobile Apps untuk Pembangunan Komunitas Guna Mendorong Penurunan Emisi Karbon

Pengertian Absensi Mobile

Absensi mobile mengacu pada software untuk mencatat kehadiran karyawan dengan sistem cloud yang terintegrasi dengan database secara real-time. Dengan sistem cloud ini akan secara otomatis menyimpan data absensi karyawan tanpa perlu adanya rekapitulasi data. Absensi mobile dengan sistem cloud ini juga dapat melakukan pelacakan lokasi karyawan dan dapat mengenali wajah karyawan sehingga karyawan tidak dapat melakukan kecurangan dalam perihal absensi mobile.

Data dari absensi mobile dapat dilihat kapanpun dan di mana pun asalkan karyawan maupun HRD terkoneksi dengan jaringan internet. Sangat jelas terlihat bahwa absensi online ini sangat membantu pekerjaan HRD karena dengan aplikasi ini divisi HRD dapat mengakses data absen karyawannya dengan perangkat apapun. Aplikasi ini juga menguntungkan bagi karyawan karena sistem ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti secara online.

Keunggulan Absensi Mobile untuk Perusahaan

Dengan kemajuan teknologi dan perubahan zaman, tentu menawarkan banyak teknologi baru yang akan memudahkan pekerjaan manusia, seperti software absensi mobile ini. Apabila Anda sudah membaca perbedaan dari absensi mobile dengan manual, tentu absensi manual terlihat sangat merepotkan untuk perusahaan.

Baca Juga: Seberapa Pentingnya Penggunaan Aplikasi Absensi Karyawan Berbasis Web dan Mobile?

Dengan biaya yang lebih mahal dan perawatan yang lebih rumit, serta pendataan ulang yang memakan waktu banyak. Menjadikan perusahaan saat ini lebih memilih untuk menggunakan absensi mobile yang memiliki banyak keunggulan seperti:

1. Mengurangi Potensi Kecurangan

Kecurangan absensi yang sering didengar adalah istilah "tipsen" atau titip absen. Ini merujuk pada seorang yang tidak hadir namun meminta rekannya untuk menginput data atas nama dirinya agar terlihat hadir di tempat. Karyawan yang curang biasanya menggunakan mesin scanner maupun foto.

Kemudian hasil gambar tersebut dibalik serta ditingkat kontrasnya agar dapat dibaca oleh sistem. Selanjutnya, pelaku akan mencetaknya menyerupai ukuran jari sebenarnya.

Selain itu, banyak karyawan yang melakukan kecurangan lainnya dengan memasukan sidik jari rekannya sebagai sidik jari cadangan. Apabila karyawan tersebut tidak masuk, rekannya akan dengan mudah melakukan absensi atas nama rekannya yang tidak masuk tersebut.

Dengan adanya aplikasi absensi mobile ini, seorang karyawan hanya dapat mengakses akunnya sendiri sehingga ini menjadikan peluang kecurangan lebih kecil dan sulit. Berbeda dengan mesin fingerprint yang mana potensi terjadinya kecurangan lebih besar. 

Baca Juga: Ancaman Perangkat Mobile Turun Secara Signifikan, Kaspersky Tetap Imbau Pengguna Waspada

2. Perhitungan Jam Kerja Akurat

Absensi mobile ini menggunakan software yang mencatat data kehadiran karyawan sesuai dengan waktu yang sebenarnya, serta berlaku pada semua perangkat yang digunakan oleh semua karyawan. Maka dari itu, perusahaan menjadi mudah dalam memantau jumlah jam kerja yang dilakukan oleh karyawan sehingga tidak ada lagi aksi protes dari karyawan terkait bayaran yang tidak sesuai dengan jam kerjanya.

3. Rekapitulasi Data Cepat

Dengan adanya sistem absensi mobile ini, pencatatan dan rekapitulasi datanya menjadi lebih cepat karena data tersimpan secara otomatis dalam cloud. Melalui sistem ini, data terkait kehadiran, keterlambatan, alasan tidak hadir, dan lainnya tercatat secara otomatis tanpa harus memindahkan data dengan cara manual. Hal ini menjadikan rekapitulasi data menjadi cepat sehingga ini akan meringankan pekerjaan yang dilakukan oleh HR.

Dengan adanya sistem ini waktu yang dimiliki oleh HR tidak habis hanya karena rekapitulasi data absensi karyawan sehingga HR dapat melakukan pekerjaan yang lainnya.

Baca Juga: Sambut Idul Adha, CIMB Niaga Syariah Mudahkan Beli Hewan Kurban Lewat OCTO Mobile

4. Penentuan Gaji Karyawan Mudah

Dengan teknologi mencatat secara otomatis dengan waktu yang akurat, data-data seperti kehadiran karyawan, alasan ketidakhadiran karyawan, keterlambatan karyawan, semuanya tercatat dengan real-time. Ini menjadikan perusahaan lebih mudah dalam menentukan gaji karyawan yang akan dibayarkan, sesuai dengan kinerja karyawan selama satu bulan tersebut.

5. Meminimalisir Anggaran Perusahaan

Apabila perusahaan Anda menggunakan fingerprint, tentu perusahaan harus menyediakan anggaran khusus dalam pengadaan perangkat absen manualnya serta wajib menyediakan cadangan mesin jika mengalami suatu kerusakan yang akan mengganggu berjalannya absensi karyawan. Selain itu, perusahaan juga harus menyediakan anggaran untuk membayar teknisi khusus guna merawat dan perbaikan perangkat jika adanya kerusakan.

Apabila perusahaan menggunakan aplikasi absensi mobile, perusahaan hanya perlu komputer dan koneksi internet yang sudah dimiliki oleh perusahaan itu sendiri. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi langsung dari perangkat yang mereka masing-masing. Maka dari itu, perusahaan tidak perlu memakan biaya banyak dalam hal penyediaan perangkat.

Selain penghematan biaya dari segi perangkat, penghematan juga bisa didapatkan karena perusahaan tidak perlu menggunakan kertas untuk absen. Sistem absensi mobile juga tidak perlu buku, pulpen, mesin cetak, tinta, dan lainnya sehingga ini sangat menghemat pengeluaran yang diperlukan untuk mengoperasikan perusahaan.

Baca Juga: Wajib Tahu Ini Guys! Berikut Beberapa Keuntungan Pakai QR Pay PermataMobile X

Keunggulan Absensi Mobile untuk Karyawan

Dengan adanya aplikasi absensi mobile ini, tidak hanya perusahaan saja yang diuntungkan olehnya namun karyawan juga sama-sama diberikan keuntungan dengan adanya aplikasi ini. Berikut keuntungannya:

1. Pengajuan Cuti Online 

Fitur ini membuat karyawan lebih mudah saat mengajukan cuti karena melalui aplikasi absensi mobile. Pengajuan cuti lebih mudah karena sistem aplikasi dapat memberikan analisis secara lengkap terkait kinerja karyawan untuk menjadi pertimbangan cuti.

2. Absensi di Mana Saja

Dengan absensi aplikasi mobile ini, karyawan dapat melakukan absensi dimana saja dan kapan saja tanpa perlu datang ke kantor untuk melakukan absensi. Apabila ada karyawan yang mendapat tugas dinas dari kantor, karyawan dapat melakukan absensi walaupun berada di luar kota maupun luar negeri.

Baca Juga: Wajib Tahu Ini Guys! Berikut Beberapa Keuntungan Pakai QR Pay PermataMobile X

3. Efisiensi Waktu

Dengan adanya aplikasi absensi di gawai karyawan, tentu tidak banyak waktu yang terbuang, misalnya menyesuaikan sidik jari Anda agar tepat terbaca oleh mesin fingerprint. Selain itu, karyawan juga tidak perlu mengantri di depan mesin fingerprint untuk melakukan absensi di kantor.

Fitur-Fitur dalam Aplikasi Absensi Mobile

Fungsi yang paling terlihat dari aplikasi absensi mobile ini adalah pemantauan perusahaan terhadap karyawan karena aplikasi ini mencatat seluruh jadwal kerja karyawan. Berikut fitur-fitur yang terdapat dalam aplikasi absensi mobile: 

1. Clock In dan Clock Out 

Fitur ini memiliki fungsi untuk mencatat seluruh waktu awal kerja dan selesai kerja di kantor yang telah dilakukan oleh karyawan. Pencatatan waktu ini dilakukan secara real-time sehingga data yang dihasilkan sangat akurat.

2. Overtime Request 

Fitur ini memiliki fungsi untuk mengajukan jadwal lembur kepada HRD ketika karyawan harus lembur. Overtime request ini sangat memudahkan karyawan perihal pengajuan cuti sehingga karyawan tidak perlu datang ke ruangan HRD.

Baca Juga: PLN Siapkan Dua Gardu Induk Mobile untuk Pembangunan Ibu Kota Baru

3. Leave Request 

Fitur ini yang akan digunakan karyawan saat hendak mengajukan cuti kepada perusahaan, baik itu cuti alasan yang penting, cuti sakit, dan cuti dengan alasan yang lainnya. Leave request mempermudah pekerjaan HRD karena tidak perlu repot berdiskusi dengan karyawan secara empat mata.

4. Claim Request 

Fitur dalam absensi mobile ini bertujuan untuk membantu karyawan mengajukan reimbursement atau penggantian dana ketika karyawan mengeluarkan dana untuk keperluan perusahaan. Ini sangat mempermudah karyawan karena tidak perlu menunggu terlalu lama terkait penggantian dana dari perusahaan.

5. My Profile 

Fitur my profile berfungsi untuk melihat serta mengubah data atau informasi karyawan pada aplikasi secara mandiri oleh karyawan itu sendiri. Pengubahan informasi ini hanya dapat dilakukan oleh karyawan saja, HRD tidak memiliki kemampuan hingga sampai situ.

Baca Juga: DIV TIK Polri Luncurkan Aplikasi SuperApps Presisi untuk Mudahkan Layanan Warga

6. Pengenal Wajah

Fitur ini berfungsi untuk mengenali wajah karyawan pemilik akun aplikasi. Apabila wajah tidak dikenali oleh sistem, tentunya Anda tidak bisa membuka apalagi melakukan absensi di dalam aplikasi. Dengan adanya fitur ini, data karyawan terkait absensi, slip gaji, dan lainnya bersifat sangat eksklusif. Kecurangan dalam input absensi kehadiran juga akan mustahil terjadi karena adanya proteksi dengan fitur pengenal wajah.

7. Pelacak Titik Lokasi

Aplikasi absensi kehadiran karyawan biasanya memiliki fitur pelacak titik lokasi GPS karyawan. Dengan adanya fitur ini perusahaan dapat memantau dimana letak karyawan saat melakukan input absen kehadiran dirinya. Hal ini sangat membantu perusahaan jika karyawan sedang melaksanakan dinas di luar kota atau negeri sehingga karyawan tetap dalam pengawasan perusahaan.

Demikianlah artikel tentang absensi mobile yang akan membantu Anda dalam memahami perihal absensi dengan sistem mobile. Absensi jenis ini tentu sangat membantu Anda dalam mengoperasikan perusahaan Anda dan menghindar dari adanya kesalahan input data maupun kehilangan data. Absensi sistem mobile juga membantu Anda perusahaan Anda dan karyawan untuk menghemat waktu terkait dengan sistem administrasi perusahaan karena data-data tersebut sudah terintegrasi satu dengan yang lainnya.

Mekari Aplikasi Absen Mobile

Mekari https://mekari.com/ merupakan perangkat lunak yang berfungsi untuk membantu Anda dalam menjalankan operasional perusahaan sehingga lebih produktif dan mudah. Mekari akan membantu Anda dalam mengurus administrasi perusahaan Anda yang sangat rentan untuk terjadi human error. Mekari hadir dengan automasi berbasis cloud yang terlengkap dan terintegrasi dengan data lainnya untuk memperbaiki sistem operasional bisnis perusahaan Anda.

Baca Juga: BNC dan Lakuemas Kolaborasi, Hadirkan Layanan Jual Beli Emas di Aplikasi Bank Digital

Aplikasi absensi mobile milik Mekari, dapat Anda akses kapan saja dan dimana saja karena aplikasi ini kompatibel untuk dioperasikan di smartphone Anda. Dengan adanya aplikasi absensi mobile milik Mekari ini karyawan yang sedang melakukan pekerjaan di luar kantor akan mudah terpantau kinerjanya secara online sehingga karyawan akan bekerja maksimal. 

Fitur persetujuan lembur dan persetujuan cuti sudah terintegrasi dengan sistem payroll sehingga perhitungan upah karyawan perusahaan menjadi lebih mudah. Dengan fakta seperti ini, pekerjaan HRD akan menjadi sangat mudah karena tidak memerlukan proses yang rumit dalam perhitungan upah karyawan perusahaan.

Baca Juga: Seberapa Pentingnya Penggunaan Aplikasi Absensi Karyawan Berbasis Web dan Mobile?

Apabila sebelumnya, perusahaan Anda menggunakan mesin fingerprint atau almano sebagai alat untuk absensi kehadiran karyawan, maka Anda dapat mengintegrasikannya dengan aplikasi absen milik Mekari, yaitu Talenta. Aplikasi ini tidak hanya memberikan keuntungan pada perusahaan namun karyawan juga dipermudah dengan adanya aplikasi ini.

Dengan aplikasi ini pembagian slip gaji kepada karyawan tidak perlu melalui surat elektronik namun karyawan dapat melihat slip gaji miliknya melalui aplikasi Talenta dari Mekari sehingga ini sangat membantu karyawan perusahaan.